仕事ができる人はテキストコミュニケーション力がある。
テレワークになってから、
・ITツールを使いこなすスキル
・テレワーク環境下でのマネジメントスキル
など新しい働き方に伴い身につけるべきスキルがあったと思います。
今回は、それらの中でももっとも重要と言える「テキストコミュニケーション力」について紹介したいと思います。
メラビアンの法則を知っていますか？
「3Vの法則」または「7-38-55ルール」と呼ばれる心理学の法則。人間は他人とコミュニケーションを取るとき、言語・聴覚・視覚の3つの情報から相手を判断しています。その内訳は以下です。
実は言語情報はたった7%しか影響を与えていません。メッセージを伝えるときに、声のトーンやジェスチャーが言いたいことと一致していないと誤解させてしまう可能性があるということです。
つまりテレワークでテキストコミュニケーションが中心になる中で、「なんだか言ってることが伝わらないなあ」と感じるようになった方は、今まで身振り手振りやなどの空気感で相手に理解させていた可能性が高いです。
テキストコミュニケーションとは
主にオンライン上でのコミュニケーションに用いられるチャットやメールを使ったコミュニケーションのことです。対面式でのコミュニケーション機会よりも、文字ベースでのコミュニケーションスキルが必要です。
「ありがとうございます。」より、「ありがとうございます！」の方が気持ちがこもっているように感じませんか？（本当にこもっているかどうかは別にして...）
リアルに対面していれば直接相手の表情やしぐさを見ながら言葉を交わしたり、ジェスチャーを加えたりすることができました。
テキストコミュニケーションは、いかに文字のみで相手に理解してもらえるように、文章や表現に工夫や配慮を付け加えることが大切です。
メリット
コミュニケーションのミスを防ぐ
対面式でのコミュニケーションに発生しやすい「言った・言わない」のトラブルや、指示内容が不明確による誤解を防ぐためにも、記録が残るというメリットがあります。
非同期なので働く時間場所を問わない
対面式であれば、「今日15:00に▲▲会議室で！」と集まる必要はありません。お互いの時間と場所を拘束することはコストです。その時間に働けなくても自分の都合の良いタイミングでメッセージを受け取れます。
うまく行うコツ
①主語を明確にする
誰に言っているのかを把握しにくいためです。チャットにはメンション機能がありますし、議事録等を書く場合も to全員、to佐々木さんなどのように記載しておくのが良いでしょう。
②短くまとめる
チャットで「お疲れ様です。」「お世話になります。」から始めていませんか？とにかく短くまとめるということが難しくなります。特にチャットはたくさんの情報が流れるように飛んできます。素早く処理したい側にとって、「お疲れ様です」を読むだけ無駄な時間と労力だと気をつけましょう。
③過去のやりとりを引用する
例えば、「あの件の進捗どうなった？」と聞かれた時に、わざわざイチから「それは〜」と説明せずに、過去のやりとりを引用して時間短縮しましょう。文章が長くなったり、返答に時間がかからないように、過去のやりとりを引用し、テキスト情報をなるべく簡潔にすると効果的です。
④内容を曖昧にしない
テキストで「これ早めによろしくね！」と言われても、どれだけの優先度なのか重要度なのかわかりません。リアルであれば相手の気迫がすごいからこれは重要だ！と判断していたかもしれません。
「この案件は〇〇くらいの重要度で、いついつまでに仕上げて欲しい。」と丁寧に指示を出しましょう。普段の会話でも7%しか影響しない言語情報をテレワークでは蔑ろにしてはいけません。
でも、テキストだけでは難しいこともあるよ....
仰るっ通りです。その場合は別の手段を使うことも考えるなど柔軟に適切なコミュニケーション手段を切り替えましょう。
とはいえ、一番多いのはちょっとした雑談や相談で、web会議ツールのリンクをわざわざ発行するほどではない、というコミュニケーションではないでしょうか。そのオフィスと同じような環境を再現する仮想オフィスはいかがでしょうか。
・相手が今忙しいのかどうか、がひと目で判断できます。
・常時接続なのでオフィスですれ違う時のように声かけができます。
もし、ご興味ある方は以下のリンクをご覧ください。
今回もnoteをご覧いただきありがとうございました！