【3分記事】ビジネスコミュニケーションのコツ

3つにまとめることで、あなたの仕事効率は進化する。

おはようございます。

この記事は毎回1冊の本をピックアップし、ビジネスエリートとして人に評価されるためのコツを3分で紹介する記事です。

本日のお題目

本日は高田誠『P&G式 伝える技術 徹底する力』から、目的に基づいて3つにまとめることについて説明します。

目的

目的を明確にした上で必要な情報を正しく考える・伝えるためです。

3つにまとめること

次のようにまとめることを指します。

報告をするとき：背景、結論、理由

合意を得るとき：結論、理由、今後のプラン

報告の具体例を見ていきましょう。

ヘアケア製品の売上を10億円増加させる必要があります。
そこで、保湿力を主軸としたシャンプーを新たに開発します。
なぜなら市場の保湿力のニーズと満足度に大きな乖離があるため、多くの新規顧客を獲得できる見込みがあるからです。

背景（目的）、結論、理由の3つの部分の役割がしっかりと独立しており、目的と必要情報のみが的確に伝わる文章になっていますね。

得られる効果

なぜ、3つにまとめた方がいいのでしょうか。

1つは、議論をまとめることができます。

3つにまとめることで、目的から離れることなく自分の考えが整理されます。人に伝えるときにも既にまとまっている考えを簡潔に伝えるだけで良いのです。一方で、常に3つにまとめて伝えることを意識すると、自分の考えが自然にまとまった状態で保管しておくことができます。

もう1つは、話に自信がつくことです。

会議やグループワークにおいて、発言しづらいときはないでしょうか。それは、自分が的外れなことを言ったらどうしようという不安も大きな一因です。3つにまとめて自分が核心を逃していない発言と意識することで、話に自信がつくようになります。

実践するために

練習あるのみです。

本書では、書くことが重要であると述べられていました。書くことによって、自分の考えを可視化することができます。自分で添削したり、人からフィードバックを受けることもできるようになります。

そこでP&Gでは、イシューシートという文化が存在するそうです。

イシューシートとは、どんなプランや考えも必ず紙一枚以内に、

・イシュー（1,2行）
・背景（3点以内）
・結論
・理由（3点以内）
・今後のプラン

を箇条書きでまとめることです。

...お気づきでしょうか。

背景・結論・理由が報告の3つ、結論・理由・今後のプランが合意の3つでした。

P&Gでは、以上のイシュー+背景・結論・理由・今後のプランを常に描きながら、話す状況や目的に応じて話すポイントをずらしていることがわかります。

それではなぜイシューシートの全てを伝えないのか？

なぜ3つに絞って話すのか？

"3つ"が複雑すぎず、シンプルすぎず、ちょうどいいからです。

科学的な根拠はどこにもありません。だけど、何となく分かりますよね。

おわりに

実際に仕事をしていると、いつの間にか目的を忘れてしまうことがあります。常に目的を意識することって、案外難しい。だからこそ評価されると思います。

あと、太字をつけると、ほとんど読み飛ばされる現象に名前をつけたいですね。