【初心者向け】文系出身でも出来た！ChatGPTで業務効率化に挑戦
みなさんこんにちは！
広報担当の大野です。
突然ですが、みなさんはChatGPTを使ったことがありますか？
最近弊社では業務改善の一環としてChatGPTを導入し、社員が自由に活用できるようになりました。
私もさっそく使い始めて、想像を超える便利さに驚いています。
もっと早く使いたかったです…！
さて今回は、ITの知識がほとんどない文系出身の私が、ChatGPTを活用して業務の効率化に挑戦した体験を紹介します。
その実施内容と成果を、ぜひご覧ください！
本記事をどんな人に読んでもらいたいか
・ITのことはよくわからないけど、ChatGPTを使ってみたい方
・ChatGPTに初めて触れる、文系出身の若手社員
・仕事で活用したいけれど、どう使えばいいのか分からないという方
該当する方は、ぜひご一読ください！
本記事を通じて得られること
・ChatGPTを活用した業務改善の一例
・ChatGPTの効果的なプロンプトの作り方
・文系出身者が初めてChatGPTを使う際の質問のコツ
困っている業務
私には、普段の業務で「これどうにかしたいな～」と思っていた作業が2つありました。
①メール作成
②アイディア出しの壁打ち
①メール作成
恥ずかしながら、取引先やお客様とのメール対応をしていると、上司から「大野さんのメールの文ちょっと怖いかも！（笑）」と指摘されることがありました。
自分では全くそのつもりはなかったのですが、あとから見返すとたしかに…高圧的かもしれない…！と感じる部分もあり…。
相手に不快な思いをさせないため、これは改善しなければ！と考え、ネットで調べながら慎重にメールを作成するようにしました。
しかし、その結果メール一本作成するのに非常に時間と手間がかかるようになってしまい、少々困っていたのでした。
②アイディア出しの壁打ち
私はもともと物事を多角的に考えるのが苦手で、いつも一つの視点に偏ってしまうと感じていました。
例えば、次回の展示会で初めてセミナーを行うことになり、リスクを洗い出そうとしたのですが、思いついたのは「人がたくさん来すぎたら他のブースに迷惑がかかるかも！」という一つだけでした。
初めての取り組みだからこそ、成功させるためには、リスクをしっかりと管理し、どんな事態にも対応できるように準備を進める必要があるのですが…
他に何が起こりうるのかまったく思いつかず、困ってしまいました。
アクション
それでは、ChatGPTを使ってどのように2つの業務を改善させたのか、詳しく見ていきましょう
①メール作成
●修正したい文章
まずは、私が作成したありのままの原文を紹介します。
これを、文章を校正してくれるプロンプトにあてはめてChatGPTに投げます。
※プロンプトとは、AIに何かをしてもらうための指示や質問のことです。例えば、「今日の天気は？」と聞くと、それがプロンプトになります。AIはその質問に答えます。
●プロンプト
#お願い
あなたは一流の文章の校正・校閲エキスパートです。私が提供する文章を校正・校閲し、より良い文章に改善してください。
#情報
・元の文章：
お世話になっております。大野です。請求書が届いておりません。お手隙の際に再送お願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。
#ルール
・文章の意味を変えないように校正・校閲を行うこと
・低姿勢で、相手に不快感を与えないようにすること
#出力
【元の文章】
【校正後の文章】
●出力結果
すごく丁寧に、柔らかい印象になるように直してくれました…！
これならきっと、相手も嫌な気持ちにならないはずですね。
【効果】
これまでは「催促メール 丁寧」や「〇〇 低姿勢」などのキーワードでGoogle検索を行い、いくつかの記事を参考にしながら文章を調整していました。
文章量が多い場合は、修正だけで1時間近くかかっていたことも…
しかし、ChatGPTに相談するだけで、どんな長文でも一瞬で添削してくれるようになりました！
素晴らしいですね。
②アイディア出しの壁打ち
続いては、ChatGPTを使ってどのようにアイディア出しの壁打ちを行ったのか紹介します。
●プロンプト
展示会でのセミナー開催において、考えられるリスク（技術的、人的、運営面）をすべてリストアップし、それぞれのリスクに対する対策を考えてください。
●出力結果
ChatGPTは、さまざまな視点からリスクを提示し、具体的な対策まで提案してくれました。
私自身全く思いつかなかったリスクや新しい視点も含まれており、非常に役に立ちました。
ただし、最終的にどの対策を準備に取り入れるか判断するのは人間です。
たとえば、他のセミナーと時間が重ならないように調整することは可能ですが、予備のプロジェクターやマイクを準備するのはコストがかかるため、今回は採用できません。
リソースの制約を考慮しながら、実行可能な対策を見極めることが重要です。
展示会当日にこれらの対策がどれほど効果を発揮するかはまだ未知数ですが、現時点では以前よりも自信を持って準備を進められています。
【結果】
ChatGPTのおかげで、自分では思いつかなかったリスクや、対策について素早く多様な視点を得られたので非常に助かりました。
これによって本番に向けしっかりと必要な準備ができるため、安心して当日を迎えることができそうです！
ChatGPTはプロンプト自体も作成できる
実は、ChatGPTは質問に答えるだけではなく、質問を作るためのプロンプトも作成できるんです。
どんな質問を投げかければ効果的か、その指針自体をChatGPTに考えてもらうことができるのです。
実際に、②アイディア出しの壁打ちで使用している質問自体もChatGPTに考えてもらったものです！
展示会で行うセミナーに関するリスク管理のプロンプトを考えて。上記の質問をChatGPTに投げかけて、効果的なプロンプトを考えてもらいました。
このように、ChatGPTは質問に答えるだけでなく、効果的なプロンプトを考えるパートナーとしても活用できます！
なんて便利なんでしょうか…
躓きポイント
ChatGPTを使い始めた頃は、期待していたような回答が得られないことがよくありました。
原因を探るために様々な記事や事例を調べた結果、私のリクエストが漠然としていて、ChatGPTがうまく理解できていなかったことがわかりました。
例えば、①メール作成において、単に「添削して」といった短い依頼では、ChatGPTは何を重視して修正すべきか判断しづらいことがあります。
しかし、「低姿勢で、相手に不快感を与えないこと」というように、具体的で詳細な指示を出すと、期待通りの回答が得られるようになりました。
要するに、リクエストの仕方に工夫を凝らし、ChatGPTに明確なゴールや意図を伝えることが重要だということです。
この経験から、適切なプロンプトを作成することがChatGPTを有効に活用する鍵だと実感しました。
ネクストアクション
ChatGPTを使い始めて間もないですが、プロンプト次第で業務改善の可能性が大きく広がることに気づきました。
もちろん、まだ試行錯誤の段階ですが、確実に業務の効率化が進んでいるのを実感しています。
これからもどんどん新しい活用方法を探求し、さらなる効率化を目指していきたいと思っています。
今後も「ITの知識がほとんどない文系出身の私が、ChatGPTを活用して業務の効率化に挑戦した」というテーマで、更なる成長や業務効率化についての記事を公開する予定なので、興味のある方はぜひこのNoteをフォローしていただき、続報をお待ちください。
ChatGPTでもっと業務改善を進められるよう、頑張ります！
ChatGPTを使ってみた感想
相手は人間ではないため、同じ質問を何度繰り返しても怒られたり呆れられたりしません。これは非常に快適だと感じました。
ただし、ChatGPTは、頼りすぎてしまうと平凡な結果になりがちなので、すべてを丸投げすることは現実的ではないと思いました。
ここ数年「AIに仕事を奪われる」という言葉をよく耳にしますが、AIをいかに上手く使いこなすかが、今後の生き残りを決めるポイントになると思います。
AIは万能ではないけれど、それを効果的に活用できる人こそが、未来において価値を持つ存在になっていくのだと感じます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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それではまた次回お会いしましょう！