マネージャーの必須能力その2:ルール作成力

こんばんわ、だぴてぃです。

今日もお読み頂きありがとうございます。

今回はマネジメントのお話です。

マネージャーやリーダーにとって必要な能力は業種や業態によって様々ですが、共通しているものもいくつかあります。

前回は【進捗管理】でした。今回はご紹介する能力は

【ルール作成力】です。

誰でも身につけられるので、サクッと読んでサクッとルール作りを勉強しておきましょう！

ルールの作り方

チームで仕事していると必ずと言っていいくらいマニュアルやローカルルールが存在しますよね。

このルールというものは、とても便利なものである反面、作り方を間違えるとチームの足かせにもなってしまうシロモノです。

結論からいえば効果的なルール作りには次の4つの条件が必要です。

1)ルールの数がすくない
2)使う人によってカスタマイズできる
3)具体的である
4)柔軟である

これはドナルド・サルという方が書かれ著書『simple  rules』が非常に参考になります。
ぼくのブログでも書いている内容なので、こちらも参考にしてみてください。→【最高のルール作り】

ルールは出来る限り簡単で、誰でも使いこなせるものが優秀なルールです。

万人が使えないルールは、それはルールとは呼べず、ただの自己満足になりがちです。

シンプルイズベスト

ルールは覚えやすくて、簡単なものがいいです。

そもそもルールを守るためには覚えられないと意味がないので、簡単に覚えられるものがベストです。

ルールは少ない方がいい

最大でも7個程度までにしておきましょう。それ以上多いと覚えられなくて、いらないトラブルを引き起こす原因になります。

厳選して数個で済むようなルール作りを目指してみましょう。

使う人によってカスタマイズできる

ルールというのは絶対的である必要はありません。状況によってカスタマイズ、使う人によってカスタマイズできるようにしておきましょう。

最終的な目的が一致していれば、多少のカスタマイズでルールの能力を最大限発揮させることができます。

具体的である

ルールはできる限り具体的である必要があります。

抽象的だと、結局何を目的としているかわからない場合が多く、これもトラブルの原因となってしまいます。

例えば、自分の仕事で申し訳ないですがこんな感じです。

✖️「検体がきたら対面で受け取る」
⭕️「検体がきたら患者氏名と検体内容を確認して受け取る」

ただ受け取るんじゃなくて、受け取り方までしっかりと指定しておくことが重要です。

こんな風に具体的であればあるほど、しっかりとしたルールを作ることができます。適応範囲が広すぎるルールは「非現実的なルール」になりがちなので注意しましょう。

柔軟性がある

ルールはフレキシブルであることも重要なポイントです。

少し具体性があることと矛盾する部分があるかもですが、シンプルなルールというのはルール内なら好きにアレンジ・カスタマイズできるのが強みでもあります。

先ほどの検体確認の例でいうならこんな感じになります。

「検体は患者氏名と検体内容を確認する」

これ、実はやり方までは指定していません。声での突き合わせなのか、目視なのか、指差し確認なのか。

医療業界ではしっかりとしたマニュアルがあるべきなんですが、ぼくのチームではそこまでは指定していません。理由は明確で、医療業界はいろんな性格の人、いろんな有資格者がいます。

それぞれなんとなく特徴があって、中には具体的には声が小さいとか、早口すぎて何言ってるかわからないとかですね。あとは医者ならさっさと検体出してどっか行っちゃうとか。

仕事なんだから決められた通りやってくれ！とも思いますが、そんな人たちにルールを強制しても無駄。ならこちらが柔軟に対応するしかない。ということです。

なので相手に合わせて最もベストな確認方法をとっています。これにしてから検体確認事項でトラブった経験がありません。

決められているんだからしっかりしてよ！は相手に強要しているだけで、自分で何も考えていないだけ。それは思考の放棄とも言えるので、まずはコントロールできるところから調整していきましょう。

欲張らないことが大事

まとめですが、シンプルなルール作りに必要なことは次の4つのポイントでした。

1)ルールの数がすくない
2)使う人によってカスタマイズできる
3)具体的である
4)柔軟である

これらを実践した上で、あれもこれも欲張らない！ってことが重要。あくまで物事をシンプルにする必要があります。そして使いやすいルールが最強です。

さあ、今すぐ最強のルール作りを実践してみましょう！