仕事の優先順位付けの基準は、緊急度と重要度と〇〇

マネジャーの皆さんも、マネジャーではない皆さんも、日々の仕事の中でいろんなテーマやタスクが同時並行で進行しているかと思います。
人間は忘れるのが得意なので、多くの人が行っているのがToDo管理、タスク管理ですよね。

タスクを羅列するのはおそらく誰でもできるのですが、仕事が上手な人ほどできているのがタスクの優先順位付けだと考えています。
羅列されているタスクの中で、上から順にやっていくのではなく、優先順位に基づいて捌いていく。
これを聞くと、「優先順位付けなんて当たり前じゃん」って思われる方が大半だと思うのですが、正直タスク捌きが上手ではない方が多くいるように本業でも感じています。

今回は、優先順位に基づいて仕事をすることの重要性はわかっているのに、うまく優先順位に基づいて仕事ができていない現象について考察してみました。
あなたやあなたのメンバーの日々の業務の参考になればうれしく思います。

優先順位付けの基準として定番な「緊急度と重要度」

優先順位付けの基準として定番なのが、緊急度と重要度で仕分けする方法だと思います。

以前、「ムリ・ムダ・ムラ」について書いたnoteにも、緊急度と重要度の4領域について記載しました。

緊急度と重要度が高い第1領域を最優先していく、
第1領域を早く捌いて、緊急度も重要度も高い第2領域に時間を使う。
第3領域はやるべきものとやらなくてもいいものを分別し、やるべきものは早めに捌く。
第4領域は状況に応じて後に回す。
等といった風にタスクを優先付けしていくことができると思います。

この基準で優先順位付けをしてタスク管理をすると、基本的にはうまく業務を進められるはずです。

でも、なぜか
「優先順位付けされた通りに進められない」
「第1領域なのに後回しにしてしまっているものがある」
そんなことはありませんか？

もしかすると、あなたのアレが無意識のうちに第3の優先順位付け基準になってしまっているかもしれません。

「緊急度と重要度」の基準を邪魔してる？無意識に働いてしまっている第3の基準

その第3の基準、それは、

あなたの感情です。

感情が無意識のうちに優先順位付けの基準になっているはずです。
感情がタスクを推進する心理的ハードルになって、優先順位付けに反映されてしまっている場合があるはずです。

タスクに対して感情がどのように働くかは人によって異なるかと思います。

例えば、
・苦手なことをしないといけない
・苦手な人とやり取りしないといけない
・手間が面倒
・やりたくない
・完璧にやりたいけど、今は完璧に対応ができない

なぜか後回しにしてしまっているタスクを思い出してください。
その背景には、どんな感情があるでしょうか。

私たちはAIやロボットではないので、感情があるのが当たり前です。
ただ、感情によって、本来すぐに捌くべき、重要度と緊急度も高い第1領域のタスクを後回しにしてしまっているのであれば、あなたの仕事の成果は気づかぬうちに下がってしまっているはずです。

成果を下げてしまう状態は避けたいですよね。
感情によって阻害されてしまっているタスク捌きへの対応方法を3つご紹介します。

第3の基準に対応するための3つの方法