オンライン研修会の運営で自分で笑っちまうほど私が見事にコケちゃった話。略して「オンコケ」の話。

毎年行っている研修会。
数年来、スタッフとして参加させていただいています。
その研修会も世の流れに乗り、オンライン開催へ。この研修会は毎回、スタッフや講師、登壇者によるミーティングを何度も何度も繰り返し内容をブラッシュアップして当日を迎えるのです。
今年はオンラインでのミーティングを重ねてきました。私はその全てに参加できていたわけではありませんでした。他の仕事との兼ね合いやら家庭の都合やら何やらで途中から参加したりでした。今思うとあのあたりで「きっと大丈夫」という油断があったのかもしれません。

前日のミーティングの後にセッティングを再確認しようとオンライン用のアプリの設定やらなにやらを見直し細かな設定を変更していました。明日に向けてよりよい状態で講師の方々に場を提供したいと思い、いくつか試してもいました。この時点でアカウントが切り替わったいたことには気づきません。しかもアカウントが切り替わると言っても、登録のmailアドレスが違うぐらいで、基本設定はほぼ同じはずです。ここが決定的なミスへの序章でした。

さて、当日。

全体会は順調に流れていきます。実践発表の皆さんはリハーサルより熱がこもっていました。

そして、（私にとっては問題の…）ワークショップへ突入。

自分のzoom部屋を起動すると何か違和感。
一瞬ではわかりません。
いや、わかった。
いつもあるボタンがないっ…。
既にワークショップの参加者が集ってきています…。

⚠エマージェンシー⚠エマージェンシー⚠

…が、よもやアカウントが切り替わっているとは頭の片隅にもない自分は設定の変更を☑します。
…が、原因がわかりません。
設定では昨晩チェックした設定になっています。
うーん…。謎は深まるばかり…。
などと言っている時間的猶予はありませんでした。

すぐに信頼できるスタッフのみんながかけよってくれて具体的な解決策を検討します。本当に頼りになるスタッフばかりでこの時は頼もしかったです。
「スタッフぅぅーーーー」と遊ぶ余裕はありません。

すぐに別の部屋をたてるか、Googleさんへ移籍するか。スタッフがGoogleさん部屋を２つ作ってくれて、ひとまずブレイクアウト。
のはずが移籍先の１つもうまく動いてくれない事態が発生。
こちらのzoom部屋で細々運営続行。
３部屋の予定が２部屋に。潰れた１部屋の参加者を分散。
classroomを使ってアナウンスするもうまく伝わっているのかを確認する術がありません…。

そうこうしているうちに、私のzoom部屋が急ダウン。

もはやスタッフ連絡ルームは火の車でした。本当に申し訳ない、しかありませんでした。

再起動すると「ん？？？」
最初になかったボタンが復活している…。
昨晩設定した内容も全て反映されています…。
理由は最後まで特定できず。
詳しいスタッフさんに聞くと落ちて再起動時に切り替わることはあるかもしれないとのことでした。
フォローしていただいたスタッフの皆さんと、時間を潰してしまった参加者の皆さん、そして何より膨大な準備をして臨んでくれた講師の方には心より謝罪の意を伝えました。

終わってからもスタッフの皆さんには謝りましたが、
温かく迎え入れていただきました（スタッフの皆さんには本当に感謝しています）

教訓

複数アカウントは必ず使用するアカウントを確認すべし

前日に設定をごちゃごちゃ変更しないでおくべし

緊急時の連絡方法を確立しておくべし

複数のオンラインシステムを共有しておくべし

スタッフは常に複数配置しておくべし

ネットワークがダウン時はすぐに他へ切り替えるべし

ダウン時の切り替え先の具体的段取りを整えておくべし

ダウン時の復旧方法、復旧先、移転先を参加者と共有しておくべし

これらは実際に子どもたちとのオンライン時の朝の会や学習時でも再確認する内容だったなと痛感しました。
そして、このあたりは頭では理解していても、実際にトラブった時のシューティングを経験しておくことは必要だったなと思います。ここは単純に経験値も必要ですし、それこそ今回のように経験豊富なスタッフ陣から教えていただくことも必要だったなと反省しています。
次もまた運営等の仕事が任されるかは未定ですが、いまは次につながる経験だったと思いますし、参加者や講師の皆さんに次は豊かな学びをしていただけるようにnoteしておこうと思いました。