【チームマネジメント】炎上プロジェクトを防ぐ方法!

おはようございます。
今日は台風による大雨が朝から降っています。
風も強くなってきているので、そんな日は家でゆっくり過ごすのが良いですね。
台風も大変ですが、日々の仕事でプロジェクトが炎上していることってありますよね😭
私はどういうわけか炎上プロジェクトをなんとかするミッションを頼まれることが多いですw
まあ、元々、親の教えもあって「苦労は買ってでもしろ」というのがありまして、それが染み付いているのか火中の栗を拾うことが多いです😅

消火活動についてはまた書くとしてですねw
今日はそもそも燃え上がらないようにするための話を書きます。
だって、燃え上がらないのが関係者も疲弊したり、痛い目に遭わずに済みますからね。
炎上させないための方策を書いていきます。

①そもそも初期見積もりの確度を高める

そのためには、バッファを持つというのは当然のことですがそれはただ保険をつけるという話でしかありません。
そもそもリスクに対してどの程度の保険がつけるのかが大切で、そこが甘いのが原因ですから、そのためにはアサインするメンバーの力量、スキルセットなどを日頃からモニターし、管理していることが重要です。
構成員によって当然に進捗速度は変わりますよね。

そして、成果物がどんな状態のどんなものであるのかということの規定をなるべく明確にしてから見積もるということです。
日本企業はどうも作りながら考えて形作っていくという傾向が強いので、ここがそもそも炎上の元になっていることが、非常に多いのです。
当然、変数の度合いが高ければ高いほど見積もりの確度は低くなりますし、計画が崩れていく要因になります。
ゲーム開発の話に限っていうと、海外メーカーの仕事をした際に感じたのはここの差です。
開発前に製品の詳細(内容、物量、機能など)までをドキュメンテーション(GDD、TDD)で明らかにしています。
そしてそのための共通のワークフレームを持っていて、厳格に運用しています。

②メンバーアサインは適材適所に

制作するものが明確な程、どんなメンバーアサインにするのかということの確度も高まります。
結局、プロジェクトを実行するのは人間ですからアサインされるメンバー構成は非常に重要です。
適材適所にアサインできているかということです。
但し、どんな組織も理想のメンバーでチーム編成できるわけではありません。
そんなドリームチームで仕事をしたことは私はありませんw
ですが、鬼滅の刃ではありませんが柱となるキーパーソーンだけは、適材にしておくことが重要です。
ここも崩れていると、最初からのそのプロジェクトは発火しやすいです😅
そしてこの柱については、プロジェクト目標達成に対する責任感と使命感と覚悟があり、共に知恵を絞り協力し合えるマインドセットを持っている人にしておくことです。
能力よりもマインドセットの方が重要です。
柱がバラバラだったり、視点、視座が揃っていないとチームコントロールは非常に難しいものになります。
内部で不協和音がなっていると、チーム外からの圧力に対抗できませんし、柱の元にいる隊員たちの人心も乱れるからです。

③チーム状態のモニタリングが大事

計画と実情の把握ができていないと、リスクの発見も後手後手となってしまい、火の手が大きくなってからの対処となるので、鎮火に苦労します。
理想なのは、ここに燃えそうなものがあるから発火したら大変なことになるなと、防火扉の近くにある段ボールなどを片付けておき、そもそも一大事になりにくくしておくことです。
残念ながら火がつきそうになっても、まだ薄煙が上がっている段階で気づき対処すること、それでも難しければボヤ程度で消火することです。
盛大に燃えるプロジェクトは、もう防火扉付近で消火器では消せないぐらいの火の手になってから気づいて対処するリスク管理意識になっていることです。
そんなバカなと思うかもしれませんが、ボヤくらいではまだ燃え上がっていないから大丈夫と変な慣れをしている組織、チームは冗談ではないぐらいあるのです😅

④予実管理ツールのみに頼らない

予実管理にRedmineやMicrosoft projectなど様々な管理ツールを使用していると思うのですが、ガントやチケットの消化率など数字だけで管理せずに、チームメンバーの様子、言ってること、実際のアウトプットなどを面倒でもコミュニケーションをとって把握する努力をしておくことです。
数字やチャートだけで全てが分かると思わずに、現場を自分の目と耳でも確認するということが重要です。
また、数字の信頼性を担保するためにはしっかりと管理ツールのステータス更新を徹底しておくことです。
本当によくあるのですが、これをいい加減にしているプロジェクトが多いです。
実務作業の方が大事ではあるのですが、予実管理もとても大事です。
プロジェクトの健康度を図るためには現状が反映されていないと、見える化されていないとせっかくのツールも機能を発揮できませんから無意味なものになってしまいます。
しかも、全員がこれを徹底していないとプロジェクト全体が把握できません。

⑤マイルストーンで現物確認

マイルストーンを設定し、プロジェクトオーナーがしっかりと現物確認をして、マイルストーン毎の成果物に達しているのかを確認しましょう。
ここも適当だと、後々になってから仕上がりが違うと言ったことが多発して手戻りが大量に、そして根深いところで発生していてプロジェクト全体が大幅に巻き戻ることになります。

⑥チームメンバーに良いことも悪いことも含めてプロジェクトの状況をこまめに共有する

チームメンバーに定期的、少なくとも週一ではプロジェクトの状況を共有しましょう。
よくあるのが目標、計画に対して今どういう状態になっているのか知らないメンバーが多くいるというプロジェクトがあります。
実は遅れているのにそのことを知らないのでマイペースで仕事をしていたりするということがあります。
また、自分以外のところが困っていることを知らないので業務引き渡しなどが滞ってることに気づけないと言ったことが発生し、協力し合うことや問題の早期発見が遅れる原因にもなりますし、自己の仕事の成果がプロジェクトにどう貢献しているのかという手応えも感じられないので作業的に、受け身に仕事をする習慣がついてしまい、主体性を失い無責任体質、自己中心的に自分の作業が間に合ってるからなんの問題があるのかというよくない思考行動特性を獲得させてしまいます。
プロジェクトチームの成果は参画している全体の意識と、力のベクトルがどれぐらい一致した方向を向いているかということに左右されますから、予実管理と同じぐらい致命的なことに繋がります。

⑦困難な時こそ、知恵を絞り鼓舞しましょう

ただ頑張ろうという話ではなく、どのように頑張ったらこの困難を乗り越えられるのか、どう協力したら脱出できるのかということをリーダー自らからが自分の言葉で語り、先頭に立って消火活動に全力で当たる姿を見せることが重要です。
そして、特に柱の人たちの心に火をつけられるのかが大切です。
リーダーと柱がフワフワしていては、チームは纏まりません。
困難な時こそ、団結し協働することが必要なのです。

これらのことをしていると、かなりの確率で少なくとも大炎上は防げます。
連休明けからのみなさんのお役に手立たら光栄です😀
最後まで読んで頂きましてありがとうございました!