ノートの代わりにA4用紙を使って効率アップ！

本日紹介する本は平野友朗さんの「仕事を高速化する「時間割」の作り方」です！

仕事を高速化する「時間割」の作り方

「ノートを使っているけど、うまく運用できている気がしない」
そんなお悩みをお持ちの方におすすめの本です！

本書は世間的には「良い」と言われているものをバッサリと切った一冊です。

私もそうですがノートを使っている方はとても多いと思います。

しかし、筆者はノートを使うなと書いているのです。

筆者はなぜノートが悪いものと言っているのでしょうか？

次から紹介させていただきます！

なぜノートはダメ？

あなたはノートを使っているときにこんなことを思ったことがありませんか？

「あの内容どこに書いたっけ？」

そうなんです！
ノートを使っていて一番面倒くさい部分が「情報が取りにくい」ことなんです！

実際ノートを取っていても見返すことはほとんどないと思います。
見直すことがあったとしても、探すことにとても手間がかかります。

こうして多くのムダな時間ができてしまうのです。

では、ノートの代わりに何を使えば良いのでしょうか？

筆者がおすすめしているのがA4のコピー用紙です。

なぜA4用紙を使うの？

A4用紙のいいところはかさばらないところです！

ノートに書いた内容は基本的にはそのまま残しておくことになります。
いきなり破り捨てる人はおそらくそんなにいないでしょう。

しかし、A4用紙であれば、いらないものはすぐに捨てることができます。
他にも打ち合わせの最中に、相手から書いているページが欲しいと言われた時にはすぐに渡すことができます。

また、持ち運びにも便利です。
ノートであれば、１冊を持ち運ばなければなりませんが、
A4用紙であれば、10枚程度持ち歩けばいいので、カバンの中もスッキリします。

持ち運ぶ時には、クリップでまとめてクリアファイルに入れておくと、バラバラになりにくくて便利です。

A4用紙がノートより便利な点はご理解いただけたと思いますので、次は具体的な使い方を紹介します！

A4用紙の使い方

先程紹介した通り、メモが必要な場合は10枚のA4用紙をクリアファイルに入れて持ち歩くようにします。

メモを取るときは、ノートを取るときに同じように使用します。
そして、書き終わった用紙は、その日のうちに「いる」「いらない」を判断するようにします。

筆者は下記の４つに分類しているそうです。

・処分
あとで使う可能性がないものはすぐに処分します。

・データ化
気になったことや、あとで使うような内容は電子データにします。
もしも、一元管理しているツールなどがあれば、それにまとめるようにしましょう。

・念の為の保管
捨てるのは迷うけど使う可能性が低い。
そんな資料はスキャンしてデータ化しておきます。
この時、元の紙のデータは邪魔になるので捨てるようにしましょう。

・保管
保管したいメモは全てクリアファイルに入れて残すようにします。
筆者は１つの案件につき１つのクリアファイルに残すようにしているそうです。

また、保管する資料は最新の情報を保つようにしておくことが大切です。

情報が更新されたら、新しいメモを残して古いメモは処分するようにします。
そうすることで、探す手間を省くことができるのです。

捨てることが重要

先程から「捨てる」と言葉が多く出てきている通り、筆者は捨てること大切にしているようです。

その理由としては、先程紹介したとおり、探す手間を省くということが一番です。

人は年間に100時間も探し物をしているそうです。
その時間を少しでも省き、有益な時間に使うことが大切です。

そのために、使用しなくなったものは、全て捨てるようにしましょう。

例えば、クリアファイルに残している資料は、案件が終わったらすぐに捨てる。
セミナーなどのチラシはすぐに捨てるようにする。
整理するときも「いつか」ではなく「すぐに」やる。

資料が多くなってしまうと、ムダな時間が増えてしまいます。

そうならないように、資料の整理はすぐに行いましょう。

まとめ

本日は「仕事を高速化する「時間割」の作り方」について紹介しました！

今回はノートについて紹介しましたが、他にも「ふせん」や「手帳」についても書かれています。

ノートも含めて、これらを使っている方は多いと思います。
これらにはムダが潜んでいて、それをやめることで生まれる時間があります。

他の時間術の本とは異なる視点の情報が多く紹介されているので、興味のある方はぜひ読んでみてください！

私も参考になる方法は使っていこうと思います！

仕事を高速化する「時間割」の作り方