議事録で困ってる新人はこれを見ろ！議事録の書き方の基本

Crown Catインターン生の清水です！

会社に入ったばかりの頃、新人が必ずやらされるのが…

会議の議事録

ですね。僕も毎週の会社の定例会議では議事録を書いています。
この議事録、簡単な雑用に見えて実はスキルが必要で難しい。良い書き方が分からず困惑している方も多いのではないでしょうか。かく言う僕もそんな人間の一人でした。
ただ、社長やコンサル出身の上司からフィードバックを受けるうちに、つまづいたポイントを１つずつ克服することができ、少しずつ議事録の攻略法が見えてきました。
今回は
「基本的な議事録の書き方が分からない」
「どうすれば分かりやすい議事録が書けるのか知りたい」
という議事録初心者の方向けに、僕が学んだ議事録の基本的な書き方をまとめていきます！
※今回は決定事項・todoだけではなく、発言者やその内容まで書く詳しめの議事録について書いていきます！
具体的には以下のような形式のものです。

・3か月後リリース予定のクイズアプリを開発している。
　さらに必要な機能はあるか。（田中）
　・クイズが自作できる機能もつけるべきである。（鈴木）
　　★クイズの自作機能を来週までに実装する。（田中）　todo1

会議中にやること

１．発言者とその内容を箇条書きで書いていく
まだ議事録に慣れていない方は、会議中はとにかく
・発言者
・発言内容
・決定事項＆todo
をメモすることに徹しましょう。
会議中の会話は話題があっちこっちに飛んだり、急に関係のない話がぶっこまれてきたりします。そんな中でキレイに分かりやすいメモを取るのは初心者には無理です。笑
まとめるのは後で時間をかけてできます。慣れるまでは後で見て分かる程度に発言者と発言内容の要旨を全力で書き留めましょう。

２．ざっくり論点ごとにグルーピングしておく
ある程度慣れてきたら、「今はこんな話をしているな」という視点でざっくり内容をグルーピングしておくとよいです。グループごとに線などで区切ると分かりやすいですね。これだけでも後での議事録作成が楽になります。

会議後にやること

いよいよ会議中にとったメモをもとに議事録を作成していきます！
１．会議内容を構造化する
まずは会議全体の形を分かりやすくすることが必要です。
「分かりやすい」とは「見えやすく構造化されている」ということです。
メモを見ながら論点ごとに会議を構造化しまとめていきましょう！
・・・と言ってもそれが難しいんですよね笑
少しでもコツが分かるように僕のまとめ方を紹介します！
僕はこんな図を意識してまとめています↓

アジェンダを話の状況から共有or議論or質疑に分け、そこからさらに具体的な内容に分けていく。
最初に共有or議論or質疑という風にジャンル分けをすれば、その後の具体的なまとめが簡単になりますし、初めて見る人も読みやすくなります。（ジャンル分けの仕方は会議の内容によって柔軟に変えていった方がよいと思います）
原則この図に従って、適宜
・あっちこっちに飛んでいた話を整理して、
・構造図に乗らない部分をそぎ落として、
全体を整えていきます。

２．作った構造を議事録に落とす
上で作った構造図を実際に議事録の形に落としていきます。
下のように階層ごとに字下げを使って区別します。

・アジェンダ
　・共有
　　・共有内容１
　　　・（共有内容１に関するやりとり）
　　・共有内容２
　　　・（共有内容１に関するやりとり）　

これに従うと、例えば以下のような感じになります。

・今週の進捗確認
　・共有
　　・来月リリース予定のサイトのデザイン案を作成した。（田中）
　　　・作成したデザイン案は佐藤にも共有しておいてほしい。（鈴木）
　　・プロジェクトAのWBSを作成した。（山田）

３．発言内容を編集する
会議での発言は話し言葉なので、そのまま議事録に書いてはいけません。議事録に適した書き言葉に直しましょう。
ここでいくつか注意すべき点があります。
①主語と述語を入れる
当たり前のことに見えますが、話し言葉では主語が抜けることが結構多いです。
主語が無いと議事録を読む側には意味が伝わりません。明確な主語と述語を入れるように心がけたいところです。

②短い言い切りの文にする
基本的に全ての文章は1行以内に収まる長さにします。どうしても無理な場合でも2行以内に抑えたいところです。
長すぎる文章は主旨がブレますし、読む側からしても読みにくくなってしまいます。
短くするコツとしては、カタカナ語・熟語を駆使することです。文章で説明するよりもだいぶ短くなりますし、見た目がカッコよくなりますよ！

③発言をより分かりやすく書き換える
発言者によっては伝え方が遠回しだったり筋道立っていなかったりして、内容が分かりにくい場合があります。そのような場合は、発言の主旨をくみ取ってセリフを書き換えてしまいましょう。
たとえば、以下のような実際の会話があったとします。

上司
「広告運用が上手くいってないみたいだけど、何か思い当たる原因ってある？」
部下
「うーん、はじめはターゲットがズレてるのかと思ったんですけど、調べてみたらそんなにズレてるわけでもなさそうなんですよね。もしかしたら広告のクリエイティブが思ってるより刺さってないのかなぁ…」

このような会話はどのように言い換えればよいでしょうか。
この会話だと、上司は広告運用が上手くいっていない原因を聞いているのに対して部下の答えはなんだか的を得ません。笑　要するに原因はまだはっきりとは分かっていないということでしょう。
ですから、議事録にはこのように書きます。

・広告運用が上手くいっていない原因は何か。（上司）
　・原因はまだ不明のため、調査中。（部下）

④決定事項とtodoにはマーキング
会議で一番重要なのは決定事項とtodoですね。ここはパッと見ても目に入るようにマーキングして目立たせましょう。
僕は決定事項とtodoを明示したうえで、決定事項は太字、todoは★を付けて赤字にしています。

例
・現在のバナー広告ではCVRが低い。
　改善点は分かっていない。（田中）
　・表示されるキャッチコピーが不適。
　　来週もCVRが改善しなければキャッチコピーを変更すべき。（鈴木）
　・来週バナー広告のCVRが改善しなければキャッチコピー変更（田中）　決定事項
　・★新しいバナー広告キャッチコピーを来週までに考案する（田中）todo

以上、議事録にまだ慣れていない方向けに基本的な事柄を書いてみたつもりです。
これからも議事録の書き方で気づいたことは記事にしていきたいと思っています。一緒に議事録マスターを目指して練習していきましょう！