メールは送信前に読み返しましょう

こんにちは。紗奈です。
突然ですが、私の本業の上司は仕事ができません。
結構フォローも入れますし、しわ寄せがきたりもします。
ある程度慣れてはいますが、イラっとしたり、ストレスが溜まったりはするわけです。
最近、noteに記事を書くようになって、ふと思ったのです。
記事のネタにしてしまえ、と。
もちろん、愚痴をダラダラ書いていても面白くないので、反面教師として例にあげつつ、ビジネススキルの話をしようと思います。
題して、「私の上司は仕事ができない」シリーズ。

メールの内容は読み返すべし

いきなり、タイトルの回収になります。
私の上司は、割と年齢が高めの方でして、5本指でブラインドタッチで入力することができません。（それ自体は、別にいいのですが）
手元を見て打っているためか、誤字脱字・誤変換が非常に多い。
傑作は、メールの最後に入れる上司自身の名前すら間違えていたときです。お前誰やねん。

基本的に、メールを見直さずに送っているようなので、初見で意味が伝わらないメールがちょくちょくあります。
そのときは、文脈や誤字・誤変換から推測して言いたいことを理解する必要があります。
シンプルに無駄。
何度か、それでも全く内容がわからず、意味がわかりませんと返信したこともあります。
さらに無駄。

冒頭に誰宛てなのかを書きましょう

これは上司が被害者の案件なのですが、メールつながりで書いておきます。

私宛に打ち合わせの日時連絡をしたメールで、上司は知っておいてという意味でccに入っていました。
送信者は、メール本文に私の名前を書かずにいきなり本題に入っていたため、上司が自分宛と勘違いして返信するという事故が起きました。

上の立場に行くほど、メールの数は多くなります。
いちいち自分がtoなのかccなのかを見ることはありません。
そのため、メール本文を見て誰宛てなのかがわかるようにしておくのが重要になります。

わかりやすく簡潔に書く

メールの数が多くなるほど、1つのメールにかける時間は減っていきます。
そのため、何が書いてあるのかわかりにくいメールは、後回しにされてしまうのです。
読み手がパッと見てわかるように、
1文を端的に書く（ダラダラと書かない）
「2つ質問があります」と書いて、①・②を使って質問を箇条書きにする
重要なところを太字にする
などの工夫をして、視覚的にわかりやすくする必要があります。

私の上司は、わかりにくいメールを書くのが得意なので、
上司の上司から電話や直接で説明を要求される、という二度手間が日常です。
（誤字脱字・誤変換に加えて、論理的思考があまり得意ではないことも理由）
直接の上司であれば、日々の業務でフォローができますが、
他部門や物理的に距離が離れているとフォローが難しくなります。

論理的思考・文章構成能力が問われる

メールは短い文面に必要な情報を盛り込む必要があります。
要約しつつ、大事なところはおさえる。
話が飛躍しないように、論理立てて書く。
たかがメール。されどメール。
書いたつもりの内容を相手から質問されるのは、わかりやすく書けていなかったと反省するべきです。
業務の無駄を減らすためにも、自身のメールを見直してみてください。