よろずやの大学職員〜LMS管理でヒヤリハット〜
・自己紹介
こんにちは、大学職員のファムです！私立大学から国立大学に転職して3年が経ちました。これから「大学職員の仕事」についてお話ししていきたいと思います。
・LMS（学習管理システム）
学習管理システム（LMS）は、教育や研修のためのオンライン学習環境を提供するソフトウェアです。LMSを使用することで、学習コンテンツの配信、進捗の管理、テストの実施、成績の追跡ができ、教育機関や企業で広く利用されています。
特にコロナ禍にて全国の大学に広く普及しました。
・LMS管理業務
前職でのLMSはmanabaを用いていました。
manabaの特徴は、コースを作り、そこにメンバーを割り当てることでコース内で課題のやり取りやアンケートの収集、授業資料の配布ができる点です。
当時教務系の部署にいた私は、秋学期からLMSの担当となり、初めての業務でした。
履修登録が済み、manabaに各授業と教員と履修者を設定しようとしているところでした。
・LMSでのヒヤリハット事件
ヒヤリハットとは、重大な災害や事故に直結する一歩手前の出来事のことを指します。
思いがけない出来事に「ヒヤリ」としたり、事故寸前のミスに「ハッ」としたりすることが名前の由来とのこと。
ヒヤリハットの重要性を説明するにあたって、【ハインリッヒの法則】がありますが、具体的な話はよくわからないので割愛します。
私が起こしたヒヤリハット事件は、履修登録が済み、manabaに各授業と教員と履修者を設定しようとしているところ
なんと、履修者のデータを全て消してしまったのです。
どうしてそんなことが起きたか、、、、
一部始終をお届けします。
履修者の情報をCSVで入れて満足していたら、
上司から、
「教員データがコースに入ってないよ〜」と言われ、
そうだそうだ！教員やTAさんのデータも入れなきゃいけないんだったとうっかりしていた。
よし！教員とTAのデータを作成して、、、っと
はい！CSVで登録〜！！
各授業のコースに教員とTAが入っていることで満足し、帰宅しました。
その日は金夜、帰宅すると美味しいビールが待っていたので、
自転車をかっ飛ばしていたところ、スマホが鳴りました。
先ほどの上司から、、、
「履修者の情報が消えてると教員から苦情入ってるよ！確認できる？」
えっ、、、、、履修者登録したし、、、、
教員とTAもあとで追加したし、、、
どうゆうこと？
しかも来週水曜から第１回目の授業だから、、、
大半の先生はこの金土日に授業の準備をして、
掲示板に１回目の授業をアナウンスするはず、、、、、
頭真っ白になった。
職場に戻ると、
先生方から大量の電話が、、、
すぐさま教員全体にお詫びのメールと
復旧作業中です！と送付
確認の作業に入る。
Q.コース自体が消えているか、、、
A.消えてない！
Q.コースの設定年度を変えてしまった？
A.変えてない！
Q.各コースに履修者はいるか
A.全部のコースに履修者がいない、、、
Q.各コースに教員はいるか
A.全部のコースに教員がいる、、、
ん？ホントに履修者が抜けてる！
教員データが入ってないから追加してー
と言われたから教員データを入れた。
履修者のデータは最初に入れてから
弄ってない、、、
ん？教員データだけを追加したら
履修者データが消えたということは、
データは追加ではなく、上書きだったのかー！！
なぜ誰も教えてくれないのだ〜！！
答えを閃いた私は、すぐさま作業に入り、
1時間程度で元データを作り直して、
CSVでアップデートし直しました。
このあと教員に復旧終了メールを送り、
電話が鳴るのを30分ほど待って帰りました。
この件はホントに焦ったし、嫌な脇汗かきました。
2度と起こさないためにと、マニュアルと作業時の注意事項を作成しましたとさ。
・まとめ
自分の失敗談が誰かのためになると嬉しいです。
特にデータを扱う時には慎重に慎重を重ねて作業することを学びました。
また、2度・3度とチェックすること。早めに取り掛かることが当たり前だけど大事だなと学んだ事例でした。皆さんも嫌な脇汗かいたことありますよね？(笑)😏
以上、よろず屋大学職員のfamuが過去に行った失敗談でした！まだまだやらかしてるので次回もお楽しみにー！！