メールはただのツール！時間をかけずに効率よく返信しよう！
本日紹介する本は理央周さんの「仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方」です！
「メールのやりとりめんどくさい！超苦手！」
そんなお悩みをお持ちの方におすすめの本です！
本書は仕事が早い人の行動について紹介されています。
新入社員から５年目くらいの人向けの内容になっています。
具体的には仕事の段取り・会議・資料作成・メールなど、社会人であればほぼ確実に関わる作業を効率化する方法が書かれています。
今回はこの中から「メール」について紹介ささせていただきます！
メールに時間をかけない
社会人であれば、必ずといっていいほど使うメール。
朝に出社して最初にメールのチェックをする人も多いでしょう。
何を隠そう、私はビジネスメールが大嫌いです 笑
一文一文気を使い、変なことを書いていないか見直し、よほど心配な時は上司に確認する。
似たようなことをしている方も多いのではないでしょうか？
そんなメールだからこそ、時間がかかってしまい、送った後に「一仕事終えた感」がどうしても出てきてしまいます。
ですが、仕事でやらなければならないのは「成果」を出すことです。
メールはあくまでも相手と連絡を取る手段であり、仕事の目的にはなりません。
必要以上の時間をかけてはいけないのです。
さっさと返して、本来やらなければならない作業に時間を使うことが正しい仕事のやり方です。
では、そうするためには何を気をつけなければならないのか？
次からはその内容を紹介させていただきます。
スキマ時間を利用する
あなたはメールを受信するたびにチェックしていませんか？
もししているのであれば、そのやり方は非常に効率が悪いです。
たいていのメーラーはメールが来るとポップアップで知らせてくれます。
そして、私たちはポップアップを見ると反応してしまいます。
その時点で集中力が切れてしまうのです。
人の集中力は切れると、戻すのに時間がかかります。
そのため、受信のたびにチェックをすることは非常に効率が悪いのです。
では、いつメールのチェックをすればいいのでしょう？
仕事をしていると、5分、10分のスキマ時間が出てきます。
そのときにメールの返信を行うことで、効率よく時間を使うことができます。
また、すぐに返信できない内容のメールは、受け取ったことだけでも先に連絡しておきましょう。
そうすることで相手に安心感を与えることができます。
わかりやすい内容にする
「何を当たり前のことを言っているんだ」
と思われるかもしれませんが、意外とできていない方が多いと思っています。
たいていのメールは相手に何か行動をうながす内容になっている思います。
そのため、受け取った相手が「いつまでに」「なにを」すればいいのかがはっきりと書かれていなければなりません。
わかりやすいメールでよく言われるものは、「結論を先に書く」ことです。
日本人は結論を最後に話しがちだそうです。
そのため、メールでも結論を後回しにする人が多いようです。
ビジネスでは結論は最初です。
そして、結論部分には、具体的に期待するアクションを期日とともに明記しましょう。
また、大切なメールの場合は、相手がメールを読んでいない可能性も考慮して、
「メールが届いたら、その旨お知らせください」
といった文言も加えるといいです。
これを書いておくだけで、自分も安心感を得ることができます。
相手の気持ちを考える
メールを書くときに時間短縮のために定型文を使っている方もいると思います。
定型文を使うことはとてもいいことですが、実は注意点もあります。
それは、「気持ちをあらわす部分は、そのつどその人の顔を思い浮かべながら書くのがいい」ということです。
「それは全然効率的ではないのでは？」
と思われるかもしれませんが、行数にすれば数行です。
その数行があるだけで、相手の反応率がグッと変わってきます。
信頼関係を作るという効果もあるため、その後の仕事がスムーズに進み、結果的に時間短縮につながることになります。
あえて非効率なことをすることで、時間短縮につながることもあるのです。
まとめ
本日は「仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方」について紹介しました！
私は最初にお伝えした通り、ビジネスメールが大嫌いです。
なので、今回紹介した内容でできていないものも割と多いです。
不具合報告で言い訳を重ねて、結論を最後に持っていくことがしばしばです ^^;
私自身が苦手だからこそ、今回はメールについて取り上げさせていただきました。
私のようにメールが苦手な方は、ぜひ参考にしてみてください！