業務は「単純化しておく」に越したことはない
みなさんの会社にはどのような業務があるでしょうか？
大きく分けると、事務・営業・製造・人事など
職種に分かれるかともいますが、
細かく見るとかなりの量があるかと思います。
一方で、「この人しかできない」みたいな
特殊な業務はどのくらいあるでしょうか？
この「特殊な業務」が大量に存在する場合、
現代においては危険信号になることがあります。
今回は、業務は「なるべく単純化しておくべき」というお話をしていきます。
栁澤航希（Yanagisawa Koki）
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①「この人しかできない特殊な業務」が多いと、なぜ危険なのか？
最初にこちらのテーマでお話をしていきたいと思います。
そもそも会社には、「専門性の高い業務」と
「誰でもできる単純作業」の2つが存在します。
ここで言う「専門性の高い業務」の詳しい定義は下記になります。
※専門性の高い業務
・未経験者が長期間の研修を得て習得できるもの
・考えることが多く、マニュアル化が難しいもの
このような業務が多いとなぜ危険なのでしょうか？
主な内容は下記の2点になります。
・業務の担当者が辞めた場合、穴埋めが難しい
・専門業務を行える人材の立場が高くなる
Ⅰ.業務の担当者が辞めた場合、穴埋めが難しい
まずはこちらのデータをご覧ください。
上のオレンジ色の折れ線グラフが「転職希望者数」の推移になります。
こちらのグラフからも分かる通り、
「転職希望者数は増え続けている」傾向にあると言えます。
一昔前の終身雇用はもう崩壊していると言われており、
多くの方が「人生で1回以上の転職を経験する」と言われている中で、
専門業務を担当している従業員もいつ転職をしてもおかしくはないのです。
その方が辞めてしまった場合、
「すぐに穴埋めをするのが困難な状況」に陥る危険性があります。
Ⅱ.専門業務を行える人材の立場が高くなる
※あくまでも企業側から見た場合のデメリットになります。
Ⅰ.の観点から、専門的な業務を行なえる人材は
「会社にとって退職を何としても阻止したい人材」になります。
「専門人材が転職活動を始めている or 既に内定が決まっている」
という状態で、従業員側が給与交渉を行ってきたらどうでしょう？
辞められたら困る以上、「交渉を飲む」他なくなってしまうわけです。
双方合意の給与アップ（定期的な昇給）であれば問題ないですが、
「上げざるを得ない状況」になるのは避けたいところです。
②専門職を少なくし、「単純化」をしていく
専門職が多い危険性は分かっていただけたと思います。
ここからは、「単純化」をしていく方法についてをお伝えします。
「単純化の方法」については、下記の3STEPで行います。
Ⅰ.業務を切り分ける
Ⅱ.マニュアルに落とし込む
Ⅲ.第三者に確認をしてもらう
かなり手間に感じるかもしれませんが、
1度大まかに作っておくと、修正は比較的容易なので
しっかりと作っておきましょう。
Ⅰ.業務を切り分ける
まずは自社の大まかな業務を切り分けましょう。
大まかな業務とは、「事務」「営業」「人事」などになります。
「それ以上細かくできない部分」まで分けてしまうと効果的です。
※「人事」の場合で実践
①人事業務を細かく分ける
■人事
・求人掲載
・応募受付
・面接
・内定者対応
・受け入れ準備
・新入社員研修
②さらに細かく分ける
■求人掲載
・求人広告代理店を探す or 無料掲載（ハロワ）の選択
・求人広告記載
・求人広告の定期的な修正
■応募受付
・応募者用メールアドレスの確認、返信
・応募者との初回電話接触
・履歴書選考
■面接
・面接官選定
・面接準備
・面接日程準備
・面接決定者とのメールでのやりとり
・合否判定
■内定者対応
・社会保険等の対応
・給与口座等の対応
・内定者懇親会の開催
・その他質問などの受け答え
■受け入れ準備
・ウェルカムボード作成
・新入社員用のPC準備
・社内の受け入れ体制準備
・研修担当などの割り振り
■新入社員研修
・研修資料作成
・研修日程作成
・実際の研修
・アフターフォロー
この辺りまで細かく分けられればOKです。
もちろん、もっと細分化できるならしていきましょう。
Ⅱ.マニュアルに落とし込む
一通り出し終わったら、いよいよマニュアルの作成に進みます。
マニュアルを作成する前に、
「単純作業」と「考える必要がある作業」に分ける必要があります。
上記の例の場合、
「考える必要がある作業」は、
・求人広告記載
・求人広告の定期的な修正
・履歴書選考
・合否判定
・研修担当などの割り振り
実はこのくらいの量になります。
それ以外については、マニュアルに落とし込むことで
誰でも再現性の高い業務ができると言えます。
マニュアルを作成する際には、下記2点に注意をして作りましょう。
・誰でも分かるようなマニュアル
・画像や動画を入れて作成
Ⅲ.第三者に確認をしてもらう
最後に確認も忘れずに行いましょう。
ポイントは
「関係のない第三者に見てもらう」ことです。
・「事務」であれば「営業」「人事」の方
・「営業」であれば「製造」「事務」の方
のように、全く関係のない方が見ても分かりやすければOKです。
分かりにくい部分は修正をかけて完成させます。
作ったあとは、ブラッシュアップも忘れないようにしましょう。
本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
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