＃1 管理系システムの再構築プロジェクト
こんにちは、オプティマインドの林です。
私は、監査法人で4年ほど会計監査に従事してから、2019年7月にオプティマインドにジョインし、管理の正社員一人目として色々なことに関わってきました。スタートアップで管理系の職種で働こうとしている方や働いている方に少しでもお役に立てる情報を発信できればと思ってます。
オプティマインドは、名古屋を本拠に「Loogia」というサービスを提供しているスタートアップです。
「Loogia」は、物流業において肝である「どの車がどの荷物を載せて、どんな順番で配送するか」を決める配車業務を最先端のアルゴリズムとビッグデータを用いて最適化・自動化するクラウドサービスです。
目次
１．はじめに
２．現状の使用システム図
３．課題
４．システム検討の評価軸
１．はじめに
今回は、オプティマインドの管理業務で使用しているツール/サービスの紹介や今後の方針について書かせてもらうつもりです。この記事を書こうと思ったきっかけは、ITツールを変更することを検討している中で参考にできる記事が意外と少なかったためです。
弊社が使用するツールの変更前と変更後でどう変わったのかということも含めてこれから発信したいと思っています。会社の管理体制を強化する際に、ITツールは、切っても切れない関係だと思っており、これから検討する方のお役に立てたら幸いです。
２．現状のシステム図
オプティマインドでは、管理周りの業務で図のような形でクラウドサービスを利用しています。業務フローを忠実に再現するとかなり大変であるため、省略している点があることはご容赦ください。
今の構成は、2019年頃に構築したものがほぼ残っている形となっています。当時の状況としては、従業員数が15人程度で絶対的な取引量/処理量が少なく、稟議、経費精算、勤怠管理、給与計算をいかに安く構築するかということを考えて検討していました。当時の検討軸は、以下です。
①金額
②一つのサービスでカバーできる領域
③会計システムへの連携
色々なシステムを検討して、チームスピリットに辿り着きました。従業員一人当たり月600円という価格で勤怠管理、稟議、経費精算がカバーできるところは、かなりリーズナブルですし、勤怠管理に関するレポートがかなりしっかりしていました。会計システム連携に関してもCSVで比較的連携しやすかったので採用となりました。
今回の記事論点ではありませんが、管理周りへのシステム導入を検討するにあたり、会計システムへの連携については、配慮した方が良いと思います。個別システム上の処理が扱いやすくても、会計システムへの反映でミスが生じやすい業務フローになってしまう場合は、そのシステムの採用は見送った方が良いと思います。その前提に立つと、マネーフォワードさんやfreeeさんが会計システムの周辺領域のサービスを次々に提供しているのは大変有難いですね。
その後、従業員も増え一つ一つの業務負担が大きくなっていく中で、契約締結、債務管理、入退社の処理や年末調整なども随時システムを導入していきました。
３．課題
２で記載させて頂いたように導入当時は、15名程度の会社の業務フローを前提として構築しましたので、流石に40名近くになってくると社内業務もかなり増えたり、想定していなかった業務フローが発生したりして、業務量の増加など正確かつ適時に業務処理するという面で、脆弱性が出てきています。
また、バラバラと新しいサービスを導入していく中で、システム間の連携をエクセル作業でやらなければならないことが増えたり、システム同士が連携していないために、同じ内容を複数回登録しなければならなかったりなど業務フローが煩雑になってきました。
多くの業務全体を見通したうえで、数年後まで想定したシステム構築をできていなかったなと反省してます。その上で、会社の成長速度に耐えられるような管理体制を再構築するというのが今回システムの再検討を行っている大きな背景です。
４．システム検討の評価軸
今回の検討では、聖域なく管理で使用するであろうシステム全部をスコープにしていきたいと思っています。そのため、プロジェクトしては、最低でも1年は要するのではないかと思っています。
今後システムを検討していく上で評価軸にしたいと思う部分は、以下になります。
①利用料
②規程の変更などに合わせたメンテナンスのしやすさ
③情報連携のしやすさ
④法令順守を意識したレポート機能（労務周り）
⑤新機能のアップデート頻度
よくやってしまいがちなのが、システムを使わずに例外的にエクセルやスプレッドシートで別途集計すればいいやと手作業を間に挟んでしまうことです。今回は、徹底的にそういった部分を排除できる業務フローも合わせて構築していきたいと思っています。
余談ですが、今回システムを検討するうえでSOC報告書の取得状況にについても留意してサービスを選んでいきたいなと思っています。監査法人に在籍していた時もIT監査自体に対してあまり興味関心が高くなかったこともあり、恥ずかしながら、今回調べている中でそんなこともあったなという感じでした。
もしSOC報告書についてご存じない方はこちらを確認してみてください。
EYさんが公開してくださっている記事です。この辺りも色々と情報収集したいなと思ってます。
管理部が導入するツールは、適切に管理できることやその事業者自体が信頼できるのかなども大切ですが、従業員一人一人が使うシステムでもあるので、会社全体の生産性にも大きくかかわって来ます。生産性向上のためにも使い勝手の良いものを選んでいきたいですね。
今後も状況に変化が出た際に発信していきたいと思ってますので、ご期待ください。長文になりましたが、最後まで読んでくださった方ありがとうございました！
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