プロジェクトリードのコツ

皆さんこんにちは。グッドコミュニケーションズカンパニーの山口です。
今回はプロジェクトをリードする際に気をつけるべきことについてお伝えさせていただきます。

プロジェクトリードとは？

あるプロジェクトが発足するに当たり、プロジェクトリーダー（PL）やプロジェクトマネジャー（PM）に任命され、プロジェクトを管理・進行する立場になることがあります。
２つのポジションの違いはプロジェクトの規模や会社、部署によって違いはあるかと思いますが、「プロジェクトを成功に導く」というところはかわらない大きな任務になるでしょう。

「成功」といっても、KPIやKGIを達成することを指すこともあれば、無事プロジェクトを完遂させることも含みます。今回はプロジェクトを完遂させるために、スムーズな進行を行うコツをお伝えします。

プロジェクト資料は一元化して管理

大きなプロジェクトになればなるほど、多くのスタッフが関わります。また、プロジェクトの途中から各担当者のサポートなどでジョインする方もいるでしょう。そういった際に情報を一纏めにおいて置かないと、プロジェクトの情報をインプットしづらい事になってしまいます。資料を確認するために誰かにチャットで聞いたり、探したりして時間の効率が悪くなります。

いつでも、誰でも、簡単に見つけられる場所にすべての資料をまとめておくことが自身、もしくは関係者全員の手間を省くことになります。初歩的なことですが、意外とできていないことでもあります。

プロジェクトのキックオフMTGなどの際に情報のまとめ場所をしっかり共有し、新たに資料を作成した際は同一の場所に保管することを徹底するように周知しましょう。

プロジェクト用のチャットグループは必要最低限に

多くの部署や課にまたがったプロジェクトほど多くのグループが乱立しやすくなります。例えばマーケティングチームとエンジニアチームのチャット、クリエイティブチームとリーガルチームのチャットなど各部署ごとに乱立してしまうケースも多いかと思います。

この場合、色んなチャットグループに入ってしまっている人ほど非効率になる可能性が高くなります。使用すべきチャットグループを間違ってしまったり、別の担当者に依頼してしまったり、グループに存在しない人にチャットを送ってしまったりしてしまいます。これらは時間の無駄でしかなく、情報も正確に届けられず、受け取り側も情報の精査に時間がかかってしまうためプロジェクト全体の進行速度も遅れてしまいます。最悪は送られた情報を見逃してしまうケースすらもあります。

こうなってはスムーズな進行はできません。チャットグループは必要最低限にしましょう。また、スケジュールの変更など、プロジェクトの根幹を変えてしまうような情報を関係者全体に漏れなく伝えるためにも、プロジェクトの全関係者が参加しているチャットグループは最低一つは作っておくようにしましょう。

「R&R（Role & Responsibility）」役割と責任は明確に

プロジェクトリードする際に、この作業は誰がやる？どの部署が担当すべき？といった担当が曖昧な業務も突発的に発生します。
こういった際に「これは〇〇さんが、〇〇までに対応してください」と毅然と伝えましょう。誰でも仕事が増えることは良くは思いません。かといって、責任や役割を曖昧なままにしておくと、「〇〇がやっていると思ってました。」といった認識の齟齬が生まれ、最悪納期に間に合わないケースも出てしまいます。もちろん業務の振り分けは正当性を欠いてはいけませんが、曖昧にするのもいけません。

また、自分自身で引き受けることも極力避けましょう。プロジェクトリードをする立場であれば極力自身の作業は減らし、管理や進行に注力すべきだからです。

常にネクストアクションを言語化（テキスト化）する

プロジェクト進行において常にネクストアクションを洗い出し、日々プロジェクトを前進させることを意識しましょう。その際に必ず資料などで言語化してテキストに残しましょう。
自身のタスク漏れがないようにするということもありますが、プロジェクト関係者に明確にネクストアクションを示すことで、役割と責任が明確なり、納期の期限も守られやすくなります。

プロジェクトリードしている自身としてはプロジェクトの現状が常に頭にはいっているかもしれませんが、作業を行う各担当者は作業に没頭しなければいけないこともあるため、意外とイメージしにくいものです。ネクストアクションを明確にし、今やるべき作業は次のフェーズに移るために如何に重要か、またはなぜこの納期なのかを理解しやすくなります。
常にネクストアクションは言語化し、全体に共有しましょう。

さいごに

いかがだったでしょうか。ここに記載した内容はあくまで必要最低限のものです。プロジェクトのKGIやKPIを達成するためにはさらなるアクションが必要です。そのアクションのための礎のようなものとお考えいただければ幸いです。

ぜひ今回ご紹介した情報を自身の業務に役立ててみてください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。