仕事ができる人の話し方「結局、仕事は話し方で決まります」

こんにちは、GOMIE(ゴミー)です。

今回は、”仕事ができる人の話し方”について話します。
話し方でその人の能力、仕事の成果が決まると言っても過言ではありません。5分で読めるように解説していきます。

◆はじめに

この人何言ってるか分からないなあ…

日々仕事をしていると、こんな風に思う時ありますよね。
こうなると話の内容が入ってこない上に、仕事できない人なのかなと思ってしまいます。

一方で、話し方を鍛えるのが難しいのも事実です。
その理由は、シンプルに「教えてもらう機会がない」からです。

普通は周りの人も仕事を進めることで頭が一杯になっているため、多少話が分かりにくくても、わざわざその場面でフィードバックすることはありません。

そのため、日頃指摘されることの少ない話し方について、特に大事な３つに絞って解説していきます。
自分の話し方を見直すきっかけになれば嬉しいです。

◆ポイント1_質問にシンプルに答えること

1つ目は「質問にシンプルに答えること」です。
簡単そうに思えますが、実は多くの人ができていません。

例えば、上司に「昨日お願いした資料作成終わった？」と聞かれた時に、

「あーすいません。構成は考えたんですけど、データ入力で手間取ってまして、データを送ってくれるはずのA部門の担当者が今日休みみたいなんですよ。別の担当者から送ってもらえれば、作業に取り掛かれるかもなんですけど…」

何がやばいか分かりましたか？
上司の「終わった？」という質問に答えていないんです。

データ入力やA部門の担当者なんて上司からしたらどうでも良くて、終わったのか・終わってないのかを聞きたいので、YESかNOだけでいいんです。

ちなみに、多くの人がこれをやってしまう一番の原因は「ビビっているから」です。自信がなかったり、ネガティブな話をごまかそうとすると、つい遠回しになってしまいます。

もちろん逆効果です。
どうせ隠していることはすぐにバレますし、できてなければはっきり伝えた方が良いです。

◆ポイント2_事実ベースで語ること

2つ目は「事実ベースで語ること」です。

例えば、営業マンのあなたが「先週営業したA社受注できそう？」と聞かれたとします。何と答えますか？

よくあるのは「はい、８割型大丈夫だと思います」のような返しです。
結論ファーストで答えていて一見問題なさそうですが、これだけでは甘いです。そもそも、上司がなぜこの質問をしたかを考えてみましょう。

一言で言うと「安心したい」のです。
上司も人間なので、部下に任せた仕事が今どういう状況なのかが気になります。ではこんな不安を抱えている人がいた時に、一体どう解消すれば良いのか。

答えは「事実ベースで語る」ことです。
「A社は受注できそう？」と聞かれた場面で言うと、

「はい、８割型受注受注可能と考えています。事実ベースで言うと、A社担当者から他社製品はどれも要件が合わず見送ると回答をもらっています。また、A社予算は見積もり額の2倍と余裕があり、後は明日にA社内での最終判断の場が残るのみです。以上から受注は８割型カタいと考えております。」

どうですか？納得感に溢れていますよね。
事実だけは絶対に誰も動かせないので、誰にも文句を言われません。

この時、ついやってしまうのが「事実ではなく解釈だけで話してしまう」ことです。

解釈を結論として冒頭に述べることは構いません。そうしないと何が言いたいか分からない時があるからです。
でも解釈はどこまでいっても個人の感想にすぎず、それだけの情報だと聞いている側は不安になります。

物事に100%がありえない中で、人に安心してもらい動いてもらうには揺るがない事実が必要です。
明日から皆さんの口癖が「事実ベースで言うと」になれば嬉しいです。

◆ポイント3_相手の理解を確認する

最後は「相手の理解を確認する」ことです。
特に不安症な人は、つい一生懸命に話しすぎる故にこれができていません。

相手の理解を確認すべき理由は、人には２つの性質があるからです。

①そもそも人は長い話を理解できない
②話の途中に分からないことがあると、その後の話は急激に頭に入らなくなる

そのため、相手に何かを伝える時は細かすぎるほど「ここまで大丈夫ですか？」と確認して下さい。そうすることで、相手の疑問を払拭しながら話を進めていくことができます。

そして、実は良い事はこれだけではありません。
「ここまで大丈夫？」と細かく聞くことで、説明の構成が劇的に分かりやすくなります。

途中で区切らず話すのは、紙芝居を一枚の絵で話し続けているのと同じです。10枚の紙芝居を使えば、今どの場面を話しているかが明快になり、聞いている側が迷子になりません。
これからは話を少しずつ区切って、相手の理解を確認するようにしましょう。

◆「卓越論」について

最後に「卓越論」という言葉をご紹介します。
卓越論は「ハイパワー・マーケティング」というマーケティング界では有名な本に出てくる言葉です。

「ビジネスにおける絶対の成功法則は卓越論である。そして、卓越論とはいかなる場面でも自分の都合より相手の都合を優先することである。」

例えば、営業マンであれば、商品を売るよりもその人の良いアドバイザーになれるかを優先する、
そうすることでクライアントの信頼を勝ち取り、その場では売れなくてもいつか商品に興味を持ってもらえる。
というように、とにかくギブの精神を徹底することです。

この「卓越論」は７つの習慣に出てくる「理解に徹し、そして理解される」という考え方にも似ています。
結局、仕事で最も大切な事は同じだということを先人たちが教えてくれています。

今回話し方についてお伝えしましたが、小手先のテクニックだけではなく、
話をする上で本当に大事なのは、相手の都合を常に優先する精神だという事を忘れないようにして下さい。

今回は以上になります。
最後までお読み頂きありがとうございました。
今後も仕事や人生に役立つ情報をどんどんアップしていきますので、覗きにきてください。

ではまた！