「契約エージェント数は多いが採用できない…」3つの施策で書類通過2倍、採用決定まで実現
「転職エージェントを活用しているが、なかなか結果に繋がらない」、そんなお悩みはありませんか？
そもそも人事業務は広く、採用以外にも教育や社内研修、人事評価、入退社手続きなど多岐にわたります。採用活動だけに時間を費やせないことも多くあるでしょう。
CASTER BIZ recruitingはリソース・ノウハウの両面で課題を解決すべく、採用のプロが一気通貫で採用活動を強力に推進。その実績は300社を超えます。
今回はエージェントからの紹介数と質を向上することで、採用に至った成功事例を紹介。「なぜCASTER BIZ recruitingは企業の採用を加速できたのか」、担当リクルーターに話を聞きました。
課題は紹介の「数」と「質」
ーー今回、担当した企業はどのような課題があったのでしょうか。
担当したのは、設立数年目のIT企業です。紹介履歴の分析とヒアリングで分かったのは、採用の「量」と「質」がボトルネックになっていることでした。
つまり、エージェントからの紹介数が少ないだけでなく、企業が求める採用要件ともマッチしていなかったのです。
ーーなぜ、数も質も不足していたのでしょうか。
理由は大きく2つあります。
一つは、エージェントに採用要件が正しく伝わっていなかったことです。
具体的には、ソフトウェアやWebエンジニアを募集していたのですが、企業上の特性から、機械学習エンジニアやデータサイエンティストの職能が必須だと思われていたんです。
もしかしたら、“思い込み”によってエージェントと認識のズレが生じていたのかもしれません。
もう一つは、密なコミュニケーションが取れていなかったことです。
当時はエージェント100社ほどと契約があり、特に注力エージェントも定まっていませんでした。そのため、一括周知で広く浅いコミュニケーションしか取れておらず、求人内容への理解が深まらなかったり、関係性の構築ができていない状況。
結果的に、紹介数は集まらず、推薦もミスマッチなものが多くなっていました。
これらの理由から、長らく採用に繋がっていませんでした。時折、選考に進む方もいたのですが、途中で離脱してしまい……。結局、内定承諾率は0％の状況でした。
内定承諾率0％を打破した「3つ」の施策
ーーそのような課題感があるなか、どんな施策を実行したのでしょうか。
着手したのは「注力エージェントの選定」と「コミュニケーションの強化」、そして「面接のフィードバック強化」の3つです。
▼①注力エージェントの選定
まず「注力エージェントの選定」からご説明します。
そもそもエージェントが多すぎると、適切なコミュニケーションが取れなくなります。本来、エージェントとはタッグを組んで採用活動を進めるべきですので、当然、採用に繋がりません。
そのために、注力エージェントを5社ほどに絞り込みました。
ーーどのようにして、絞り込んだのでしょうか。
まず、下記の判断軸に沿ってエージェントを分類していきます。
1「推薦数が多く、通過率も高い」
2「推薦数が少ないが、通過率は高い」
3「推薦数が多いが、通過率は低い」
4「推薦数が少なく、通過率も低い」
応募数、書類通過数（通過率）、一次面接数（通過率）、二次面接数（通過率）、最終面接数（通過率）、内定数、内定承諾数から算出しました。
最も注力すべきは「推薦数が多く、通過率も高い」 エージェントです。
紹介量・質ともに良いのであれば、自社のことをしっかり理解してくれており、マッチした登録者を有している証です。引き続き親密にしていきたいエージェントになります。
次は「推薦数が少ないが、通過率は高い」エージェントに注力します。
紹介数は少くても、通過率が高いのであれば、エージェントが採用要件をしっかり理解していることが分かります。
上記エージェントに注力した後に「推薦数が多いが、通過率は低い」「推薦数が少なく、通過率も低い」エージェントの改善に取り組むかは、状況に応じて判断します。
▼②コミュニケーションの強化
ーーなるほど、その上で「コミュニケーションの強化」に繋げたわけですね。
はい。「推薦数が多く、通過率も高い」エージェントには、さらに踏み込んだ理解をしてもらえるよう、個別のインプットやミーティングをおこないました。
「推薦数が少ないが、通過率は高い」エージェントは、候補者に対して細かくフィルタリングしすぎている可能性があります。
そのため不要に採用要件が厳しくなっていないかすり合わせしつつ、ターゲットとなる候補者の登録があるのかヒアリングをおこないました。
そして「推薦数が多いが、通過率は低い」「推薦数が少なく、通過率も低い」エージェントに対しては、エージェント各社を集めた合同説明会や採用ピッチ資料の共有をすることで、要件理解を深めてもらいました。個別ミーティングも必要に応じて実施しています。
ーー具体的に、どのような方法でコミュニケーションをとったのか教えてください。
通常、エージェントとのやりとりはメールや電話のケースが多いですが、それをチャットツールに変更しました。当然、スピードはアップするので密に連携できるようになります。
また、メールだと「ちょっと書きづらい」ことも共有しやすくなります。頻度を上げるだけでなく、細かいコミュニケーションをとるためにもツール選びは重要です。
▼③面接のフィードバック強化
ーそして、最後が「面接のフィードバック強化」ですね。
それまでクライアントは、選考お見送りになった際、不合格理由をテンプレートでエージェントに伝えていました。
すると、エージェントは具体的に何がミスマッチだったのか分かりません。理由が分からなければ紹介精度の改善もできないのです。
そこで定期的にミーティングを設け、合格理由・不合格理由のすり合わせをしました。全て効率化するのではなく、時間をかけることで成果がでるポイントを見定め、そこに力を注ぐことが重要だと考えています。
ーー3つの施策を実行することで、どんな結果を得られたのでしょうか。
まず、書類選考の通過数が2倍以上になりました。そして、内定承諾率は0％の状況から、数名に承諾いただけました。
さらに採用目標も達成。クライアントも大変喜んでくださいました。そして私たちは、さらに広範囲に渡ってクライアントの採用支援をさせていただけることになりました。
ーーとても嬉しいことですね。成功の要因は何だと思いますか？
はい、一つひとつの採用活動に思い入れがあるため、内定承諾時は私も毎回嬉しいです。
結果を残せた要因は、採用計画を達成するために、私たちがクライアントとエージェントに入り込めたことだと思っています。
常々大切にしているのは、クライアント企業の人事担当として能動的に行動すること。私たちとクライアントは発注者と受注者ではなく、採用成功を目指して共に取り組むパートナーだと考えています。
例えば、面接通過者に対してどのようにアトラクトをするかクライアントと一緒に考えたり、候補者への連絡が滞っている場合は臆せずクライアントに催促します。
事業についてはクライアントがプロですのでそこはしっかり学びつつ、採用に関してはプロとして自信をもってアドバイスするよう心がけています。
なぜ「CASTER BIZ recruiting」は課題を解決できるのか
ーー自社だけで解決できない課題も、CASTER BIZ recruitingと組むことによってクリアできる。その理由は何でしょうか。
CASTER BIZ recruitingは累計300社を超える企業の採用に関わっており、そこで得たノウハウが社内に蓄積されています。これが、私たちが採用活動を成功に導ける理由だと考えています。
「自社のこの数値は他社と比較してどうなのか」「どこを改善すれば成果が出るのか」「しっかり分析したいけど時間が足りない」など、採用担当の方は暗中模索されているケースが多々あります。
私たちは300社以上に関わっているからこそ、成功事例や共通項、平均値についても把握しています。それをもとに適した改善策を取れることで採用成功を実現できるのです。
例をあげると、個々に蓄積されたノウハウを社内共有する仕組みがあります。社内チャットには専用チャンネルがあり、日々カジュアルに質問をしあえます。
とあるクライアントで特定の職種の採用がある場合「おすすめの媒体やエージェントを知りたい」と投稿すると、それに対して社内メンバーからどんどん回答が寄せられます。
私たちはこの「集合知」を日々更新しているからこそ、クライアントが抱える多種多様な課題を解決に導けるのです。
これからも採用のプロとしてクライアントの採用活動に伴走し「キャスターがいないと採用が進まない」と言われる世界を作っていきたいですね。
-------------------------
採用を推進するオンライン人事サービス「CASTER BIZ recruiting」はクライアントの採用チームの一員となって採用業務を推進します。
累計300社を超える企業に導入いただいています。
興味をお持ちいただけましたら、下記よりお気軽にお問い合わせくださいませ！
採用に関連する情報はこちらのマガジンでぐんぐん発信しています！
CASTER BIZ recruitingの中のひとについてもっと知りたい方は、ZUKANのフォローもお願いします！