わたしの習慣。受信トレイは、からっぽに！

仕事が終わらない！

オフィス通勤していたころは、そんな悲痛な「吹き出し」がみんなの頭上から出ていた。

昔、夜な夜な机を並べて残業していた頃、隣の部の先輩は言っていた。
「私の仕事はオートチャージ式だと気づいたのよ。やっと、片付けたとおもったら上限までまた自動的に突っ込まれるの。」
なるほど。

何かの本で読んだところによると、人は与えられた仕事に対して目一杯に時間を使おうとするらしい。

であるならば、時間が余る人の方が少ないということだ。

そして、かの先輩のように、効率化したら空いたところにまた別の仕事が入ってくるのが普通だ。おかしなことに、過剰搭載の人も、それが常態化すると、その量を常にロードされてしまう例ばかり見て来た。

人が足りない、仕事が終わらない。

少なくとも私の職場は過去も今もそんな声ばかり聞く。

さて。
私は終わっていない仕事というのはあるにはあるが（〆切がないものや、必須じゃないけどやった方が良いというようなもの）毎日、曲がりなりにも、終わった！思って終えている。それも夕方5時頃に。

その秘訣は、受信トレイを空っぽにして仕事を終えることだ。

わざと、空っぽにしない場合もある。
それは、受信トレイには明日の朝手がけると決めているものがあるときだ。

ちなみに、未読のメールもゼロ。

新入社員ではなく15年以上働いていて、受信トレイが空っぽの社員は珍しいタイプではないかと思う。

与えられている仕事が少ないんじゃないか？
そう思う方。
そうかも知れない。
一度、明らかにオーバーロードなときがあり、深夜残業代が基本給を上回ったときがある。
そのときはひとりで完結する「作業」が溢れていて予算があれば解決していたが仕方なく自分でやった。悲しかった。

その時でさえ受信トレイは空っぽにしていた。
自分の仕事は終わっていてアウトソース分を深夜の自分に委託していたということだ。

健全な上司のもと、仕事が適正量になってからまた受信トレイを空にしチョッキリ仕事を終える日々が再開された。

受信トレイを空っぽにするとよいことは、脳みそが仕事から解放されること、これに尽きる。
あまり性能のよくない私の脳みそでは、受信トレイにものが溜まっていると働きが悪くなる。受信トレイの軽さが頭の回転スピードに直結する。

頭を使いたくないことは視界から排除する。

どうやるのか？
いくつか方法がある。

いつも必ずゴミ箱に移すメールは自動転送機能でゴミ箱や「その他」といったフォルダに転送する。

多くの人に送られるメールのうち、関係ないもの（他部門のお知らせ、在宅勤務中に受け取るオフィスに関するお知らせ、社有車に関するお知らせなど）は朝にパソコンを立ち上げている間に会社のスマホを見ながら消していく。スマホの画面の方が手数が少なくスルスル消せる。

総務人事システム関係は、自分に関係なければ捨てる。必要になりそうなものはまとめて「会社」フォルダへ。リンクをお気に入りに登録したり、返信したり、そういった必要な作業があればすぐやってとっとと消す。
大丈夫、ゴミ箱からでも検索すればまた取り出せる。

以上は、比較的、処置しやすいものだ。
問題は、仕事にがっつり絡むもの。

私は作業中や会議中は、急ぎでない限り基本的にメールは返さない。
社外の人と絡まない仕事なので、確認したいことはたいていチャットや電話でなんとかしている。

そう言えば、ややこしいメールがごちゃごちゃし始めたらミーティングを設定して話して解決している。メールは、そもそもメールじゃないとダメな時しか使っていないのである。

そのためメールそのものが少ないのかもしれない。

情報を受け取って終わりの場合は、Microsoft Note（まさに、ノートのようなソフト）にコピペして、メールを捨ててしまう。Microsoft Noteには、全ての仕事のメモが入っている。つまり、メールそのものでなくて中身の内容だけを取っておく。

自分にアクションがあって返信しなければならない時は、すぐできるものはやる。明日以降でよいものは、「仕掛かり」フォルダに移しておしまい。明日以降、このフォルダから出す。明日以降でも、特定の日付以降に始めれば間に合うものはフラグを立ててアラームを設定して、案件ごとのフォルダに入れてしまう。アラームが鳴る時まで放置する。

このように、私はいつそのメールを見て着手すべきかを決めている。

すぐにやるべきものはその場でやって捨ててしまうか、やるべきタイミングのアラートをかけて案件ごとのフォルダに入れておしまい。やってもやらなくてもよさそうなものは、案件ごとのフォルダに入れておしまい。真面目な人はこれができないかもしれない。

そうしていると、受信トレイに残るのは、まだ見てないものか、いつ着手するか決めていないものだけになる。

1日の終わりに、全て着手した状態にしておしまい、というわけだ。

そう、肩透かしをくらったようだが、結論はこうだ。

私は受信トレイを空っぽにして仕事を終えている。それは、仕事を終えた証ではない、ただ、仕事に着手した証に過ぎない。

まだやらなければならないものは、フォルダの中にフラグをつけて、またはアラームを携えて受信トレイ以外の場所で待機してくれている。

けど、私を待っている人はいなくなっており、視界は良好になり、「終わった！」という気分にさえなれる。

この摩訶不思議なメカニズム。

脳みその容量を節約したい方にぜひお勧めしたい。