今この瞬間から誰でもできるホウレンソウのコツ

報告・連絡・相談（ホウレンソウ）をするためには、相手にどれだけ伝わるか聞き手に負担なくできるかが肝です。

報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の秘訣

まずは第一印象を整える

「まだ準備不足ですが」とか「うまく言えないのですが」というネガティブフレーズを入れない。第一印象で先入観を持たれるため自信を持って振る舞うことによって、相手の反応をポジティブなものにし自分に対して有利に運ぶことができます。このような先入観をプライミング効果と言いますが、自信なさそうにするとその先入観を打破するために、無駄な労力や時間をかけることになってしまいます。

説明は全体像からポイント、細部へと

たどたどしく説明するのではなく、全体像から主要な柱、そして細部の順で話をしましょう。そうすることによって話の方向づけから、ポイントを理解させて、その後で詳細の説明をしましょう。これができると思った以上にスムーズに話ができるようになります。よって、事前に結論をどう説明するかを練りにねって、そして全体像から柱に至る間のセリフと、柱から詳細に至るセリフを考えておくと良いでしょう。

質問されたら即レスできる回答力

そして聞かれたことに答える時は、理由や背景ではなく、結果や結論を最初に述べましょう。「YES」とか「NO」でもいいので即レスしましょう。
そしてこうしたことは、常に前倒しに先取りして早めに手を回しましょう。
つまり悪い話でも即座に報告！

時間感覚のあるホウレンソウはパフォーマンスが上がる

こうしたホウレンソウですが、どれだけの時間で終わるかを明示しましょう。「3分ください」とか「1分ください」と言えば上司は必要な時間がわかります。それはとても上司にとって管理のしやすいことです。そのため、上司が受け入れて聞いてくれる可能性が高まります。遠慮していて良いことはありません。伝えるべきことははっきり明確に、そして即座に！

準備された説明で上司の負担を軽減させる

これだけのことをやるのにどうでもいい話ばかり報告することは良くありません。仕事にとって信用は第一に重要だからです。
ではそうした事前準備はどういう基本構成が良いでしょうか

1. 趣旨

2. 検討の選択肢

3. 判断のポイント

4. 結論

5. アクションの確認

です。もちろん丁寧さを気にするばかりに、目的を見失ってはいけません。
説明する時は相手の理解できる言葉で話す必要があります。伝わらなければ意味のない時間になります。自分のコミュニケーションをするときは、相手の使う言葉を自分の話の中に取り入れると理解がスムーズですし、一体感が生まれます。情報レベルについても、あなたが詳しく知っていることでも上司が詳しく知っているとは限りません。情報格差を埋めるための説明をしましょう。情報レベルを揃えるためには、背景や経緯を全体像の前に持ってきましょう。言葉遣いは常に前向きに、なんとなくで言葉のチョイスで損をしないようにしましょう。
これはオンラインコミュニケーションでも同じです。なるべくなら「対面」「電話」の方が早いです。言外の意味も伝わるからです
こおように上司に負担をかけずに、最速で進められるコミュニケーションを心がけましょう。パフォーマンスが向上することは間違いありません。