月10回、平均450人が集まるエンジニアイベントを3人で回す成功ノウハウ
こんにちは、ファインディの山田GOです。
日本のエンジニアリングを加速して、爆速顧客価値提供をしたいという想いで働いています。
ファインディでは、毎月8-10本近くのエンジニア向けのイベントを企画&運営しています。
ここ最近、カンファレンスやオフラインイベントでご挨拶すると、「イベント見ています！」「ChatGPTのイベント見ましたよ！集客すごいですね」など、とても嬉しいことに少しずつ浸透してき始めました。
いつもありがとうございます！🙏
ところで、ある社外の方から「ノウハウはどんどん出していこう」という言葉をもらいました。
良い知見は共有する、同じことに困っている人を助けるためのアウトプットというエンジニアのコミュニティ文化を肌で感じて共感しており、この記事が企画に困る誰かのためになればと思い、書いています。
今回の記事では、イベント企画に携わるプランナー、マーケ、技術広報、DevRelの方を対象に、（主にエンジニア向けの）企画のノウハウやアンチパターンを共有します。
それでは、Let's GO ! 🏃♂️
1. イベント開催回数と体制
ファインディではこれまで、175回のイベント開催（予定を含む）。
本格稼働したのが昨年で58回ほど実施、今年はすでに43回開催（このままいくと2023年だけで120回ぐらい開催の勢い😇）
月に換算すると、だいたい8回〜10回ほどイベントを開催しています
主に、DevRelチームがイベントの企画と運営をしているのですが、実は3名体制でわいわい×ヒーヒー企画しています。
2. 企画ノウハウ全貌
では本題に移っていきましょう。流れは以下3Stepです。
1. 企画会議と担当分け
2. 企画書と趣意書作成
3. 登壇者打診と登壇者事前MTG
1. 企画会議と担当分け
僕らのイベントは、サービスの特性上、ハイスキルなエンジニア向けというところは決まっているものの、その中でどの職種、どの役職の方にイベントを届けるのかは異なります。
企画会議では、毎月どのような方にどんなテーマで企画をするかを決めます。
1. 各テーマのフェーズ：（導入期/成長期/成熟期/衰退期）
・導入期：比較的アーリーアダプター向けだが、最新の情報を知れる
・成長期~成熟期：比較的事例なども溜まってきていて盛り上がっている
・衰退期：陳腐化し始めているので、イベント向きではない
2. トレンド：テーマがトレンドにのっているかどうか（感覚値）
・高：ChatGPT・LLMなど、比較的どのエンジニアも気になっているテーマ
・中：特定の業界・職種で話題
3. 注目度合い：Twitter やテックブログ、Qiitaなどでの記事が多く出ている/よく見られているかを見ています
たとえば、Kubernetesのイベントを企画しようとしたときに、Kubernetes自体は少し前からあり事例も増えてきているので、フェーズ：成長~成熟期、トレンド：中。一方でコミュニティもあり、サービス規模にもよりますが、注目度は高い、のように考えています。
技術広報の方であれば、どういう職種、年齢、役職の方に参加して欲しいのかでわけるのも良さそうですね！
2-1. 企画書作成
テーマが決まったら企画書を作成していきます。
企画書作成にあたっての順序と項目は以下。
1. テーマに関する情報収集 ※調べ方は後述 Tips
2. 目的：なぜそのイベントを実施するのか
3. KGI/KPI：どこをゴールに置くか
4. ターゲット/ペルソナ：従業員規模（エンジニア組織規模）・職種・役職などできるだけ細かく書く
5. ターゲットの置かれている状況：上記ターゲットを細かく定めると、どういうところに困っているかが見えてくる
6. 読後感：イベント後、参加者に持ち帰ってもらいたいこと、何が良かったと思ってもらいたいか
7. 登壇者候補 ※調べ方は後述
2-2.趣意書作成
主には、登壇者の依頼の時に利用しています。
登壇者からすると、自分が誰に話すのか、自分が話せるテーマなのか、タイミングはいつかというところが一目でわかるため用意しておくと良いと思います。
また、社内の他の人にどんなイベントを企画しているのかを伝える時にもこの趣意書があると便利です。
ちなみに、企画書・趣意書・事前打ち合わせ資料は誰でも同じフォーマットで作れるようにGoogle Docsでテンプレート化しています。（全社で見れます）
3.登壇者打診と事前打ち合わせ
イベントの企画と登壇者候補が決まったら、登壇者に打診していきます。
ラブレターを書くように（書いたことないですが）、なぜあなたに打診したのか（登壇履歴や記事）、誰をターゲットにどんな話をして欲しいのか、を書いて打診します。
大体はTwitterのDM、GitHubのメール、ブログのContactからお声がけできます。
登壇者が確定したら一度事前打ち合わせをします。
ここが企画の次に重要なところです。登壇者がもっとも話しやすいところ、盛り上がりそうなところ、を聞いていきながらトークテーマをブラッシュアップしていきます。
小ネタとしては事前打ち合わせ前にアイスブレイクに使えるネタをTwitterや直近の登壇で集めておくとスムーズにいきやすい。
3. エンジニア向けイベント企画のTips3選
特に、非エンジニアの方がエンジニアイベントの企画をするときはなかなか苦労が多いものです。また、企画自体時間がかかりやすいので、いかに効率化できるかが重要になってきます。最後にTipsを３つ紹介します！
テーマに関する情報収集はChatGPTに聞け！
3名体制の中で自分を含む2名は非エンジニア出身のDevRelです。テーマについていきなり知見は持っていないので調べながら進めていきますが、勘所を押さえて調べないと、調べることに満足しがちで進まないということが起きます。
ChatGPTに聞くことで、どこら辺を抑えると良いのか、を聞いて調べ始められます。
抑えるべきところがわかったら、Qiita/Zenn、コミュニティ、を探しながらどういうテーマで語れれるのか、何を知れると良いかを探ります。
2.登壇者探しは過去の登壇履歴を参考に！
同じ内容でも誰が話すのかによってトークテーマも読後感も全然違います。登壇者によってどの程度拡散するかも変わってくるため、比較的時間をかけて探します。
とはいえ、記事は書いているけれども、人前で話すのが苦手な方もいれば、LT/基調講演は実施されているけれどもパネルディスカッションは苦手という方もいます。
登壇者探しは、その道のプロについてエンジニアに聞いてみるだけではなく、同じテーマのカンファレンスやイベントに基調講演や招待登壇されている方から探しています。
「テーマ＋カンファレンスやテーマ＋Summit と調べたり、テーマ + connpassと調べるよく見られているものが出てきます。
3.事件は現場で起きている（一次情報を取りにいく！）
これも非常に重要なのですが、結局自分ごと化できるテーマかどうかというのは重要です。その情報は企画者でも、ネットでもリアルな声を見つけることは難しいので、社内のエンジニアに聞いて、情報を取りにいくのがおすすめです。相談する点は、状況やトークテーマについてブラッシュアップしていくことが多いです。
また、普段から気になるテーマについては勉強会に参加してみたり、オフラインイベントにいってみるとより知見が広がります。
最後に
いかがでしたでしょうか？
3人で月10本やっているとなかなかしんどい部分もあるのですが、アンケートで参加者のリアルな感想をいただくと企画して良かったと毎度思っています。参加いただいている方、ありがとうございます！
知見が共有され、世の中によりよいイベントが増えてくれば、全体としてイベントの質も上がりますし、エンジニアリングが加速していくと思っています！
うちはこうしているよ、なんでこうしなかったの？などご意見・ご感想は大歓迎です！一緒により良いイベント作っていきたいと思っているのでお気軽にDMください！
一緒に企画を作っていくDevRelメンバー・事業企画メンバーも募集しています！