美しく読みやすい文章に！示唆や報告文を書く時に注意したいポイント

レポートの示唆書きや報告文って、なんとなく苦手意識がありませんか？
チャットやカジュアルなメールとは形式が異なるので、
文末表現や言い回しに悩んだり、つい文章が長くなったり…
「難しい」と感じる方が多いのではないかと思います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

今回は、レポートなど社外の方に展開する文章を書く際に
気をつけたいポイントを紹介します。
最低限これは抑えたい！という基本になりますが、
意外と忘れがちなポイントなので、この機会に振り返ってみてください！

①ら抜き言葉に注意！

・見れる（見られる）
・来れる（来られる）
・受けれる（受けられる）
・考えれる（考えられる）
など、助動詞の一部が抜けてしまっている言葉が「ら抜き言葉」です。
話し言葉では気にならないですが、
書き言葉（特にフォーマルな文章）では正しく記載するのが望ましいです。

特にレポートでは、
「考えられる」「見られる」などを使用する機会が多いかと思います。
頭の中に思い浮かんだ文章を直感的に書き出すと、
気が付かないうちに紛れていることが多いので気をつけましょう！

②主語と述語がねじれないよう注意！

「今期の目標は、媒体特性を正しく理解したSNS投稿企画を立案し、
ミスを起こさず安定した品質を保ち業務にあたりたいです。」

上記の文章、
言いたいことは分かるけどなんだか気持ち悪い…と感じませんか？
これが、主語と述語がねじれてしまっている文章です。
今回の場合は、主語の目標に対して、
述語が〜したいという願望になっています。

また、下記の文章はどうでしょう？
「インプレッション数が増加した要因には、
投稿3日前に実施したCPでフォロワーが300名増加した。」

こちらの文章も、主語に対して述語の文末表現が対応していません。
要因を説明する文章はレポートの示唆で使用する機会が多いので、
特に注意したいところです。

業務で文章を添削する中で、
一文が長くなったり、主語が文頭になかったりする場合に
ねじれ文が発生しやすい傾向にあると感じます。
文章を書いた後に、下記の方法でチェックするのがおすすめです！

③文章を書き始める前に下準備を！

前述した2点に加えて、文章を書くことに苦手意識のある方は
書き始める前に下準備をすることをおすすめします。
下記は一例ですが、一手間で後の修正を減らすことにつながるので
ぜひ実践してみてください！

④生成AIを活用！

Chat GPTやGeminiなど、生成AIを使うことで
文章作成の時間を大幅に短縮できます！
箇条書き→文章にする・文章の要約など
高度プロンプトを使わなくても、できることはたくさんあります。
手軽に使える生成AIもさまざまな企業から開発されているので、
ぜひ活用することをおすすめします！

※AIによって、誤った内容・文法で文章生成されてしまう場合があります。
  生成された文章は、必ず自分の目で内容を確認しましょう！

いかがでしたか？
文章を書く時には、その人の癖が無意識に現れることが多いです。
レポートや報告書では、癖のない読みやすい文章が
事実や自分の考えを正しく伝える上でとても重要だと思っています。
ぜひ、本記事の内容を参考にしていただけると嬉しいです！

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最後まで、お読みいただきありがとうございました！