”モンスターEXCEL”を使った自己満ミーティングを回避する「新提案」

あなたがEXCELで作成した、とても立派なその大作は、、、、
実はあなたしか分からない ” モンスターEXCEL" になっていませんか？

通常、モンスターEXCELをそのまま会議で使ってしまうと、参加者はイライラしたり、分からずシラケてしまいます。

その会議、『データダッシュボード』を使ってスマートに変えられますよ。
というお話です。

EXCELが、会議の生産性を暴落させている

会議がはじまり、いつものEXCELを開こうとダブルクリック。

ファイルは重く、なかなか開きません。
もう何年も使ってきたEXCELファイルは、データが膨大。

皆が待たされます。

・・・やっと、スクリーンに表示されました。

発表者がEXCELシート内の数字の説明をはじめます。
「えー、先週の売上はこうでこうで、製品別に見ると・・・」

製品別売上の合計数値にカーソルを【下に移動】

しかし上部にあった製品名はもう見えなくなっており・・・

え？どれ？

心の声が聞こえてきます・・・

参加者A「カーソル動かすの速すぎで、どこがどの数字だった？ウィンドウ枠固定してくれよ〜」
参加者B「 小さくて見えないよ。いらない数字多すぎ 。」
参加者C「 いつも思うけど、そこは、％（パーセンテージ）知りたい。」
参加者D「分かりにく。もうちょっとビジュアルにできないもんかね〜。」

でも、誰も指摘してはくれません。（ときにとっても長い間）

こうして、改善されないEXCELは、
会議の生産性を低下させ続けてしまっているのでした。

EXCELを使った発表は、イケてない

残念ながら、EXCELをそのまま使った説明の多くは、視聴者にとって
「すばらしい！」「エクセレント！」とは、なりにくいのが現実です。

作った本人にとってはわかりやすいものですが、
見る人にとっては理解するのが大変。

不要な軋轢が生じがちで、会議などでは、大勢の人の貴重な時間を無駄に消費してしまいます。

発表じゃなくて、自分で使う場合ならいいんです。問題ありません。

自分が知っている関数を使って、自分が分かりやすいようにデザインして、作ってますから。

これが、誰かに見せてうまく発表するということになると、それなりの準備が必要で手間もかかってしまいます。

好みが分かれる

EXCELは、総じて本当に素晴らしいツールですが、誰が見ても分かりやすい「表やグラフ」にすることは簡単ではありません。

なぜなら、ベースとなるEXCELのスキルが異なるのはもとより、
人によって”好み”が分かれるのと、表やグラフから何かしら読み取るスキルもそれぞれ違うので、全員が良しとなる最適解が導きにくいからです。

私もEXCELの大ファンであり、仕事での使用頻度はとても高いですが、他人が作ったEXCELには、多少なりとも抵抗があります。

1行目A列が空白

例えば、私の周りでよくあった議論が、
「1行目とA列を空白にすべきかどうか？」です。

空白がないと表の罫線（上と左）が見えなくなって見栄えが悪く、
落ち着かないという”右脳派”と、
この空白のせいでデータ処理上の手間がかかるため、表計算ソフトでわざわざ作るのはナンセンスだという”左脳派”に分かれます。

使い分けているという右脳左脳バランス型な人もいます。
どちらが良い悪いという話ではなく、人によって”好み”は分かれてしまうんです。

”モンスターEXCEL”の誕生

さらに、複数人のチーム内で使われるEXCELシートは、時間の経過と共にデータや数式が追加され、肥大化・複雑化しがちです。

おそらくその多くは誰かが最初のテンプレートを作り、複数人で、自分好みでないシートを無理やり見たり、編集したりし、ときには、関数、マクロが複雑すぎてメンテナンスできなくなったりします。

誰かが、間違えて上書きしちゃったりします。
同じレベルの人が使わないのと、だいたい関数やマクロ、壊れます。
そうして、過去データが消えたり、めちゃくちゃになってしまいます。

データがたまりすぎたり、関数を使いすぎて、
ファイルを開くのにも時間がかかります。

解消しようと、別ファイルを作るものの、今度は、どれが最新だか分からなくなって手間取ります。

こうして、チーム内には、
・知りたい数字にたどり着くのに時間がかかり、
・メンテナンス不能状態に陥った
・動作が重い
”モンスターEXCEL”が次々に誕生します。

私が出会った過去一番の「モンスターEXCEL」

とある会社のサンフランシスコ本社幹部とのフォーキャストミーティング（売上進捗と着地予想伝える会議）で使われるCFOのEXCELでした。

膨大なデータなため、ファイルを開くのに少なくとも10秒はかかります。
私は待てない人間でして、この時点でいつもイライラしてました。

事前に数字の確認をしなければならないのですが、短期間でフォーマットが変わったり、シートが30種類以上で構成されているため、大変です。

それから、ミーティングまでに日本での最新データも入力しなければならないのですが、全世界各国の担当者でそれをやるので、どんどん新しいカラムやらシートやらできて、もうカオス（混沌）です。

ルールつくって（入力規制とか使って）最適化しようよと。←ここは行動しなかった自分も反省すべき点。

ミーティング時には、そのカオスなモンスターEXCELが使われます。
EXCELの主であるCFOは、不思議とどこに何があるのか把握できていて、バシバシとカーソルを動かしては説明し、ときに質問してきます。
数字にもめっぽう強く、グラフなんか作りません。

そのモンスターEXCELは、まさにCFOしか使いこなせない、他の人にとってはとっても苦痛なものでした。

トレードオフ

長々と説明してきましたが、ほとんどの人は知っています。
代わりに、パワポなどの発表用ツールを使って、うまく表現すればいいんです。

ただ、”作り直す”手間が惜しい。

「作り直す時間」VS 「会議の出席者全員の時間」のトレードオフ
となります。

社内会議向けでは、日々の業務で忙しい中、どうしても自分中心な都合になりがちです。その結果、チーム全体最適の方向には向かっていかず、
”自己満ミーティング”が開催されます。

”自己満ミーティング”の代償は、参加者の理解が進まず、伝えたいメッセージが伝わりません。結果、全体のパフォーマンスを大きく落としてしまうことにつながります。

この見えにくい損失は、とても大きいです。
大勢が参加する（を拘束する）社内ミーティングは、限りあるリソースを一度に、とてもたくさん消費してますから。

ゲームチェンジャー

では、できるだけ手間かけずに、スマートな会議にするにはどうするか？

『データダッシュボード』は、このトレードオフから抜け出せるゲームチェンジャーになりえます。

【 データダッシュボードのサンプル 】

EXCEL内のデータと、データダッシュボードは自動リンクしてます。
EXCEL内のデータを変更したら、データダッシュボードもリアルタイムに更新されます。会議前ギリギリに修正した内容もバッチリ反映されています。

データダッシュボードは、EXCEL内、複数のEXCEL間に散らばったデータを一箇所に集め、瞬時に分かりやすく表示します。

スペースが限られる1枚のダッシュボードに何を表現するか？
をよく考えることによって、
余計なデータで参加者の注意を散漫にしないよう、
皆に知ってもらいたいもの＝重要な指標にのみに
絞って表示することができます。

こうして、たくさんあって散漫になりやすい大事でない指標を捨て去ることができ、チームをゴール達成する方向に、強く導いてくれます。

つまり、設計してしまえば、
・手間をかけずに最新情報を見せられ、
・注目・注意すべきデータだけに集中させることができ、
・適切にビジュアル化されているため良し悪しを瞬時に把握できるため、
ミーティング参加者にとっても、ストレス少ない、より効率的な情報収集ができるようになります。

スマートな会議の”相棒”になりそうじゃないですか？

究極的には、ミーティングが必要なくなる？

会議だけではありません。

データダッシュボードを、誰もがいつでも確認できるようにします。
社内に設置した大型スクリーンやテレビに表示しておいたり、自宅のPCやモバイルで見れるようにすれば、いつでもどこでもビジネスのステータスを確認することができます。

そして、チームで決めたルールと閾値で色分けされたシグナルで、
現在、良いのか悪いのか？誰もが分かるしくみにします。

こうすると、会議の前には、全員が数字を把握し、議論するポイントが分かっています。会議は、”数字の確認・読み合わせ”から始まるのではなく、課題となっているポイントのディスカッションから始められることでしょう。

これを繰り返していくと、ミーティング前に解決できることが増えていき、ミーティング時間が減ったり、究極的には、なくしたりできます。

良いシグナルがあったとき、どうするのか？
悪いシグナルがあったとき、どうするのか？
チームで、それぞれが行動すべき「ルール」を決めておけば、いいんです。

例えば、今週の売上が計画よりも悪いというシグナルが表示されたら、
商談ステージ別のグラフで悪いポイントを見るようにする。
先週比でマイナスとなるポイント（例：リード獲得）がマイナス50％を下回っている場合は、本日の業務をリード獲得のアクションだけするといったようなルールを決めておくわけです。

週に一回のミーティングで、数字確認して、どうする？こうしようあーしよう・・・ではなくです。

是非、データダッシュボードの採用、活用を、検討してみてくださいね。

ダッシュボードの民主化

データダッシュボードがスマートなのは分かりましたと。

ただ、導入するとなると、次のような課題が出てくるのも事実です。

1.操作を覚えるのが大変
2.データ連携には、高度なITスキルが必要
3.値段が高い

実際に上記の理由で、二の足を踏んでいる組織は山ほどあります。
ダッシュボードを作成できるツールもたくさんあり、悩みどころです。

また、導入している組織でも、一部の”デキるデータアナリスト・サイエンティスト”の手によってのみ作られ、一部の人だけで見ています。

その結果、誰もが利用するEXCELとは違って、一部の人に限定して利用されており、組織内全員で活用できているようなところはまだまだ”稀”です。

もったいないです。

より多くの人が、ダッシュボードを作成し、利活用できるよう組織における「ダッシュボードの民主化」を検討し、もっと多くの会議をスマートにしましょう。

組織内のより多くの人がダッシュボードを作成できたなら、見れたなら、
日々の知ったらよい、あるいは知っておくべき組織内データをより多く、ストレスなくインプットできます。

会議の効率化はもとより、組織力を高める大きなパワーを得られることが期待できますよ。

以上です。

みんなでつくろうダッシュボード！

私ども株式会社ダッシュボードでは、この「ダッシュボードの民主化」を後押しするため、英国ロンドンのソフトウェア「Geckoboard」日本版を共同開発・販売サポートしています。

製品コンセプトは、
リアルタイムデータを使って、
1.誰でもカンタンに
2.見栄え良く
3.判断しやすい
ダッシュボードをつくるれるように！です。

ご相談、お問い合わせ、お待ちしております。
https://geckoboard.dashboard.co.jp/