秘書が毎日実践しているタスク管理のポイント3選
こんにちは！えいちゃんです！複業したい個人と企業・自治体を繋ぐ総合型複業マッチングプラットフォーム「複業クラウド」を運営している株式会社Another worksで社長秘書を担当しています。
今回のテーマは【タスク管理】
私が担当している秘書という職業は、特性上、プロジェクトの準備といった抽象度の高い長期的な業務から、メール返信といった具体的で単発の業務まで、日々多くのタスクがあることが特徴です。
多くのタスクを期日漏れなく完了させることが責務である秘書にとってタスク管理は1つの必須スキルともいえるでしょう。そこで日々意識しているタスク管理のポイントを3つに厳選してお伝えしていきます！
①入力項目は4つまで！タスクを管理することに時間をかけない
タスク管理が重要かつ必要であると認識しつつも、なかなか実践できない、そんなお声をよくお聞きします。そんなとき私が質問するのは「”タスクを管理すること”に拘りすぎていませんか？」ということです。
”タスクを管理すること”に拘ってしまっている例は、タスク管理表を綺麗に整えようとする、慣れない新しいツールを導入してみる、などタスク管理をするために時間と工数をかけているケースです。
これらは、「タスクを綺麗に管理すること」が目的になってしまっており、本来のタスク管理の目的である、「漏れなく業務を遂行すること」とはズレが生じているように思います。
もちろん、現状のタスク管理法では、漏れが発生している、チームメンバーとの共有が難しいなどの課題に対し、新しいツールの導入にチャレンジすることは必要です。一方、ある種の自己満足のために、多くの時間を費やしてしまうのはもったいないと感じます。
実際、私のタスク管理法はそこまで綺麗ではありません！(笑)
私がタスク管理で使っているのは、スプレッドシートです。普段よく使うGmail、GoogleドキュメントやGoogleスライドとの相性がよく、「タスク表を開きやすく、使い慣れている」点が選んでいる最大の理由です。
また、タスクの入力項目は【タスク名/期日/ジャンル/メモ】のたった4つ！この4項目さえあれば、漏れなく、期日までにタスクを完了させることができています。
＊タスク名の入力にはちょっとしたこだわりがあるので、②でお話します！
タスク管理は、「ミスが生まれない最低限のクオリティ」と「自分が使いやすいこと」の2点が揃っていれば十分です。タスク管理に時間がかかってしまっては元も子もありません。本来の目的を忘れず、簡単に、短い時間で正しく整理できることも重要です。
②タスクは細かく、具体的に記載
次に、タスクを入力する際のポイントです。上述した通り、「タスク名」の入れ方にはちょっとしたこだわりがあります。それは、タスクをできる限り細かく、具体的に記載することです。
「タスクをチャンクダウンしよう」を合言葉に、物事をより小さな断片に分割し、具体化していきます。
チャンクダウンされていない例は、「○○イベントの準備をする」というタスクです。これでは、イベントの何を準備するのか、肝心な部分が分からない抽象度の高い状態です。
このタスクを具体化すると「○○イベントのタイトル案を10個出す」というタスクや、「○○イベントの当日のタイムスケジュールをドキュメント化し、代表に共有する」などが想定され、より具体的に細分化されていきます。
■チャンクダウンされていないタスク例
・○○プロジェクトを進める
・○○イベントの準備をする
・スケジュール調整をする
■チャンクダウンされたタスク例
・○○プロジェクトの全体スケジュールを確定し、メンバーに共有する
・○○イベントのタイトル案を10個出す
・当日のタイムスケジュールをドキュメント化し、代表に共有する
・○○のスケジュールを調整し、関係者に日程を連絡する
タスクの細かさのポイントは、1タスクが30分以内で終わるかどうか、で判断しています。30分以上かかるタスクは、さらに細分化できると判断し、より細かくしてから入力するように心がけています。
このようにタスクをチャンクダウンするメリットは、2つあります。
まず、タスクに早く取り組めることです。
”タスクに取り掛かるのが億劫で、ついついタスクを後回しに”
誰しもこんな経験はありませんか？タスクが大きすぎると、はじめることに躊躇し、腰が重たくなってしまうことがあると思います。また、ついつい、すぐに終わる仕事から取り掛かりたくなってしまい、抽象度の高い仕事を後回しにしてしまうことも…。タスクをしっかり書いたのにも関わらず、"後回し"にしてしまうことは、期日漏れの原因の1つでもあります。
そんな無意識の気持ちを排除するために、タスクのチャンクダウンを徹底しています。タスクシート上で、具体的、かつ、30分以内に終わる状態で記載されていれば、どのタスクに取り掛かるにもハードルは同じです。すぐにタスクに取り掛かり、早くから人を巻き込み、最短距離でタスクを完了させることに繋がります！
大前提、期日を決めたら、間に合うように取り組む心がけも重要ですが、仕組みで解決できる部分も多くあるため、参考になれば幸いです！
③やらないことを英断する
最後に、”これはやらない”と決め、タスク表に入れないことも重要です。
ついつい、あれもこれもとやりたくなってしまうことはありませんか？気づいたらシートがタスクでずらっと埋まってしまい（私が実際そうでした）、タスクシートを開きたくもない、そんな状態に陥ってしまうことがあります。”タスクの入れすぎ”も、期日に遅れてしまう”要因の1つです。
この状態を未然に防ぐべく、私は、2つのステップで、タスク表に入れるか否か（タスクを選択するのか捨象するの）かを判断しています。
まず、そもそもやるべきか、と問うことです。そのタスクをすることが、全社最適や会社の利益につながっているか、自己満足になっていないか、しっかりと見極めることが重要です。
次に、やるべきであると判断した場合、自分がやるべきかという点です。私の場合、秘書としてその仕事をやることが最適か、誰かにお任せしたほうが、より早く、より適切に、より高質なアウトプットを出せるのではないか、を考えるようにしています。
この2ステップを実践する前は、「タスクがあること」「タスクをすること」に安心してしまっていたように思い返します。今日やることがある＝成果を残せる、という間違った等式の元、行動してしまっていました。
しかし、実践後は、「タスクがないことに安心する」ように考え方が一変しました。タスクがない＝思考時間に充てることができる、よって、新しいことにチャレンジできるのです。
タスク管理は、タスクに入れないことも重要です。
ここまで【秘書が毎日実践しているタスク管理のポイント3選】をご紹介しました。少しでも皆さまの参考になる部分があれば嬉しいです🌟
また別のテーマでもお届けしていく予定です！是非チェックお願いします！
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