インテリア畑の私が新入社員のオンボーディングをやってみた結果[後編]
家具のサブスクリプションサービスを展開する『subsclife』でインテリアコーディネーターをしている豊田です。
[前編](前回の記事)では、新入社員のオンボーディングをやってみようと思ったきっかけやプロジェクト化するまでの流れなどを書きました。
今回の後編では、実際につくった制度についてや、プロジェクトをやってみてよかったこと、これから改善していきたいことについて書いていきたいと思います！
実際にやってみた！
まず最初に、直近で入社したメンバーへのヒアリングの場を設けました。
ミーティングの冒頭で私からオンボーディングプロジェクトをやろうとおもったきっかけについて話して、あとの時間はメンバーに入社前後で困ったことや、欲しかったサポート、以前働いていた会社にあった、よかった制度についてざっくばらんに話してもらいました。
すでに実施している、新しく入ったメンバーと既存メンバーの1on1や、入社前に送付している社員のプロフィールは満足度が高かった一方で、入社してすぐに欲しい情報(組織図や人事制度、オフィスでのごみの捨て方といったルールなど)がどこにまとまっているかわからないといった声や、会社に慣れてきて1〜2ヶ月くらい経った頃に会社から何を期待されているか、また期待に応えられているのか不安になったといった声があがりました。
また、以前働いていた会社であってよかったサポートとしては、メンター制度をあげているメンバーが数名いて、自分をサポートしてくれる人が明確になっていることで安心感があるという話を聞くことができました。
私自身も入社後、情報が一元管理されている場がなく、業務に必要な基本的な情報をどこかにまとめないとこれから入社する人も同じように困るだろうと思い、会社のルールや使っているツールなどをスプレッドシートにまとめて全体にシェアしていました。
そのシート自体、まだ新しく入ったメンバーが欲しい情報がすべて網羅されている状態ではないという認識はあったのですが、最近入社したメンバーへのヒアリングを通して、自分の中では当たり前になっていることだけど、新しく入ったメンバーはわからなくて当然、ということがまだいっぱいあるということに気付かされました。
新しくつくった4つの制度
最近入社したメンバーへのヒアリング内容を基に、マネージャーや関係部署と打合せを行い、以下の4つの制度をつくりました。
1．オンボーディングシート
Duolingo社のオンボーディングについて書かれているnote『社員の定着率を高めるにはオンボーディングがすごく大事だという話』を参考にしながら、subsclifeらしさを意識してつくりました。
以下の内容をGoogleスライドにまとめて入社前に新メンバーに送っています。
・メンバーのプロフィール
・メンター、トレーナー、上司からのメッセージ
・行動指針
・ツールの登録のお願い
・休暇について
・労務関連
・入社初日のご案内
・入社にあたっての心構え
2．メンター制度
最近入社したメンバーへのヒアリングの前に、私の友人にも今まで働いてきた会社でどういったオンボーディングがあったか聞いていたのですが、同様にメンター制度をあげる人が多かったです。
また、メンターを選ぶ上で下記のような方針を定めている会社があることもわかりました。
・業務を教える人とは別の人、かつ、評価者ではない人
・年齢の近い人
・希望する働き方が似てる人(時短の方や育児・介護をしてる方など)
これを聞いて、上記にあてはまる人がメンターになった方が心理的安全性が高そうだと共感しました。
まだsubsclifeは社員数が少ないので、上記の3つを満たす人をマッチさせることはハードルが高いのですが、できるだけ考慮できたらと思っています。
実際にメンター制度を実行するにあたり、subsclifeではメンターがつく期間を1ヶ月とし、その期間終了後のゴールを以下のように定めました。
・新メンバーが聞きたいけど聞きづらいこと(些細な質問や会社の制度などあらたまって聞きづらいこと)を聞けるようになっている状態
・他部署のメンバーとのコミュニケーションのハードルが下がっている状態
それを実現するために、メンターには以下のフォローをしてもらうようお願いしました。
・入社前に送るオンボーディングシートのメッセージを書くこと
・ツールや社内ルールなどのフォロー
・不安なこと、困っていることのヒアリング
・週に数回MTGを設定し、他部署との関わりについて説明したり、わからないことがあったときに担当部署の人につないだりすること
3．同期制度
これはヒアリングの際に「入社時期が同じメンバーは話しやすいし、お互いにわからないことを聞きやすかった」といった声から生まれました。
私自身は入社した時、入社月が自分と1,2ヶ月しか違わないメンバーでも同期という感覚がなく、緊張感や心細さを共有できていなかったので、最初からオフィシャルに入社月が近い人をグループにしてくれると安心感がありそうだと思いました。
そういったお互いに助け合える関係のきっかけづくりとして、まずは入社月が近い人同士を“同期”としてグループ化し、ランチ会を実施することにしました。
これに付随して、入社から1年経ったメンバーが記念に社長の町野さんと普段は行かない良いお店でランチできる制度も新たにできました！
状況が落ち着くまで実施できないですが、この制度を全社会で発表した時にかなり盛り上がったので、実現できる日がくるのが楽しみです♪
4．入社1ヶ月後のヒアリング
新しく入ったメンバーとメンターにオンボーディングをやってみての感想や要望をヒアリングします。
その内容を踏まえて今後の施策をブラッシュアップしていきます。
プロジェクトをやってみてよかったこと
プロジェクト化してからまだ約2ヶ月ほどですが、ここまでやってきて良かったと感じたことをまとめます。
・オンボーディングPJのMTGをしてる時やだれかに協力をお願いした時、また、雑談をしている時などに「オンボーディングいいね！」と声をかけてくれる人がたくさんいたので、進めていく上で、周りの人にもやる意義を感じてもらえてるんだ、という安心感がありました。
今まで人に仕事をお願いすることが苦手だったのですが、会社にとって重要なことだからお願いしてみよう、と前向きに捉えることができるようになりました。
・オンボーディングPJをきっかけに、『サポーター制度』という、やりたいことができた時にサポーター(相談相手)を決めて、一緒に伴走してもらう制度が生まれました。
実際にこの制度を活用して生まれたプロジェクトが既に2つあります。
いいきっかけがつくれたことを嬉しく思います。
・業務外のことでもやりたいことを応援してくれる会社だということを実感できて、もっとsubsclifeが好きになりました✌🏻
改善ポイント
現時点で一通り実行できたのは『メンター制度』と『入社1ヶ月後のヒアリング』のみですが、それらを実行してみて、以下の改善ポイントが見つかりました。
・『メンター制度』ではメンターの役割と仕事内容を定めていましたが、新メンバーと同じ部署で業務を教えているトレーナーとの協力体制をとらないと、どちらが何をどこまでフォローしたかわからず、お互いにやりづらさを感じることがわかりました。
そこで、メンターとトレーナーの役割を定義し、それぞれの仕事内容を明確にしました。
また、入社前と入社から2週間後に、メンターとトレーナー間ですり合わせをするMTGを設定してもらうようにしました。
・新メンバーが入社する前に、メンター・トレーナーや同じ部署のメンバーとの顔合わせがあるといいのでは？というアイディアが出ました。
私自身も入社前に何人かのメンバーとランチをする場を設けてもらって安心感がありましたし、入社当日に一緒にランチしたメンバーが話しかけてくれて緊張が和らいだので、入社前に接点を持っておくことは重要だと感じました。
これから入社するメンバーには希望を聞くようにしていきたいです。
最後に
オンボーディングプロジェクトを始めてから約2ヶ月で、ヒアリング→制度づくり→実行→課題の抽出まで持っていくことができ、最初にイメージしていたよりも早くやりたかったことを一通り実現することができました。
まだ中身は荒削りですが、今後も新メンバーが入ってくる予定があるので、引き続きPDCAを回して、満足度の高い環境をつくっていきたいです！
このプロジェクトを通して、人を巻き込みながらやりたいことを実現する、という経験ができて自信につながりましたし、組織開発に興味がわいて勉強したいと思うようになりました。
ほんとにやってよかったです！
ここまで読んでくださってありがとうございます！
これからオンボーディングの体制を整えようとしている方やsubsclifeに興味がある方の参考になっていたら嬉しいです。
subsclifeで働くことに興味がある方はぜひWantedlyをご覧ください♪
ではでは今回はこのへんで。