通る購買申請が書けるようになるチェックリスト

こんにちは、jojo太郎です。とある中小企業で営業・マーケターやってましたが、ここ最近は経理・財務の仕事をやってます。ルールや制度が未整備な中小企業で、手探りながら必要な整備や改善をする日々です。仕事での実体験から、自分と同じように中小企業で経理・財務をやっている人にきっと役立つのでは？と思われることを書いていきます。

10年前に書いた購買申請チェックリスト

以前は営業やマーケティングの部署で、部下の人たちが書いた稟議書をチェックし、承認してました。
その時、いちいち稟議書のチェックをしたときに「必要な情報が足りない」と差し戻すことが多かったので、チェックリストを作りました。
要は、「購買申請を通すために、何を書かなければいけないのか」です。
（※下記は工事にまつわる購買申請ですが、だいたいどの購買行為でも同じでは？と思います）

このチェックリストを使うと、
・承認する側の立場に立って、読む側の感情に寄り添って書ける
・読む側が気になることについて、ヌケ漏れなく書ける
というものです。

これを部下の人に渡すようになってからは、差し戻すケースは劇的に減りました。以下、当時書いたそのものをここに置いておきます。よければご活用ください。

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１．稟議書を書く前の準備
　承認する人の、感情を想像する
　（１）社長：損したくない
　（２）管理職：責任を負いたくない

２．稟議書に書いていく内容
　承認する人が疑問に思うことを、疑問に思う順番に書いていく。
　（１）これは会社、お客様にとって本当に必要か？
　　　　　①どんな課題があるのか
　　　　　②課題を放置したら、どんな損があるのか
　　　　　（お金、お客さんの印象、社会的信用）
　　　　　③課題を解決したら、どんな得があるのか
　　　　　（お金、お客さんの印象、社会的信用）

　（２）この工事が必要だとして、この品・工法が本当にベストなのか？
　　　　　①他社との比較
　　　　　②前例との比較

　（３）この品・工法がベストだとして、この価格は妥当なのか？
　　　　　①他社との比較
　　　　　②前例との比較

　（４）その他判子を押す人が、気になることを書く
　　（初めてのことは怖い。失敗したくない不安を解消してあげる）
　　　　　①自社での取引実績があるのか？
　　　　　②法的リスクは？（反社チェック）
　　　　　③会社の規模、信用は？（与信調査）
　　　　　④支払いタームは？
　　　　　⑤イニシャル / ランニングの経費は？
　　　　　⑥納品後（導入後）の補償は？
　　　　　⑦メンテ体制は？
　　　　　⑧他社での導入実績は？　
　　　　　
３．決めの一言
　　社長がすぐ承認する悪魔の言葉
　「他社は既に導入していて、みなさん得しているのに、
　　我が社は導入が遅れていて、得られたはずのお金を失ってますよ」

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