〔３〕「ちゃんと言ったはずなのに...」ナゼか伝わっていない...をなくす！誤解を防ぐ質問力
「あれ？
ちゃんと言ったはずなのに全然、
話が伝わってない…」
そんな経験はありませんか？
会議で「〇〇やっといてね」
と頼んだはずなのに、
なぜか違うことが起きていたり…。
「〇〇さん、
◯◯の資料作成お願いします」
と伝えたはずなのに、
全然違う資料が出てきたり…。
ビジネスシーンでは、
このような「言ったはずが伝わらない」
というコミュニケーションの行き違いは、
日常茶飯事で起こりますよねー
「また言わなきゃ…」
「なんで分かってくれないんだろう…」
と、イライラしたり、
うんざりしたりしますよね。
「もしかして、私に何か問題があるのかな…？」
「どうすれば、ちゃんと伝わるんだろう…？」
そんな風に、
不安に思っている方もいるかもしれません。
ご安心ください。
あなたに原因があるわけではありません。
実はこれ、
質問力さえ鍛えれば、
簡単に解決できるんです！
「え？質問で解決できるの？」
そう思ったあなたは、
ぜひこの記事を読んでみてください。
今日のnoteでは、
「言ったはずが伝わらない」原因から、
誤解を防ぐための具体的な質問術、
そして質問力を高めるためのトレーニング方法まで、
余すところなくお伝えします。
この記事を読めば、
「言ったはずが伝わらない」
という悩みから解放され、
スムーズなコミュニケーション術を
手に入れることができるでしょう。
さらに、
質問力を高めることで、
仕事の効率や人間関係まで改善されるという、
嬉しいおまけ付きです。
「伝え方」ばかりに
気を取られていませんか？
「質問力」
という新たな武器を手に入れて、
よりスムーズなコミュニケーションを
実現できるはずです！
セクション１：なぜ「言ったはずが伝わらない」のか？
コミュニケーションのメカニズムと誤解が生じる原因
私たちは、
普段何気なく会話をしていますが、
コミュニケーションのメカニズムは
実はとても複雑です。
まず、
「伝えたいこと」を言葉や表情、
ジェスチャーなどを使って
相手に伝えようとします。
しかし、
相手はあなたの言葉や表情を
そのまま受け取るわけではありません。
相手は自分自身の経験や知識、
価値観というフィルターを通して、
あなたの言葉を解釈します。
そのため、
まったく同じ言葉を使っても、
相手によって解釈が異なることがよくあります。
【人は自分のフィルターを通して
相手の言葉を解釈する】
たとえば、
「〇〇やっといてね」という言葉。
あなたは「簡単な作業」をイメージしていても、
相手は「難しい作業」だと解釈するかもしれません。
また、
「〇〇さん、資料作成お願いします」という言葉。
あなたは「〇〇に関する資料」
をイメージしていても、
相手は「△△に関する資料」だと
解釈するかもしれません。
このように、
人は自分自身のフィルターを通して
相手の言葉を解釈するため、
誤解が生じやすいのです。
【「言ったつもり」「聞いたつもり」の落とし穴】
さらに、
「言ったつもり」「聞いたつもり」
も誤解の原因になります。
「言ったつもり」とは、
「〇〇と言ったはず」
と思い込んでいるだけで、
実際にはきちんと伝えていないことを指します。
「聞いたつもり」とは、
「〇〇と聞いたはず」と思い込んでいるだけで、
実際にはきちんと聞いていないことを指します。
人間は自分に都合の良いように解釈したり、
記憶を改ざんしたりする傾向があります！
そのため、
「言ったつもり」「聞いたつもり」
になっていると、
誤解が生じやすくなります。
【誤解が生まれるプロセス】
具体的な例を見てみましょう→
あなた：
「〇〇さん、明日の会議の資料、
午前中までにお願いします」
〇〇さん：「分かりました」
この会話だけを見ると、
問題なさそうに思えます。
しかし、
実際には以下のような誤解が
生じているかもしれません→
あなた：
「午前中」というのは「10時まで」をイメージしていた。〇〇さん：「午前中」というのは
「12時まで」をイメージしていた
あなたは「10時まで」に
資料が完成しているものだと思っていたのに、
実際には「12時まで」に
完成すれば良いと〇〇さんは思っていた、
というわけです。
これでは、
会議の準備が間に合わなくなるなど、
支障が出てしまいます。
「言ったはずなのに伝わらない」という状況は、
このように些細な誤解から生まれるのです。
セクション２：誤解を防ぐための質問術
「言ったはずが伝わらない」
原因について解説しました。
では、どうすれば誤解を防ぎ、
スムーズなコミュニケーションを
実現できるのでしょうか？
その鍵を握るのが、質問力です。
質問は、
相手の言葉の意図を明確にしたり、
誤解を解消したりするための有効な手段です。
適切な質問をすることで、
相手との認識のズレを早期に発見し、
手戻りやトラブルを防ぐことができます。
また、質問は相手に安心感を与え、
信頼関係を築く上でも重要な役割を果たします。
「この人は、
私の話をちゃんと聞いてくれている」
「この人になら、
安心して相談できる」
そう思ってもらうことで、
相手はより積極的にコミュニケーションを
取ってくれるようになります。
◎誤解を防ぐための質問のポイント
誤解を防ぐためには、
どのような点に注意して質問すれば良いのでしょうか？
ここでは、
具体的な質問のポイントを４つご紹介します→
１．相手の言葉の意図を明確にする質問
相手の言葉には、
表面的な意味だけでなく、
隠された意図や背景がある場合があります。
「〇〇やっといてね」という言葉であれば、
「〇〇」が何を意味するのか、
いつまでに対応すれば良いのか、
具体的な手順はどうすれば良いのか、
などを確認する必要があります。
例：
「〇〇について、
もう少し詳しく教えていただけますか？」「〇〇とは、
具体的にどのようなことを指しますか？」「〇〇について、
何か懸念点はありますか？」
２．具体的に質問する
抽象的な質問は、
相手に曖昧な回答を招きやすく、
誤解を生む原因になります。
質問する際は、
具体的な内容や数値などを
盛り込むようにしましょう。
例
「〇〇の資料作成について、
〇〇というデータは必要ですか？」「〇〇の件について、
いつまでに結論を出す必要がありますか？」「〇〇の件について、
予算はどのくらいですか？」
３．別の言葉で言い換えて質問する
相手の言葉を別の言葉で言い換えて質問することで、
相手の理解度を確認することができます。
相手が勘違いしている場合には、
その場で修正することができます。
例
「〇〇ということですが、
つまり△△ということでしょうか？」「〇〇という理解でよろしいでしょうか？」
「〇〇について、△△という解釈で合っていますか？」
４．確認のための質問をする
質問の最後に、確認のための質問をすることで、
誤解を防止することができます。
例
「〇〇について、
〇〇という理解でよろしいでしょうか？」「〇〇について、
何かご不明な点はありますか？」「〇〇について、
他に確認しておきたいことはありますか？」
↓状況に応じた質問の使い分け↓
質問は、
状況に応じて使い分けることが重要です。
【会議での質問】
会議では、議論を深めたり、
結論を導き出すための質問が必要です。
例
「〇〇について、
賛成の理由と反対の理由を教えてください。」「〇〇について、
他にに考慮すべき点はありますか？」「〇〇について、
具体的な行動計画はどのようになりますか？」
【部下への質問】
部下への質問は、
指示や指導を適切に行い、
成長を促すための質問が必要です。
例
「〇〇について、
何か困っていることはありますか？」「〇〇について、
進捗状況はどうですか？」「〇〇について、
何か私にできることはありますか？」
【取引先への質問】
取引先への質問は、
相手のニーズを的確に把握し、
信頼関係を築くための質問が必要です。
例
「〇〇について、
どのような点に課題を感じていらっしゃいますか？」「〇〇について、
どのようなことを期待されていますか？」「〇〇について、何かご要望はありますか？」
質問をする際の注意点
質問をする際は、
相手に不快感を与えないように
注意することが大切です。
相手の気持ちを尊重し、
丁寧な言葉遣いを心がける！相手の話を遮らない！
質問攻めにならないように注意する！
質問するタイミングを見計らう！
これらの点に注意して、
円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
セクション３：質問力は誰でも身につけられる！
質問力は、
誰でも身につけることができるスキルなんです。
特別な才能や訓練は必要ありません。
ちょっとしたコツと意識があれば、
質問力はグングン伸びていきます。
そこで、
誰でもできる簡単なトレーニング方法を
３つご紹介します→
１．１日１回、質問してみる
まずは、
１日１回、
誰かに質問してみることから始めましょう。
「今日のランチは何？」
「あのドラマ面白いかな？」
そんな些細なことで大丈夫です。
質問するという習慣を
身につけることが大切です。
家族や友人との会話、
お店での店員さんとの会話、
職場での同僚との会話など、
どんな場面でも構いません。
「これってどういう意味なんだろう？」
「もっと詳しく知りたいな」
そう思ったことを、
そのまま質問してみましょう。
２．質問のバリエーションを増やす
慣れてきたら、
質問のバリエーションを増やしてみましょう。
質問には、
様々な種類があります→
オープンクエスチョン：
相手に自由に答えてもらう質問
（例：「〇〇についてどう思いますか？」）クローズドクエスチョン：
はい、 いいえで答えられる質問
（例：「〇〇ですか？」）具体的な質問：
具体的な内容や数値を尋ねる質問
（例：「〇〇の資料作成に必要な時間はどのくらいですか？」）抽象的な質問：
概念やアイデアについて尋ねる質問
（例：「〇〇とはどのようなことですか？」）
様々な種類の質問を使いこなせるように、
意識して質問してみましょう。
例えば、
初めて会う人には、
共通の話題を見つけるためにオープンクエスチョンを使う会議で結論を急ぐ場合は、
クローズドクエスチョンを使う部下に指示を出す場合は、
具体的な質問で理解度を確認する
など、状況に合わせて
質問を使い分けることも大切です。
３．相手の反応を観察する
質問したら、
相手の反応をよく観察してみましょう。
表情
言葉
態度
相手が質問に答えにくそうだったり、
不快感を示していたりする場合は、
質問の仕方や内容を見直す必要があります。
「もしかして、この質問は失礼だったかな？」
「この質問の仕方は分かりにくかったかな？」
そう考えながら、
相手の反応に合わせて
柔軟に対応することが大切です！
また、
相手が気持ちよく答えてくれる場合は、
どんな質問が効果的だったのかを分析してみましょう。
「この質問の仕方は分かりやすかったな」
「この質問の内容に興味を持ってくれたみたいだな」
成功体験を積み重ねることで、
自信を持って質問できるようになります。
これらのトレーニングを毎日続けることで、
あなたの質問力は自然と高まっていくでしょう。
質問力が上がると、
コミュニケーションがスムーズになるだけでなく、
仕事や人間関係も良好になります！！
ぜひ、今日から質問力トレーニングを始めてみましょう！
質問力が高い人は、
人生の自由度も比例して高くなりますよ！！
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森 良太の「これ余談なんですけど…」》
質問力は、
人生を大きく左右する力を持つものだと、
私は思っています。
そうはいっても私、
昔は大の質問下手だったんです。
「言ったはずなのに伝わらない！」
「なんで誰も分かってくれないんだ！」
と、
上司や部下、取引先、
あらゆる人物に対して
イライラしていた時期がありました。
今でこそ、
COOなんて肩書きで仕事をしていますが、
若い頃は本当にひどくて…。
例えば、
「〇〇やっといてね」と 曖昧な指示を出した挙句、
「なんでこんなことやってるの！」と怒鳴ったり。
挙げ句の果てには、
「森さんの言ってることはよく分からない」
と部下に陰口を叩かれたり…
そんな状態が続いたある日、
直属の上司にこう言われたんです。
「森さん、もっと質問したら？」
「え？質問ですか？」
「そう。
質問は相手を理解するための最高のツールだよ。
質問すれば、相手の意図や考えが分かる。
誤解も減るし、
コミュニケーションもスムーズになる。
それに、質問は相手への興味を示すことにも繋がる。
相手も気持ちよく話してくれるようになるよ」
…言われてみれば、確かにそうなんです。
当時の私は、
「言ったつもり」「分かったつもり」でいただけで、
相手のことを全く理解しようとしていなかったんですね。
それからは、
意識して質問をするようにしました。
最初は戸惑いましたが、
質問を重ねるうちに、
相手との距離が縮まっていくのを実感しました。
相手も積極的に話してくれるようになり、
会議や打ち合わせもスムーズに進むようになりました。
もちろん、
質問力は一朝一夕に身につくものではありません。
失敗もたくさんしました。
でも、失敗から学び、
改善を繰り返すことで、
少しずつ質問力を高めていくことができました。
今では、
社員とのコミュニケーションは、
私にとって大きな喜びの一つです。
「〇〇さん、
何か困っていることはありますか？」
「〇〇さん、
このプロジェクトについてどう思いますか？」
質問を通して、
誰かの成長をサポートできることに、
大きなやりがいを感じています。
質問力は、仕事だけでなく、
プライベートでも役立つスキルです。
ぜひ、あなたも質問力を磨いて、
より豊かな人間関係を築いてください。
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