社内から領収書を一掃し、経理部を意思決定のパートナーへ「Dr.経費精算」｜#BrowniesFES
Brownies FES.は、バックオフィスの再構築と運用で最適な経営管理を実現するサービス「Brownies Works」が、バックオフィス運営について最新の情報を発信する定期イベントです。
2020 年は四半期ごと（1・4・7月）に開催し、毎回 note にてイベントレポートをお届けして参りました。
今回、2020 年 10 月の第 4 回開催にあたり、タイムリーにイベントレポートをお届けすることができていなかった 2020 年 7 月開催の第 3 回分について、改めてレポートを制作・公開させていただきました。
フォロワーの皆さまへのお届けをたいへんお待たせしてしまいましたが、ご高覧いただけますと幸いです。
2020 年 7 月開催の第 3 回は「バックオフィスを進化させるサービス」と題し、ゲストスピーカーとしてバックオフィス業務を効率化させるためのプロダクトやサービスを提供している 3 社をお招きしました。
それぞれのプロダクトやサービスの紹介をいただきながら、バックオフィス業務をいかに効率化させるかを、プレゼンテーションとパネルディスカッションでたっぷり語っていただきました。
この note では、経費精算をクラウドで一括管理できる「Dr.経費精算」を提供する株式会社 BearTail で、マーケティングをご担当されている蔵本 吉紀 さんのセッションを、参加者の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！
1. Dr.経費精算とは
経費精算をクラウドで一括管理。申請者・経理担当者の作業時間90%削減
できる経費精算システム。（https://www.keihi.com/ より）
レシートの写真を撮るだけで家計簿がつけられるスマートフォンアプリDr.Wallet で有名な BearTail さんですが、法人向けサービスとして 2016 年から提供開始されたのが Dr.経費精算です。
経費精算のためのサービスは近年、群雄割拠状態で、さまざまな選択肢が登場しています。
特に、平成 27・28 年度の電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正によりスキャナ保存制度の要件が緩和されて以降、各サービスとも電帳法に対応していることが謳われるようになってきました。
しかし、現行の電帳法では「紙は保存しなくても良いが、その要件を満たすために、むしろ業務の手間が増えてしまっている」という現状もあります。そのような中で、Dr.経費精算は独自の尖ったサービスで注目を集めています。
2. 効率化を阻む最大の要因は「紙」
まず経理側の視点で、経費精算の「よくある」業務フローと作業内容を見てみましょう。
まず申請者は、領収書の内容を Excel などの経費申請書に転記し、領収書の原本は台紙に貼り付けて承認者へ提出します。承認者は申請書の内容を確認し、日付や、内容の妥当性をチェックして承認します。
そして、承認された申請書を受け取った経理部門では、申請書の内容と領収書の原本を突き合わせ、会計ソフトにデータを入力して、書類はファイリングして保管します。
一般的な企業の経費精算では「よくある」風景ではありますが、この当たり前の風景の中にある紙の存在が、経費精算の効率化を阻む最大の要因であると、蔵本さんは語ります。
本来は、経費精算システムにより申請書をデジタル化し、電帳法の要件に従い領収書をデータで保管すれば良いはずです。しかし、
・データ保管の作業は、改ざん防止のため複数人で担当工程を分けて行わねばならない
・スキャンする際の画像の解像度や画素数などを記録し、データにはタイムスタンプを付与しなければならない
・原本を廃棄する場合は、保存作業を行った者と別の者が検査を行った上でしなければならない
…といった複雑で手間のかかる要件のため、結局のところ「ちゃんと要件を満たせているのか不安だから、領収書原本を破棄せずに一応保管する」という事態が起こり、紙を無くすことができません。
たとえ電帳法対応のシステムを導入したとしても、それだけでは経費精算の業務効率化にはなかなか繋がらない。そこで生まれたのが、Dr.経費精算のペーパーレスプランなのです。
3. Dr.経費精算は「経費精算システム」ではなく「経費精算サービス」
Dr.経費精算のペーパーレスプランでは、まず領収書をスマートフォンの専用アプリで撮影します。撮影されたデータは、すべてオペレーターによる目視確認で、24時間・365日データ化が行われます。
撮影後の領収書の原本は、なんと専用ポストに入れるだけ。領収書への署名も台紙への糊付けも不要で、オペレーションセンターが回収し先ほどのデータと突合点検が行われます。もしも不整合がある場合は、Dr.経費精算のシステム上でアラートが配信されます。
点検完了後の原本はファイリングされて倉庫で 10 年間保管。保管期限が終了すると専門業者が廃棄までしてくれるため、経理部門にはまったく領収書が行かない仕組みになっています。
つまり、Dr.経費精算は単なる経費精算システムではなく、この一連の流れを提供する経費精算サービスだと言うことができるでしょう。
#freee で自社の経費精算しながら #Dr経費精算 さんのお話聞いてる。経費精算システムではなく、"経費精算サービス"であるとのこと！なるほど！ #BrowniesFes pic.twitter.com/mA4foDPKka
— 矢野裕紀 👟⚽ (@yano_cchi) July 27, 2020
4. Dr.経費精算の料金プラン
料金プランは初期費用が 10 万円〜、月額費用は 3 万円〜となっており、状況をヒアリングした上で最適なプラン設計を行ってもらえます。
特徴的なのは、利用 ID 数に上限がないこと。通常、このようなサービスの料金体系は利用者数（ID 数）に応じて従量課金となることが多いのに対し、Dr.経費精算では上限がないため、利用者数が多い＝企業規模が大きいほどコストメリットを得ることができるでしょう。
BearTail さんは「無駄な時間を減らして豊かな時間を創る会社」をビジョンとして掲げられています。そのビジョンのもと、Dr.経費精算も経理担当者の付随的業務を削減し、財務戦略の検討など「経営パートナー」としての本質的業務に時間をかけられるようにとの想いから生まれたのだそうです。
経費精算業務は、デジタル化したとしても紙が付いて回るのが「当然」と思われてきました。しかし、まずは私たち自身が現状の運用に「このままで良いのか？」という疑問を持つことが、必要なのかも知れません。
#Dr.経費精算
— 武内俊介@Brownies Works｜次世代バックオフィス構築 (@Libero_shunsuke) July 27, 2020
「我々は経費精算システムを売っているのではない。経費精算サービスとして売っている」
いい言葉ですね。
紙の管理やチェック作業を徹底的に省く、かなりとがったソリューションです！#Browniesfes
Brownies Works では、企業を成長させるためにバックオフィスの再構築と運用で、最適な経営管理体制の構築をご支援します。バックオフィスの業務設計のご相談は、ぜひ Brownies Works までお問い合わせください。
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【お知らせ】Brownies FES. #4「次世代バックオフィスになるために」
第 4 回は 10/22(木) 18:30 からオンラインにて開催いたします。詳細・お申し込みは下記の note をご参照ください。