初心者🔰が生成AIとRPAを使い始めて半年後の現在地〜かわいい後輩に思えてきた【後編:RPA】

「あっちからこっちへコピペするだけの、こんな作業タルいなー」と思ったことはないだろうか。

私はある。

そういう面倒くさい作業を肩代わりしてくれるのが「RPA」だ。
生成AIと同時に使い始めて、それぞれに任せられる仕事がなんとなくわかってきた気がする。
前編に続き、RPAのおかげで助かっていることを紹介したい。

生成AIについても書いたので、よろしければこちらの記事もご覧ください。

そもそも「RPA」って？

「RPA」はRobotic Process Automationの略称で、名前のとおり仮想のロボットが処理を自動化してくれるツールのこと。
物理的なロボットではないので、できることはPCの中で完結する作業に限定される。

自動化と言えば会社ではExcelなどのマクロがよく使われていると思う。
Excelマクロなら原則Excel内で完結することが自動化できるのに対し、RPAはアプリを限定せずに自動化できる。

使っているサービス:Power Automate

会社でMicrosoft365を使っているので、RPAも生成AIと同じくMicrosoft製品を使っている。
Microsoft365を使っていても、会社によっては使用を制限されていると思うので、使う場合はシステム部門に相談したほうがいいかもしれない。

「楽〜」と実感した使い方

RPAは決められた手順を決められたとおりにやってくれるので、一度思ったとおりに動くことを確認したら、後は勝手に処理してくれるようになる。
私がRPA化してよかったと思っているのは、生成AIと同じくやっぱり事例としてよく紹介されているものだけど、本当に助かっている。

システムからシステムへのデータ転記

あるデータをシステム①で確認した上でシステム②に入力、なんて作業はオフィスワークならいくらでもあると思う。
そんな作業を地道にポチポチ処理してくれる。

たとえば、郵便番号が転記元はハイフン付き、転記先は3桁と4桁で入力欄が分かれている場合、

最初の3桁をコピー
↓
画面切替え
↓
3桁を貼付け
↓
画面切替え
↓
後ろの4桁をコピー
↓
画面切替え
↓
4桁を貼付け

と、地味に面倒くさい作業をすることになる。
こういう作業もRPAは淡々とこなしてくれる。

メール送信

同じ内容を複数の宛先に送るだけなら宛先を並べればいいけど、宛先ごとに内容が少しずつ違うような場合には同じ手は使えない。
それを、あらかじめ宛先と内容の変わる部分をリスト化しておけば、RPAなら宛先と内容を取り違えたりせずにやってくれる。

感想など

RPAは生成AIみたいな気の利いたことはできない。代わりに決められたことはそのとおりに処理してくれるから、一度設定してしまえばお任せにできるのがいいところだ。
「融通は効かないけど教えたとおりのことは着実にこなす」真面目ちゃんのイメージ。
人がやるのと同じ手順を自動化しているだけなので、動いている様子が人とほぼ同じなところにも親近感が湧く。

RPAに作業を肩代わりしてもらって一番よかったのは、「間違えずにコピペ」するストレスから解放されることだと思う。
メールの宛先と本文と添付ファイルが一致しているかを間違えないように作って、送信する前にもう一度確認することもRPAならしなくていい。

あちこちの部署でRPA化の相談を受けていると、中には「それって必要？」と疑問に思うものもある。
とは言え根本解決のために別の方法はあっても、お金や時間がかかるせいですぐにはどうしようもないことが多い。
そんな時、とりあえず目の前にいる人を楽にする手段としてRPAは有効だと思う。

頼りにしてます。