メンバーの報・連・相で困っているあなたへ
メンバーからの報告や相談が、要領を得ていない、芯を食っていない、状況が掴めず困った、または結論に行きつくまで、ものすごく時間がかる経験がある方はいませんか。今日は多くのリーダーマネージャーが課題を抱えている「メンバー情報を整理する力」の伸ばし方のお話しです。
この手の場合、厄介のは、原因をメンバーに特定していることです。メンバーが情報を整理して、あなたが知りたいことを的確に報告・連絡・相談ができるようになるには、変わるべきはリーダやマネージャーの対応です。
キーワードは、メンバーの言語化支援。この方法を繰り返すだけで、メンバーは情報を整理する力が身に付き、あなたへの報・連・相は劇的に変わるだけではなく、あなたに、「相談してよかった！」と思ってもらえること間違いなしです。
これだけはやめて…批判や批難は育成に繋がりません
これだけは先に言っておきます。「主語は？」「感情を抜きにして話して」「結論から言って」「それで考え抜いたといえるの？」といった指摘に対して、言動や発現を変えることができるのは、非常に柔軟性と自己成長への欲求が高い人に限定されています。「否定や批難」として誤解される場合も多く、報・連・相の遅延・放棄が起こるリスクを引き起こします。
では、なぜこの状況が起こるかというと、多くの場合、メンバー自身が頭の中を整理できていないことにあります。報告なのか相談をしたいのか、それすらもぼんやりとしたままの状態の時に、上司に「そういえば、あれどうなってるの？」と聞かれることもあるんです。
報告や相談のフレームワークを提供する
報告の際には、メンバーが使いやすいフレームワークを活用することが効果的です。例えば3つのＷ（what/why/How)を基に状況を整理する方法です。
起こっている事象（when,who,what )に対して、
●What 何を相談したいのか
●Why なぜ解決できないのか
●How どうしたら解決できるか
の順に整理すると、メンバーが報告・相談しやすいだけではなく、聞き手も状況を把握しやすいのでお勧めです。
繰り返し行うことでチームメンバーの頭の中にフレーム根付く
メンバーから相談が来たら必ずこのフレームで話を聞くようにしてみてください。何度か繰り返していくだけで、メンバーにそのフレームが叩き込まれていきます。必ずホワイトボードを使うか、白い紙をつかってください。同じもの（言語化された事実）をみて一緒に整理していくのです。オンラインの場合でも、ホワイトボードを使うか、ワードやエクセルで画面共有を行いながら進めていくことを進めします。
相談内容はすべてエクセルでまとめておきます。そうすることで、自分が相談されたことを忘れずに、良きタイミグで、相談後の進捗を追っていくことができるからです。残念な上司は、アドバイスしっぱなし、指示出しっぱなし。これが一番部下の信頼を失いますが、意外とやってしまいがちなのです。
メンバーは自分の考えを整理でき、報告や相談の際に何を伝えたいのかを明確にできるようになります。上司であるあなたは、批判や批難、指導する立場なのではなくて、メンバーの状況を理解しようとし、メンバーが言語化スキルを磨く手助けに変えることです。
この繰り返しが、情報整理力を上げる最短の方法であり、チーム全体の成長に繋がり、生産性を上げるだけでなく、あなたに話すとメンバーは迷いなく、前に進んでいくことができますから、お互いの信頼関係に繋がっていくのです。
最後に
とてもシンプルですが、めちゃくちゃ使えるこの手法。自分とメンバーが同じフレームワークの中で同じ言語化された事実を見ながら話すから、話しに誤解やずれが生まれにくく、効率的であることが分かるはずです。
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今日も最後まで読んでくださりありがとうございます✨私のnoteでは、私の失敗談や、本当に使えるノウハウナレッジを厳選して共有していきます！これから、リーダー、マネージャーになる人や、今頑張っている人の一助になれば嬉しいです。それではまた！！
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