情報が流れる経路と順番を明確にして、社内外のストレスを減らす
本年もよろしくお願い申し上げます。
さて、会社の業務が上手く流すコツの一つが情報の受渡しをスムーズにするということがあります。
受注、注文内容確認、商品の制作、商品の発送、そして、お金の決済。
会社では、営業、製造、総務といったように様々な部署が関係してくるため、各部門間において情報の受渡しがスムーズでないと、それぞれの仕事がどうしても遅れ遅れになります。
営業部から製造部門へ正確な情報が伝わらないと、誤ったサイズの商品を作ってしまう恐れがあります。また、商品の製造が終わっても、発送部門にその連絡がすぐに届かないと、せっかく出来上がった商品が工場の棚で寝てしまうこともあります。
そして、大事なお金の決済の確認があやふやだと、商品を納品したのに、お金がなかなか入金されなくて困るという状況だって生まれるかもしれません。
すべての業務を自動的に完結するようシステムを構築するのは簡単にできることではありません。けれども、業務フローにおいて、「いつ、誰が、誰にどんな情報を伝えるのか」を明確にすることはちょっと工夫すれば必ずできます。
各業務の細かいやり方は別にして、業務フローにおける情報の受渡しを明確にすることで、業務の流れはよりスムーズになります。
仮にシステムを導入するにしても、業務フローにおける情報の受渡しがあいまいなままシステム開発を進めてしまうと、お金をかけたけれど実際には使い勝手の悪いシステムになる恐れがあります。
今はインターネットを通して取引が完結するビジネスが増えています。しかしながら、時々不満に思うのは、こちらからのアクションに対して、先方のレスポンスが悪い時です。
この点、以前チラシを作る際に利用したプリントパックでは、こちらが何か依頼すると、依頼を受けたことに対する確認がすぐに届き、いつ頃出来上がるのか、いつ発送するのか、についてタイムリーに報告が届くので、「あれっ、どうなっているの？」というストレスをまったく感じませんでした。
プリントパックのケースは、データの入稿、商品代金の入金があって初めて受付完了となり、その後、データチェック、印刷加工、発送という手順で進んでいきます。おそらく、これらの流れがきちんとシステムとしてしっかり構築されているため、注文した側に対して的確なタイミングで情報を発信できるのではないでしょうか。
社内においても、また、発注元である社外に対してもストレスフリーを目指すには、まずは情報の受渡しの明確化からです。
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