「人を責めずに仕組みを責める」ための仕組みづくり
インタビュー取材の裏側をご紹介する「こぼれ話」シリーズ。
今回インタビューにご協力いただいたのは、株式会社グランディック様の管理部。「人を責めずに仕組みを責める」というスローガンを掲げ、業務改善に取り組んでいらっしゃる様子を取材させていただきました。
実は、私たちBYARDも行動指針の1つとして「仕組み1st」を掲げています。
トラブルが発生した時は、誰かの責任ではなく、仕組みの問題であると考えます。BYARDでは人を責めるのではなく、トラブルを未然に防ぐ仕組みづくりを大切にします。ミスを防ぐ仕組みや、ミスをしても気づいてカバーできる仕組みづくりを大切にしましょう。
今回は、グランディック様とBYARD、両社に共通する「人を責めずに仕組みを責める」という考え方がどのようなものか、その背景をご紹介します。
事例インタビューの本編はこちらから👇
トヨタ生産方式を支える仕事の哲学
「人を責めずに仕組みを責める」という考え方は、トヨタ自動車が発祥とされています。
トヨタでは、問題が発生した際にそれを起こした個人を非難するのではなく、その問題を生み出したシステムや環境に焦点を当てます。
問題を起こした個人を責め、行動を改めさせたとしても、それは一時的な解決にしかなりません。同じ問題を繰り返さないよう根本的に解決するためには、仕組みそのものを改善することが必要です。
もしあなたの子どもが、食器棚の上に置いてあったコップを取ろうとして割ってしまったとしましょう。このとき、あなたならどうするでしょうか。
子どもを責め、「気をつけなさい！」と叱りますか。
叱るのは簡単ですが、それだけでは、子どもはまた同じようにコップを割ってしまう可能性があります。再び割ってケガをすることも考えられます。
子どもの安全のことを考えれば、ほかにあなたができることがあるはずです。たとえば、子どもが手の届く場所には、コップを置かない。
あるいは、子ども用のコップをガラス製からプラスチック製に替える。こうすれば、同じような失敗はなくなります。
トヨタには「人を責めずに、しくみを責めろ」という言葉があります。作業者が失敗をしても、個人攻撃をせずに、しくみが悪いと考えるのです。
※太字は本稿筆者による
「標準」が決まっているから改善ができる
ここで大切なことは、仕組みを改善するためには「標準」が必要ということです。
トヨタ自動車では「このように作りましょう」という作業のやり方や条件があらかじめ決められています。
なにか問題が起こった際に、標準が決められているからこそ「どこに原因があるのか」が分かり、原因が特定できるからこそ改善ができる、というわけです。
こうした標準があると、何がムダで、何を改善しなければならないかが明確になります。また、どんな状態が異常であるか一目瞭然ですし、改善によって標準よりよくなったのか、悪くなったのかを判断することもできます。
たとえば、ある工程で「在庫は 30個まで」が標準になっている場合、半分の 15個で済むようになれば、それは立派な改善だといえます。
※太字は本稿筆者による
自分の業務にとっての「標準」を明らかにする
自動車のような「ものづくり」においては、寸法はいくつか、在庫数はいくつか、といったように標準を決めやすいであろうことは想像できます。
では、直接的なものづくりではない業務はどのように標準を決めればよいか。そのためのツールがオペレーション・マネジメントサービス「BYARD」です。
BYARDを使うことで
業務がどのような順番で流れるのか
その業務を完了させるために必要な作業は何で、誰が担当するのか
各作業はどのような手順で処理し、期限はいつなのか
…という業務プロセスを可視化・整理できます。これが業務の標準となります。
BYARDは可視化・整理した業務プロセス上でそのまま日々の業務進捗を管理できるので、常に業務の標準を意識しながら作業を進めることができます。
そして、BYARDを使って作業を行なうことで、チャットやメモに作業の記録が残ります。
記録が残っていれば「どの業務で、どのような処理が行なわれたのか」が後から振り返りしやすくなり、問題の原因特定や改善も行ないやすくなります。
「仕組みを改善するための仕組み」を作る
「人を責めずに仕組みを責める」と言っても、文字どおりに「仕組みが悪いんだ！」と叫ぶだけでは、問題がなくなるわけではありません。仕組みを改善するためには、業務の標準を明らかにし業務の記録を残しておけるようにする、という仕組みがまた必要です。
BYARDを使って仕組みを改善するための仕組みを作ってみませんか？
BYARDでは、ツールを導入いただいた後はカスタマーサクセスチームがお客様ごとに業務の整理や棚卸し、ストリームの構築や実業務への定着まで、しっかりと伴走させていただきます。
「業務が個人に依存し効率が悪い…」
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