メモを『通過儀礼』としか見ていない会社には行くな！
こんにちは。綾沙汰です。
今回もまた社会風刺的な記事となります。
✅️はじめに
社会人になると、大抵の方は「通過儀礼」という形で「何の意味があるのか分からないような苦難」を押し付けられますよね。
私がかつて勤務していた会社では、新卒で入ってすぐは日報、飲み会の幹事（何故か違う部署と合同のものを一人で）、議事録などなど、やたらと先輩社員の圧をかけられつつ必死にこれらをこなす日々を送っていました。
しかも、この手の業務？は基本的に『ノウハウを誰も教えてくれない』特徴があります。「独力で乗り越えることに意味がある」と言わんばかりの押し付け方をされるのが通例で、がむしゃらにやってたら、いつの間にかやらなくて済むようになったぜ。ラッキー（？）といった感じで次の世代に渡っていく伝統行事は、おそらくどの会社でもいろんな形で存在するかと思います。
実際のところ、これらは忙しい業務（？）とはいえ、会社の根幹となる業務に比べたら素人でもできる仕事ではありました。
その文化の存在そのものの是非はさておき、私個人の思いとしては『この手の通過儀礼として押し付けるべきではないだろう』という類のものがあります。
この記事のタイトルからもお分かりかと思いますが、 『メモを取る作業』 については、この『通過儀礼』に含めちゃいかんだろ！？というのが個人的な思いです。
何故かというと、メモを個人で取る際、その方法がその人独自のやり方だと、『情報のサイロ化』が生まれやすく、さらに『情報共有の方法が確立されていない』と、他の社員は永遠にその情報にたどり着けなくなってしまうからです。
- サイロ化とは？ -
組織内でシステムやデータ、部門などが分断され、全体から独立している状態を指す概念です。
特に、今の時代はあらゆる記録をファイルサーバなどを利用して管理できる時代です。しかし、未だに「紙のメモをそのままほったらかしにして、その上その整理整頓すらいい加減になっている」会社が存在します。
これはおそらくPCなどの補助記憶装置や検索機能がない時代からの名残りなのでしょうが、あまりにも時代錯誤甚だしいだろ！と思わずにはいられません。
重要なのは、メモ、すなわち「情報の記録」という行為を『社員一人ひとりのオリジナリティ溢れる手法でやらせるなよ！』という点です。
✅️メモの重要性
「メモを取る」作業は、情報を取り扱うための第一歩であり、その記録は『その人が所属する部署（もしくは会社全体）への共有』を第一に考えられてなければなりません。その目的はもちろん『現場の情報を活用して、最終的に経営陣が意思決定をするため』です。
それがうまく活用できていない会社は、おそらく経営陣が結果的に不適切な意思決定を行ない、現場はそれに（無理をしながら）応えていくという悪循環を生み出しています。（皆さんにも心当たりがあるのでは？）
つまり、メモはある程度形式や方法を事前に決め、その内容を『即座に』既定の方法で共有することが期待されるのです。（すぐにそうしないと必ず人は忘れてしまい、やらなくなります）
もうこの時点で、『通過儀礼としてメモをとりあえず新人に取らせてみる』ことのリスクがお分かりなのではないでしょうか。
PCなどの情報端末でのメモの取り方、情報の管理の仕方などは、私が公開している「How to 情報整理シリーズ」マガジンの内容をご確認いただくと、有益な情報が満載ですので、是非ご確認下さい。
✅️会社が健全な意思決定ができるかどうか
メモの情報は、会社が意思決定をする上での重要な材料の１つです。
逆に言えば、会社全体でメモの取り扱いをどうしているかが分かれば、その会社の意思決定の質が分かります。
まずは、メモについての取り扱いが不明瞭であれば（その時点で嫌な予感がしますが…）先輩に「メモはどうやってまとめていますか？」「情報はどうやって整理していますか？」と聞いてみるといいでしょう。
有益な情報が返ってこなかったら、それだけその会社の意思決定の質は良くないことが予想されます。
情報もそうですが、（例えば倉庫内の）モノそのものの整理整頓ができていないといった場合、職場の治安が悪化しやすくなります。それが判明したら、環境を見直ししてもらうよう上申するか（役員でもない一社員が気を利かせなければいけないことでもないような気がしますが）、最悪のケースでは環境そのものを引っ越ししてしまう方が良いように私個人は思います。
✅️最後に
健全な意思決定のプロセスを経ることができない組織は、通常、生産性は低く、また現場に（たいてい理不尽な）しわ寄せが行く確率が非常に高くなります。現場は経営陣の（判断に何の根拠もない）希望を一方的に叶えるだけの奴隷のような立場となり、組織そのものがどんどん衰退していくこともあり得るでしょう。
歪んだ意思決定しかできない経営陣に長年寄り添うことが私には賢い選択ではないように思います。是非皆様も、これをきっかけにこのことについてご一考いただければなによりです。
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