リモート組織を支えるGoogle Workspace「同時編集あるある」
当noteは株式会社HRbaseのアカウントで運用しておりますが、この記事は旧社名の株式会社Flucleの時代に書かれたものです。
記事内には「Flucle」という表記が随所に出てくるかと思いますが、そのときの臨場感をお感じください。
こんにちは、株式会社Flucleの万木です。
Flucleはフルリモート組織で、日本全国にメンバーがいるため、基本的に業務はリモート前提で組まれています。
リモートワークを円滑に進めるための心強いツールのひとつがGoogle Workspaceです。なかでも共同編集機能には大いに助けられています。これがなければ会社が止まってしまう、といっても過言ではありません。
どんな場面で共同編集を使ってるの？
Flucleではミーティングも基本オンライン。そうなると、資料作成などにコメントをもらって修正をしても、その場ですぐに確認というわけにはいきません。
しかし共同編集機能を使うと資料に加えた変更がリアルタイムで共有されるため、別々の場所にいながら同時に作業ができます。ミーティング参加者全員で議事録を共有をすると、お互いに追記をしながら打ち合わせを進められるので、共通認識を持ちながら会議が進んでいるかどうかを確認できます。
そんなフルリモートには欠かせない便利な存在ですが、共同編集ならではの「あるある」も多く存在しますよね。
ここからは、万木が日頃から「あ～･･･！」と思っているちょっとした現象をご紹介します。
あるある①ドキュメントを同時編集すると画面がどんどん下がるよ
勉強会などをZoom開催するときのワークシート、Googleドキュメントだと共同編集できて便利ですよね。
しかし、「このドキュメントに皆で一斉入力しましょう」というときに複数人で同時アクセスをすると、上の行からどんどんと文章が入力され、一番最後に入力を始めた人の画面はスクロールされていってしまいます。
自分が入力している箇所を固定表示することができたらベストなのですが、それは無理なため、私はメモ機能に入力だけして、最後にドキュメントに貼り付ける･･･などの工夫をしています。
あるある②人数が増えてくるとjamboardは枚数が足りなくなるよ
ホワイトボードのように使えるJamboard。複数人で共同編集を進め、どんどんページを増やしていくと･･･最大20ページしか追加ができないようです。
20人以上のチームで「発表資料をひとり１ページにまとめる」という場合には、Googleスライドの方がおすすめです。
Jamboard自体は手書き入力機能や付箋機能があり、ブレストにはうってつけです。目的に応じて機能を使い分けないといけませんね。
ちなみにJamboardは2024年12月でサービスが終了してしまうとのことです。ユーザーが少なかったのでしょうか。とても便利なのに残念です。
あるある③編集権限設定できてないよ
社内外問わずファイル共有をされたことがある方なら、一度はご経験があるのではないでしょうか。作成者でファイルの編集権限が設定されておらず、受け取った側がアクセスできない問題です･･･。
Google Workspaceを使い始めて早4年ですが、私もいまだにやらかしてしまいます。Slackでメンバーから「権限リクエストしました！」って飛んでくると、わぁ･･･ゴメンナサイ･･･！という気持ちでいっぱいになります。
確認しようと思ったタイミングで中身を確認できないと、作業効率も落ちてしまいますよね。「ファイル共有前には編集権限を確認」は常に意識したいところです。
そして、遠慮なく「権限ください！」が飛び交えるというのも、いいチームだな～とも思っています。
まとめ
リモートワークの経験がない方に「Google Workspaceを使って共同編集で仕事をしている」という話をすると、実際どうなの？という質問をいただくことも多くあります。
大人数での編集には不便な点もありますが、それでもファイルをメール添付したり、上司のコメントが入ったファイルが返送されてくるまで作業ができないといったもどかしさから解放される点は、仕事をする上で大きな魅力です。
共有後に資料の情報が更新された場合も、URL共有をしていれば元のファイルを編集するだけでいいという利点もあり、他のツールにはもう戻れません！
こんな感じで、あるあるを乗り越えながら楽しく働けるFlucle。はじめてリモートワークする方も、きっとすぐに慣れていただけます。どんな働き方なのかご興味を持っていただけたら、採用ページをご覧ください！
お読みいただいた社外の皆さま、ありがとうございました。株式会社Flucle時代を経て、今どのような会社になっているかは、株式会社HRbaseのコーポレートサイトで確認ください！