【HubSpotを始めるPRパーソンへ】HubSpotを用いたメディアリストからメールの送り方まで
こんにちは、amptalkで広報とマーケティングをやっている宿谷（@shuppi_pr）です。
まず初めに皆さんにお聞きしたいです。
メディアリスト、何で作ってますか？
メディアリスト、更新していますか？
リストでジャンルわけしてても、リリースを送るときは全部同じメールで一斉送信していませんか？
かくいう私もスプシで作り、ろくに更新せず、キーパーソンにはtoで送るもののあとは一斉送信をしておりました。笑
そんな形でしたがamptalkに入社して以降はセールスがやってることを真似てHubSpotでの管理をはじめています。
HubSpotはもちろん有料にすれば、様々な機能が使えるようになりますが、基本は無料で活用することができます。
今回は、HubSpotを用いたメディアリストの作成（基礎編）を皆さんにお伝えできたらと思います。
HubSpotとは何なのか
HubSpotは、企業が顧客との関係をより良くするために使う便利なツールです。これを使うと、マーケティング活動（例えば、メールやSNSの投稿）、営業活動（例えば、お客様とのやり取りの記録）、そしてカスタマーサービス（例えば、お客様の質問への対応）を一つの場所で管理できます。HubSpotのおかげで、異なる部署が協力しやすくなり、より効率的にお客様にサービスを提供できるようになります。
そもそもはマーケティングやセールスのためのプロダクトですが、広報もメディアを顧客と例えると非常に似通っており、しっかりとメディア管理をし、適切なコミュニケーションをとることが重要です。
HubSpotでメディアリストを作るメリット
スプシやExcelではなくHubSpotでメディアリストを管理する一番のメリットは、「データの可視化/蓄積」です。
もう少し具体的なものだと以下があります。
①メディアリストの更新が楽になる
②コミュニケーション履歴が自動で溜まる（メール/電話）
③メールの開封をチェックできる
④記者ごとのメールの送り分けが楽にできる
⑤メッセージのPDCAを回すことができる
それではこれらのメリットともにHubSpotのメディアリストの作成方法・使い方を解説していきます。
基本機能とリストの場所
HubSpotでメディアリストと言っても多くの人はHubSpotを触ったことがなく、何ができて何が便利なのかわからないと思います。
なので、まずはどこがメディアリストになるのか、リリースはどう送るのかを説明していきます。
メディアリスト①：コンタクト（記者一覧）
メディアの記者情報はHubSpotのどこに入るのか。
ホーム画面からCRM（顧客管理）の中の「コンタクト」が記者ごとのリストになります。
コンタクト情報を開くと、記者名・メアド・電話番号・社内の接点者などが一覧として見えてきます。
記者の名前を開くとこのような形で個人ごとのページが出てきます。
ここでは記者のタイプやリリースの送付可否、ターゲットなどを見れるようにしています。
これらのタグはオリジナルのものを作れるので自社にあったものを作成してください！
Gmailなど、メール機能と連携することで、送ったメールが自動でHubSpotに蓄積され、記者とのコミュニケーションをチーム内で共有することができます。
これによって別の担当者などが連絡をする際や、長い期間接点が取れてなく過去何を話したか忘れてしまっても、過去のコミュニケーション内容を確認した上で、コミュニケーションを取ることが可能です。
amptalkの場合、メールだけでなく自社のamptalk analysisを活用することでオンラインmtgと電話の書き起こしと要約もHubSpotに自動で蓄積しています。
詳しくは以下をご覧ください！
メディアリスト②：カテゴリ・タグの作り方
先ほどのコンタクトの画面の右側、「タグ」の赤枠の中に、「カテゴリ」や「リリース送付」などがあるかと思います。
これはオリジナルで作成してる項目になります。
最低限「ターゲット」「カテゴリ」「リリース送付（送付orNG）」は作成することをお勧めします。
作り方も簡単です。以下の順番で作成画面に行きます。
設定→データ管理「プロパティー」→「プロパティーを作成」
その後は必要なものを入力していきます。
・プロパティーラベル：「ターゲット」「カテゴリ」「リリース送付（送付orNG）」など
・オブジェクトタイプ：コンタクトに紐づけたいので「コンタクト」を選択
・グループ：上記と同じ理由で「コンタクト情報」を選択
・フィールドタイプ：どのような項目の作りにするか選ぶ（テキスト・チェックボックスなど）
▼チェックボックスなどの場合
・項目を作成する
これでプロパティは完成です。
その後、「コンタクト」を開き、設定ボタンから作成したプロパティを追加すれば完了です！
メディアリスト③：送付先リストの作成
さてここまで、コンタクトを用いたメディアリストの作成方法を書いてきました。
しかし、このままでは、単なるリストであり、今までスプレッドシートなどで作成していたものがHubSpotに変わるだけです。
ここからがHubSpotを用いる理由です。
先ほどコンタクトに紐づけた『タグ』を用いて、送り先ごとのリストを作成します。そして関心ごとにリリースを送るか否か・はたまたどのようなメールの件名・内容で送るのか使い分けることができます。
作り方は簡単です。「CRM」から「リスト」を開きます。
開いたら右上にあるボタンから新規作成を押します。
以下の画像のページに移るので以下を行いましょう
・「コンタクトベース」を選ぶ
・リスト名（例：AI系メディア）を追加
・動的リストか静的リスト化を選択
┗動的リスト：今後新規でコンタクトに加えた記者も条件に合えば、自動で追加される。私は、基本的にこちらでリストを作成することが多いです。なんせリストを作り直すのはめんどくさいからです！笑
┗静的リスト：作った時に条件にあってる人のリスト。自動的に更新はされませんが手動で追加することは可能です。
その後は、リストに追加する条件を設定します。
フィルター→コンタクトプロパティー→条件を選ぶ（例：今回は「カテゴリ」）
これで保存をしたら、リストは完成です！
メールをリストに一斉送信する
最後にこのリスト用いてどうのようにメールを送るのか。
これも非常に簡単です。
左のタブから「マーケティング」→「Eメール」を開き、新規のメールを作成します。
その際、様々なメールタイプ（メルマガなようなものからプレーンメールまで）がありますが、私は基本的にプレーンメールを送っています。
プレーンメールを選択したらメールを作成します。
この際、メール冒頭の「〇〇様」などは、以下のようにパーソナライズできますので、必ず設定することをお勧めします！
メール文が完成したとします。
最後に先ほど作成した「送付先リスト」をどう設定するのか。
送信またはスケジュール→送信先→リストを選ぶ
あとは、予約送信なのか、すぐに送るのかを決めて「確認および送信」。
以上です！
あとはHubSpotの機能である開封通知・開封履歴などを用いながら、追っかけの連絡を電話やメッセンジャーなどで行っていきます。
それだけでなく、送った記者のコンタクトページの「アクティビティー」には、どのメールを送ったのか・それは開かれたのかなどが自動で溜まっていきます。
最後に
いかがだったでしょうか？
HubSpot・CRM、データ・ドリブンなどと聞くと「難しい」「まだまだ私には早い」などよく聞ききますが、意外と普段やってることが簡単にデータを溜めながらできそうではないでしょうか？
今回、noteにまとめたものは全て無料で使うことができます。
なので、データドリブンPRを始めてみたいと言う方は、まずはHubSpotのアカウントを作ってしまい、一度リリースなどを送る際に使ってみることをお勧めします！