パワポ初心者がよくやる、ホントはやってはいけないこと５選

こんにちは！Crown Catインターンの清水です！
弊社は社員への研修制度が非常に充実していることで有名でして（あからさまなヨイショ笑）、僕も先日オンラインで「Power Point研修」を受けてきました！
コンサルタントの方から分かりやすい資料の作り方を学ぶことができ、
非常にためになったのですが、、、
教わったことの中で

「うわ、俺これ今まで普通にやってたけど超アウトやん・・・」

と思ったことがいくつかありました！
今回は、パワポ初心者の方向けに、「やりがちだけど絶対に避けるべきポイント」をご紹介します！

１．「～について」というタイトル文

みなさん、スライドの一番上にはタイトル文をつけると思います。
ここで、例えば「本日の会議について」のように、「～について」というタイトルをつけるのはアウトです！

なぜなら、タイトルが「そのスライドで何が言いたいのか？」という問いの答えとして不十分だからです。

スライドにおけるタイトルの役割とは、
・そのスライドで何の話をするのか、端的かつ具体的に伝える
・スライドの導入として、読み手が中身を理解するのを助ける
ことです。タイトルを読んだだけで、そのスライドでする話を具体的に想像させなければいけないのです。

この観点から見ると、「～について」というタイトル文では、そのスライドで何の話をするのかが非常に曖昧になっています。「本日の会議について」というタイトルでは、内容が「会議の目的」なのか「会議のアジェンダ」なのか「会議が開かれた背景」なのか、具体的に伝わってきません。
「～について」という文章は情報量がほとんどないのです。みなさんだって「桃太郎ってどんな話なんですか？」って聞いて「桃から生まれた青年についての話です」って答えられたら、？？？ってなりますよね？笑

ですから、望ましいタイトルは例えば以下のようなものになります。

×「本日の会議について」　→　○「本日の会議の目的」
×「現在の課題について」　→　○「現在の課題の原因」

逆に、もしタイトルが具体的に思いつかない場合は、そのスライドの目的をきちんと設定できていない場合があります。そのような場合は、「どのスライドでどんな話をするのか？」という全体設計を考え直すとよいでしょう。

２．ボディ部分の構図が分かりづらい

ボディ部分での論理を上手くビジュアル化できていないことは結構多いです。
例えば、以下のようなスライドはどうすれば見やすくなるでしょうか？

このスライドだと、それぞれの文章を読まないとシナリオ別の違いが分かりません。どんな構図にすれば伝わりやすくなるでしょうか。
このスライドのように複数のものを比較しているときは、例えば表にするとかなりビジュアルが良くなります。

こんな感じですね。
スライドの構図を考えるコツは、「そのスライドで示したい内容・論理展開を明確にすること」ことです。読み手に伝えたい内容・論理がはっきりしていれば、適した構図も自ずと決まってきます。
例えば、上のように複数のものを比較して見せたいなら表が良いでしょうし、時系列のものを示したいならフローチャートが良いでしょう。
構図の詳しいパターンについては、以前『外資コンサル資料を見てパワポで使える図解パターンをまとめた 』で書いていますので、そちらを見てください！

３．小見出しをつけない

箇条書きや表などを作るとき、小見出しをつけていないと内容の理解に時間がかかる場合が多いです。

例えば、以下の２枚のスライドを見てください。

２枚目のスライドの方が見やすく、理解も簡単に感じませんか？
ただの箇条書きも、このように小見出しを付けることでかなり分かりやすさが変わります。
この小見出しのテクニックは、箇条書き以外でもいろいろ使えます。例えば、以下のような感じです。

こんな感じで、箇条書きだけでなく表、フローなどでも威力を発揮するのが小見出しです。ぜひ意識して使っていきましょう！

４．無駄にカラフルにしちゃう

これは初心者あるあるですよね笑
とりあえず見た感じのクオリティーUPを狙って適当にカラフルにしてしまうやつです。
例えばこんな感じでしょうか？

…まあさすがにこれは極端にやりすぎましたが笑、何にせよスライドはシンプルに作った方がよいです。
もちろんこれは業界や職種にもよるところがあるとは思うので、一概に言えるものではないですが、一般的なビジネスの資料では基本的に白と黒（およびグレー）、強調部分のみ青など別の一色を使うのが無難です。
例えば、下のように黒の濃さを変えてグレーを駆使するだけでも十分わかりやすい見た目が作れます。

５．オブジェクトのサイズを手動で変えちゃう

テキストボックスや図形などのサイズを調整するとき、カーソルを合わせてマウスドラッグでサイズ変更していませんか？
次から、上部タブの「図形の書式」→「サイズ」で数値を入力して変えた方がよいです！

なぜかというと、そもそもオブジェクトのサイズはスライドの構図から逆算して決めておくべきだからです。
どういうことかというと、スライドの大まかな構図を決めた時点で、適切なオブジェクトの大きさはおおよそ決まってきます。
下に示すように、スライドのボディに使える大きさは縦が13.5㎝、横が25.4㎝です。

なので、スライドのどこに何のオブジェクトを配置するか？を決めた時点で、各オブジェクトの大きさは決めることができます。
例えば、以下のような構図を作ろうと思ったら、縦13.5㎝を2つに分けるので、スペースも考慮してボックスの縦は6㎝、横25.4㎝を3つに分けるのでボックスの横は8㎝、といった具合です。

あとは、実際に作ったオブジェクトのサイズをこの通りの数値にして並べるだけです。

また、サイズを数値入力にするもうひとつの理由は、適切なサイズを数値で覚えていた方が作業効率化につながるからです。自分の中で「この大きさがキレイに見える」と思うサイズを覚えておくことでサイズに悩むorサイズを調整する時間が短縮できます。

例えば、「14ptで１行の場合は高さは0.8㎝、２行の場合は1.2㎝」のように覚えておけば、同じ場面に出くわした場合にすぐ再現ができます。
（下の画像は拡大してあり大きさは正確ではありません）

最初はつい手動でサイズを変えたくなってしまいますが、慣れて適切なサイズを覚えてくると、作業も随分早くなるはずです。

さいごに

いかがだったでしょうか？
初心者の僕としてはどれも新鮮な内容だったので、同じようにパワポに慣れていない方は、これを見て少しでも参考にしていただければ幸いです！