英文メールでお困りのそこのビジネスマン！必見！
おはようございます！
連日の暑さも終わりひんやりとした朝ですね、、、台風1号「マラカス」の接近により雨も降るみたいなので皆さんお足元にはお気をつけください！
今回は筆者も常日頃英文のメールをすることがあるので使える表現をいくつかまとめてみます。
バックグラウンドとして大学では言語学及び英語教育学を専攻し英語教師としての勤務後、ヨーロッパとのやり取りを頻繁に行う民間企業で働いております。大学では英語の成り立ちなどを楽しんで行っていたオタクでした。(ゲルマン民族がヨーロッパで英語のおおもとの言語を使用しており～という内容、、、、)
学校では教えてくれない英文でのビジネスメールは私も非常に苦労したので何かの役に立てば幸いです。
構成について
それではメインフレームである構成について考察していきましょう。
①敬辞
②あいさつ
③本文
④末文・結辞
以上、4つのシンプルな構成！意外と簡単なのでは、、、？
それではパートごとに詳細を見ていきましょう。
①敬辞
◎フォーマル表現
-具体的な担当者が分からない場合
Dear Sir or Madam,
Madamも入れることで性差別が起こらないようにしている箇所もポイント
To whom it may concern,
少し堅く古風な表現になってしまうかもしれません
-具体的な担当者が分かる場合
Dear Mr./ Ms. 名前
◎カジュアル表現
Good morning/ Good afternoon/ evening
筆者は必ず相手のローカルタイムに即した挨拶を使用しています。
ヨーロッパとのやり取りが多いので日本時間15:00で向こう現地時間は7:00(今はサマータイム)なのでGood morningを使う
日本人の相手を思いやる気持ちが表れれば勝手な気遣い
Hi/Hello, 名前-san/ To 名前-san,/
②あいさつ
メールの状況にもよるのですが例えば新規営業の場合などは
I hope you are doing well. (お元気でしょうか)
Allow me to introduce myself. (私自身の紹介をさせてください。)
I'm 名前 of AB company. (私は~と申します。AB会社の者です。)
I'm reaching out because SV~. (主語+動詞でしたのでご連絡いたしました。)
※主語+動詞のパートは例えば we believe that your product should sell very well in Japanese market.(あなたの製品は日本市場で良く売れると私たちは考えたので)などが当てはまります。
これは日本の会社が海外メーカーに対してアプローチする際になどに使用できますね。
筆者はこのコロナ禍で取引先相手ともrelationshipが出来上がっている状態では
We hope you are doing well.
We expect you are keeping/doing well/good.
We're sure that you keep well.
など健康を気に掛ける文章を送ることが多いですね。そうすると返答に各国のコロナ状況の内容が帰ってきたり、「日本はどう？」と本文前のスモールトークに繋がり良好な関係も築けるのではないかと思います。
またカジュアルに
Hope you are having a great week.
We hope this email finds you well.
などもよく送りますね。後文は週末限定ですが、、、また主語を省略してしまうことも仲の良い関係であれば失礼にはあたりません。そしてお気づきかもしれませんが主語が"We(私たち)"なのも筆者としてはポイントだと思います。
インターネット検索でビジネスメールをググると主語は"I(私は)"が多いので「お、この文そのままコピペすれば良いや！」となると思うのですがちょっと待って！
その文章が会社の将来を左右するときはどうするの？その意見が会社の総意の場合は？やはりそこは会社を意味する私たち"We"を使ってオフィシャルに書くのも1つの技法であると思います。
また送信したメールへのフォローアップの意味合いがある場合は
We're getting back to you~
As you mentioned on our phone call~
Following up on my latest email~
We're currently checking in on~
As promised, here's~
Here's more information on~
など前に話した内容を再度リマインドさせる内容も重要であると感じます。
特に日本人はまじめできっちりとした性格の方が多いので安心ですが(人によってはいい加減ですが)海外の人は意外と「その話なんだっけ？」ってことも多いです。こっちは急いでいるのにギャップがあることが多々あるのでリマインド・フォローアップは重要かも
③本文
本文に関しては内容によりけりなので深追いしませんが例えば使える表現としては
目的を伝える
We're writing this email to inform you~.
依頼・頼み事
Please kindly ask you to ~.
Could you kindly ~?
Would you mind~?
お礼
Much appreciated your prompt reply.
Thank you for~.
提案する
We suppose that we should~.
催促する
This is just remind you.
This is a friendly reminder for the deadline.
It would be great if we could hear from you again.
Awaiting your reply.(少し脅迫めいた強めな感じ)
④末文・結辞
Have a lovely holiday/ weekend.
It would be great if you consider our proposal.
Please RSVP by this weekend . (RSVPはフランス語の略称でお返事をください。repondez s'il vous plaitちょっとおしゃれ。
Would you please let us know when you have a question/ concern?
Thank you in advance for your prompt reply, we remain with
など内容に即した後に
◎フォーマル表現
Sincerely yours,
Sincerely,
Your sincerely,
Yours,
◎ややカジュアル表現
Best regards,
Kind regards,
Regards,
Best,
そして最後にフルネームを書けば一通り英文メールの完成！
まとめ
いかがでしたでしょうか？流れだけを書いてしまったのであまり詳しくは突っ込めなかったのですが、メインフローと構成だけをしっかりとしていれば特に問題はないのかと思います。
最初は完璧な内容でかかなければならない！と筆者も思っていました。お世話になっておりますって英語でなんて言うの？？と思っていましたが慣れてしまえば日本語よりダイレクトな表現が多い英文メールはコンパクトで伝わりやすいことに気づきます。
みんなでがんばりましょう！パワー！🌸
Chunche