当たり前だけれども、段取りが大事2⃣
前回は、仕事を請け負う際の注意事項について、ご説明しましたが、今回は請け負ったときに自分の中で整理することについてご説明します。
❸仕事をとにかく細分化せよ
仕事を請け負う際に成果を合意しますが、その成果を出すために、自分が何をすべきか、業務の細分化を必ずしてください。
”自分だったら3ステップ必要で、それぞれどれくらいの期間を要す”みたいに整理しましょう。その1つ1つのステップが自分だけで完結するならよいのですが、途中で上長のチェックが必要、外部の協力会社やチームに依頼すべきことあるのであれば、なるべく早めに相談しておきましょう。
よくある失敗が、目の前の仕事をこなしていき、後々制作会社に確認しないといけない事項に気付くというものです。その段階では、確認のための十分な時間が取れず、精度の低い仕事になってしまいます（もしくは酷いスケジュールで協力を強いるという迷惑なエージェンシーパーソンになります）。
まず手を動かす前に、仕事を細分化し、自分以外の誰かを動かす必要があるなら、先回りして根回しや相談、調整をしておきましょう。
この細分化により、業務の完了までのステップが明確化します。その結果、下記のようなことが判断できます。
1.業務完了までにかかる時間の見込みを精度高く立てられる
2.自分以外の誰かの協力を必要とするかどうか分かる
3.今与えられている条件で業務を遂行できるかどうか分かる
（時間内にできるか、与えられた情報やリソースでできるか、など）
仕事で最悪なことは、請け負った仕事を期限内に完了できないことです。
その原因は人それぞれですが、この「仕事の細分化」によりある程度完了できないリスクを排除できます。
・そもそも自分では完了できない
・そもそも提示されたスケジュールには間に合わない
ということが請け負う時点で判断できると、受理する前にスケジュールの延期や求められているクオリティの低下といった交渉が先に出来ます。
何も考えずにまずは仕事を受理してから考えるスタイルだと、自分のスケジュールなどをコントロールできず、破滅します。
どの仕事も上手くいかず、周りからの評価も悪くなり、信頼されなくってしまうので、この「仕事の細分化」はとても重要です。
❹難しい仕事から取り掛かること
ここまで読まれた方なら、仕事を請け負った際にまず細分化していると思います。その細分化された仕事の優先順位の付け方についてが、この4番目のポイントです。
基本的にはスケジュールという時間軸で優先順位をつけたいのですが、仕事における優先順位を考える上では2軸目も踏まえて検討しなければいけません。
「スケジュール（時間）軸」に加えて「難しさ（不明確さ）軸」です。
この難しさ軸というのは、細分化した中でも、自分がその業務を進めるための行動や取り組み方が不明確なものがあるときに注意すべきことです。
今までの経験でざっくりと想定の取り掛かる時間を予測していても、その内容が不明確だと、”自分の経験値不足で、実はもっと時間を要するものだった”、”他の人の手を借りる必要があった”といった事態になりかねないです。
だからこそ、少し時間に余裕があるうちに、難しい作業や業務には先に取り組み始めて、その全容をなるべく早く把握することが重要です。
取り掛かると、必要な作業や時間、他社への相談有無などが見えてくるものです。
❺ゼロから取り掛からず、前例・類似事例を探すこと
そもそも自分の能力を過信しないことが5つ目のポイントです。”自分なら出来る！”ではなく、”自分だけじゃ出来ないから、参考になる情報を集めよう！”というマインドが大事です。
よくあるのが、せっかく前例や類似の事例があるのに、それを参照せずゼロ（まっさら）な状態から取り組み始めることです。大きな会社であれば、提出するのに必要な資料のフォーマットや類似のものは、社内で探せばいっぱい出てきますし、今の時代ネット上にいくつも転がっています。
それなのに、探す努力もせずに自分を過信して、ゼロから取り掛かっていたのでは、作業の効率も精度も悪いままです。
少しだけ面倒だと思う前例を調べる作業をすることで、結果的に時短で作業できるので、楽できることは楽しましょう。
❻行き詰まったら、即座に相談すること
これまでの❸-❺のことをして、取り掛かっていく中で、イレギュラーなことや緊急事態のことが起こり、予定通りに進められなくなることもあります。また、考えているだけでは全容は把握しきれず、取り掛かってみて分かることもあります。
その為、途中の段階で”予定通りに出来ない”、”にっちもさっちもいかなくなった”といったこともあるため、その時はなるべく早く依頼者に相談をしましょう。
ただし、その時の相談の仕方は注意するべきです。
その不測の事態になるまでに、自分がしてきたことや自分以外の不可抗力があったことなど、端的に分かりやすく整理しておくとよいです。
今回は調整力の中でも、請け負ったときに自分の中で整理することについてご説明いたしました。最後まで、ご一読いただきありがとうございました！
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