メモ書き(議事録)の極意
コンサル時代の1年目には、よくメモを書いたなぁ。。
アサインされるプロジェクトにもよって、経験できる仕事内容は変わってくるが、僕の場合はインタビューやメモ書きがとにかく多く、多い日には1時間のインタビューメモを4~5本書くこともあったと思う。
本noteでは、よいメモ(議事録)や、効率の良い書き方をシェアしようと思う。
本noteの目次
１． メモの目的
２． メモのフレームワーク
３． 効率の良いメモの書き方
４． 参考書籍、サイト参考
１． メモの目的
メモには様々種類がある。会議の議事録、インタビューのヒアリングメモ、自らに向けた備忘録・日記等。ただ、メモの目的は、一言で伝達である。相手が上司や同僚、部下、または備忘録として自分の場合もあるが、とにかく「伝えたいことを簡潔に伝えること」が主目的である。とくに役職が上の人ほど忙しく、情報のインプットにかける時間は削減できる方がうれしい。それゆえ、要点は3つ程度、多くても5つくらいにまとめることが望ましい。
また、第2の目的に、メモを関係者に共有することで、ちゃぶ台返しを防ぐこともある。
そして、忘れてはならないのが、ネクストステップ(今後のtodo)である。こちらについては、第2章で記載する。
まとめるうえで役に立つのが、a)要点整理とb)構造化である。
a) 要点整理について
そもそも要点をまとめるうえで、何をメッセージとしてまとめるかは、メモを書く目的によって異なってくる。
例えば、「クライアントの経営課題を明らかにする」という目的で、ヒアリングしてまとめる場合には、当然のことながら課題そのものや課題の根本的な要因、ソリューション案といった視点でメモをまとめる。
他には、「資金調達の場面で投資家にプレゼンしてフィードバックをもらう」という場合には、資金を調達するということが目的になるので、それに沿ったまとめ方をする。すなわち、投資家の温度感や、投資にあたってネックとなっているポイント等である。
b) 構造化について
ピラミッド構造、ロジックツリー※1(参考サイトでご紹介)という単語でも表現されるが、メッセージとそれをサポートする内容の関係を明確にすることが構造化である。サポートする内容は2~3つくらいあると説得力があって理解を深めやすいし、具体的な数字によるファクトがあるとなおいい。
例えば、ある製品Aの売り上げを伸ばすという目的であるとすると、
(メッセージ)売り上げが伸びない原因は認知度が低いことであり、マーケティング費を投下すれば伸長の余地がある。
(サポートする内容1)商品Aの属するカテゴリの市場はCAGR5%で伸長しており、市場全体は好調である一方、商品Aのシェアは落ちている。
(サポートする内容2)商品Aは他社製品と比べても、満足度は10%以上高いため、商品力は十分であると考えられる。
(サポートする内容3)一方で、マーケティング費は他社と比べて低く抑えらえれている。
といった具合である。
こうすると、メッセージさえ読めば、要点は抑えられるし、その理由が知りたいときには初めてサポートする内容(詳細)を読めばいい。
２． メモのフレームワーク
僕がよく使うメモのフレームワークは以下である。(コンサル時代のものを踏襲している)
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日付_クライアント名_memo
【概要】：会議やインタビューの目的を書く
【サマリ】：3~5つのメッセージを書く
【詳細】：サマリごとに、サポートする内容を書く
【決まったこと】：確定したことやクライアントと握って認識統一できたことを書く
【ネクストステップ】：次のアクションを書く。具体的に担当者名と期限を切ることが大事。ちなみにうちの会社ではBacklogで管理してる。
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３． 効率の良いメモの書き方
ポイントはいくつかある。
・常に会議やインタビューの目的に立ち返って、念頭に置きながら書いていく
・(自分が発言できる立場にあるならば、)重要であると思うところは、「なぜ」という視点で深堀りしていく。(インタビュースキルに近いかも)
・会議中はローメモとして、箇条書きにしておいて、記憶が新鮮なうちに構造化してまとめる(PCか紙のメモかはそれぞれの好みだと思う。紙の方が、図式化しつつ柔軟に文章の因果関係も表わせたりするので、便利な面もある。)
最後は、量をこなすことである。日常におこることも、メモにまとめることによって、だんだんと要点をつかむことや、構造化に慣れてくる。
４． 参考書籍、サイト
構造化について参考になる本
※1 ピラミッド構造、ロジックツリーについてよくまとまっているページ
以上です。
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