トヨクモ製品のkMailer、エン・ジャパンの活用方法をご紹介！
こんにちは！［エン・ジャパン］kintone推進担当です。
エン転職・engageの事業部でkintoneアプリの作成・推進をしています。
▽自己紹介記事はこちら
わたしたちは事業部内の各部署から依頼を受けてkintoneアプリ作成を行なう
「kintone開発専任チーム」です。
2017年にkintoneを導入してから、開発したアプリは延べ6400以上。
kintoneフル活用です。
別の記事で書いたように、kintone連携サービスもフル活用しています。
▽該当記事はこちら
今回は『わたしたち組織のトヨクモ製品のkMailer活用』についてご紹介します。
kMailer（ケイメーラー）とは？
kMailerとは、kintoneに連携できるメール配信システムです。
kintoneに登録された情報を引用して、メールを送ることができるというもの。添付ファイルを含めて送信することが可能です。
kintone上の情報を引用できるので、宛先誤り等の人為的ミスを防ぐことができます。
詳細は公式サイトをご確認ください。
導入背景
2017年に事業部内の制作部のみでkintoneを導入しました。
当初、営業部はkintoneアカウントを配布されていません。
営業部がエン転職案件を受注すると、FormBridgeを利用して制作部へ求人原稿の作成依頼を行ないます。
依頼を受けた制作部は求人原稿の作成担当者を決め、営業へ担当者の情報を通知します。
制作部が通知を送る際、営業部はkintoneアカウントがないのでメールで通知を送る必要がありました。
送付する担当者の情報や受注した案件の情報を、kintoneからメールに一つずつ手動で転記しなければなりません。
この何回も発生する転記の手間を省くため、kMailerを導入しています。
わたしたち組織での利用用途と活用理由
kintone導入当時と違い、今では事業部全員にkintoneアカウントが配布されていますが、kMailerは活用し続けています。
活用場所は代理店やクライアントなど社外への連絡。
「工数削減」できることが理由です。
①転記作業の工数削減
kintoneに登録されている情報を引用できるため、メール作成時に情報を転記する工数を削減することができます。
転記作業が発生しないため、宛先間違い等の人為的ミスを防ぐことができるところもメリットの一つです。
②文章作成の工数削減
テンプレートを作成することができるため、利用用途に合わせて適切な文章を簡単に作成することができます。文章作成の工数が削減されます。
テンプレート挿入後、文章の追加や削除など個別対応ができるところもメリットの一つです。
③メール送信の工数削減
kintoneに登録された情報を引用して一括送信ができるため、個別にメールを送信する工数を削減することができます。
ステータスや区分などの条件に合わせて送信対象を絞り込むことができ、効率的にメールを送ることができるところもメリットの一つです。
わたしたち組織の運用ルール
トヨクモ製品もkintoneアプリと同様、事業部内の各部署から依頼を受けてkintone開発専任チームが作成を行なっています。
用途によって細かな設定は異なりますが、共通して設定をしましょうと決めているルールがあります。
その中で、今回は２つご紹介します。
①メールテンプレート内に問い合わせ先を明記すること
社内向け・社外向け問わず、問い合わせ先の記載を徹底しています。
社外向けに送付するものは、弊社の営業時間なども明記し丁寧な記載を心がけています。
②メールテンプレートの件名をわかりやすくすること
送信者（ユーザー）が誤って選択しないように、何のためのメールテンプレートかがわかるような名称を設定しています。
複数メールテンプレートを設定する場合や、メールテンプレートの内容が似ているものは特にわかりやすい名称を心がけています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はkMailerについてご紹介しました。
今後も活用しているツールをご紹介予定です！
お楽しみにっ！
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▽FormBridgeについてはこちらの記事でご紹介しています。
▽kViewerについてはこちらの記事でご紹介しています。
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