緊急案件があっても重要な仕事の納期を守る方法

★タスクの量を7割に抑えて計画を立てる。

新規事業を始めるにあたり、いついつからスタートしようと計画を立てます。WEBサイトやSNS、営業資料が出来たら、DM、営業開始とスケジュールを決めていきますが、次の飯の種を生む新規事業は重要な部類に入りますが、緊急度は低いことが多いと思います。

計画的なタスク管理をしていても、飛び込みの仕事や突発的な依頼などの緊急対応をするために、重要なタスクが遅れてしまうということは起こりがちです。そういった事にならないようにタスクの量を7割に抑えて計画を立てることをオススメします。

なぜタスクを7割に抑えるのか
タスクを100％埋めると、予定外の仕事や緊急対応に柔軟に対処する余裕がなくなってしまいます。予期せぬタスクが発生した場合、すでにスケジュールがぎっしり詰まっていると、ストレスが増し、効率が低下するだけでなく、ミスや抜け漏れが発生する可能性も高まります。タスクの量を7割に抑えることで、飛び込みの仕事にも余裕を持って対応できるスペースを確保します。

タスクを7割に抑えるための具体的なアプローチです：

優先順位の設定：すべてのタスクを重要度と緊急度で分類し、優先順位をつけましょう。高優先度のタスクから取り組み、低優先度のタスクは後回しにします。

バッファタイムの確保：一日のスケジュールにバッファタイム（余裕時間）を設け、飛び込みの仕事や緊急対応に備えます。例えば、午前と午後にそれぞれ30分から1時間程度のバッファタイムを設定すると良いです。

タスクの見直し：定期的にタスクの進捗状況を確認し、不要なタスクを削除したり、優先順位を再評価したりします。これにより、常に最適なタスク管理が可能となります。

タスクの量を7割に抑えることは予期せぬタスクや緊急対応に備え、計画的かつ柔軟なスケジュール管理を行うことで、仕事の効率を高め、ストレスを軽減することができます。また目標を順調にクリアしていくことで自信を持つことができます。是非実践してみてください。