「理想的な目標時間」と「現実的な目標時間」を設定すると、納期管理はうまくいく

5:11 執筆スタート

みなさん、おはようございます。アイダです。今日もここまできました。

今日の原稿もいい感じでした。原稿がいい感じということは、昨日1日が丸々いい日だったという証です。いい1日を心がけた証、もしそうではなくても、次につながる工夫が生まれていくので、この習慣は自分はピッタリだったんだなと思います。

今日も、原稿を書いているうちにいろいろ思いついたんですけどね。みなさん、仕事でも、約束でもなんでもいいんですけど。相手に納期ってどう伝えていますか？

仕事だったら文字通り納期だし。友人や家族だったら、約束だし。TPOによって呼び名は違うと思うんですけど。相手に目安の時間を伝えるケース全般と考えてもらっていいです。今回は面倒なので、「目標時間」で統一して書くことにします。

今やっている、納期の伝え方が自分に合っているのでシェアしますね。まず大事なのが、「理想的な目標時間」と「現実的な目標時間」で分ける。これです。

理想的な〜＝自分に対してのみに使う
現実的な〜＝相手が関わる場合

元ネタは、坂口恭平さんのnoteの連載。「生き延びるためのジム」っていうめちゃくちゃ面白い自伝的小説があるんですけど。そこで、「将来の夢」と「将来の現実」を両方考えるという話から派生して思いついたアイデアです。この話はまた別にしますけど、めちゃくちゃおもしろいんで。ぜひ読んでみてください。

話を戻して、説明に入ります。「理想的な目標時間」は自分がスムーズにいけばこれくらいで終わりそうかな。という時間です。私は目標設定がめちゃくちゃ甘いんです。仕事を甘くみているのか、自分の能力を過信しているのかよくわからないんですけど。とにかく実際かかる時間より、だいぶ短時間で設定してしまうんです。

それが、悪いことではないんですけど。「理想的な目標時間」をそのまま、相手に伝えると大抵2、3時間。ひどい時は数日遅れることもあります。その度に信用を落とすんですよね。もちろん怒られるし、迷惑かかるし。

だから、「理想的な目標時間」をそのまま伝えるのはダメだな。とわかったんですけど。じゃあどれだけ余裕見ればいいの？っていうのはもっとわからない。でも、それを報告する必要があるので結構困ってしまいます。長年これにぶつかってきました。

で、自分なりの答えがですね。「現実的な目標時間」の答え方を決める。やり方です。基本的に答え方は二通りだけ。「午前中に回答します」「本日中に回答します」これだけです。

回答を決めておけば、大丈夫。当日どうにかなるかわからない場合は、「まとまった時間を取れるのがこの日なので、その日に回答します」と伝える。

多くて、その3パターンかな。と思っています。それ以上の場合は、とりあえず1週間とか、2週間とか言っておいていいです。長くても2週間が限度かな。

この「現実的な目標時間」を、約束する時点で入念に考えて、正確な時間を割り出すのは、無理です。無意味です。だから、あらかじめ回答を決めておけばいい。どうしても納期を早めてほしいという依頼が来た場合は、

「他の作業の影響が出るので、お約束できません。ただ、他の仕事がスムーズに終わった場合は、優先的に取り組むようにします。」

というこんな感じで、「現実的な目標時間」以上の目安を相手に与えないというのが、自分を守る上で結構大事です。

じゃあ「理想的な目標時間」はどういうふうに設定するか。というと。もしスムーズに終わったとしたら、これくらいかなぁという時間です。それはその時の自分のやる気とか、体力に関わってくるんですが。

「いつもは3時間かかっているけど、2時間目標でやってみよう！もし達成したら、ご褒美だ！」みたいなですね。自分を鼓舞するための目標時間です。

大事なことなので、もう一度振り返っておきますね。

理想的な〜＝自分に対してのみに使う
現実的な〜＝相手が関わる場合

もし理想的な目標時間内で終わらなかったら、即現実モードに入ります。終わらせるモード。質にはこだわらず、多少のことには目をつむる。そんな感じで、今できる最低限の状態で仕上げることことを優先にします。

必要なら、相手に納期延長の話を持ちかけるのもいいですし。品質が今この状態なんですが、このまま軽く手直しして納品する形でいいでしょうか？と伺いを立てる。

あとは、トラブルの状況把握や応急処置ではどうにもならなかった場合。それは理想的な目標時間内で終わっていないので、その時点で報告します

逆に、理想的な目標時間内で起きたトラブルは、時間内で復旧を試みるのもいいでしょう。トラブルを対処できるというのは、そのまま自分の成長を実感できる。無理ない範囲で、試してみることは長い目でみていいと思います。

ちょっと、整理されていないので、しばらくまたアンテナを立てながらやってみます。2週間くらいかかるかもですが、何かしらの手応えはある気がしますので。お楽しみに。