リーダーとしてやるべきこと④「ペーパーレス化 その２」
前回の記事で「ＩＴリテラシー」の話をしました。いきなり新しいソフトやアプリは難しいと思います。しかし、部下のほとんどはスマホを使っているはずです。この素晴らしい機械を使わない手はありません。私の会社では営業に携帯電話が貸し出されています。ただこれがいわゆる「ガラケー」で通話とメールぐらいしか使えません。なので、全員個人用のスマホの「ＬＩＮＥ」を使うことにしました。もちろん個人用携帯を使用してもらうこと、ＬＩＮＥを業務用伝達ツールに使用することの危険性について初めに話をしておく必要がありますが「ＬＩＮＥ」は皆が使い慣れているツールです。私の部署は抵抗なく、即展開ができました。
ＬＩＮＥグループを作る
部署全体のグループを作ります。例えば「〇〇営業所」などです。後はこまかくグループでも作ります。「営業1課」「技術部」など・・・そこにはリーダーである皆さんは必ず入ります。
変換ソフト「CubePDF」をダウンロード
ＬＩＮＥで書類を送って見やすい形式はＰＮＧかＪＰＥＧです。回覧したい書類はＰＤＦやワード、エクセルなど様々な形式で届くと思います。それをすべてＰＮＧやＪＰＥＧの「画像」に変換してやります。
使い方は簡単です。印刷を選択しプリンターの中から「CubePDF」を選択して実行する。そしてしばらくすると下記のウィンドウが開くので
ファイルタイプ、解像度、出力ファイル先を選択し、変換をクリックします。ＬＩＮＥに送る場合解像度が大きすぎると送れません。私はいつも200～300で変換してました。設定を保存して素早く操作できるようにしておくことも大切です。
Google Keepを導入する
たくさんあるノートアプリの中で色々使ってみましたが、私が一番使いやすかったのが「Google Keep」です。
今までペーパーで持っていたものを全て、「Google Keep」に入れます。私が「Google Keep」を使い続けている理由は、保存してる書類が見やすい点と簡単に書類に書き込みができる点です。一言添えて、共有からLINEで送信してました。一つ難点はＰＤＦファイルは保存できない点です。しかしＬＩＮＥは基本画像ファイルで送りますので問題はありません。
ＰＣに送られてくる様々な回覧書類を、ＪＰＥＧ等の画像に変換。Google Keepに保存し、携帯のGoogle KeepからLINEに共有し送信する流れになります。
ＬＩＮＥでの展開を始める
伝達事項をＬＩＮＥで送信します。文章はそのまま入力すればいいです。「明日、10：00～全体会議をします」「計画書を本日中に提出を」など。ここで注意点ですが文章の最後に「返信不要」と入れてください。真面目な人はすべてに「分かりました」と返してきます。これは時間の無駄です。見てくれたかどうかは「既読」で判断するしかありませんが、最初のうちは朝礼などで口頭でも伝えるといいと思います。書類は先で述べた手順で画像にして送信します。
文字数が多い書類は、ペーパーに印刷して回してました。（今現在は完全ペーパーレス）また、ペーパーで手元に届いたものは、今でもそのまま回しています。
ＬＩＮＥのアルバム機能を活用
社内グループ内にアルバムを作成します。アルバムを掲示板としてしようしてました。例えば公休表やスケジュールなどです。
ＬＩＮＥのデメリット
過去の投稿を探すのが大変です。アルバムに入ってるものならまだ楽ですが、２週間前とかになるとかなり手間がかかります。また、画像は一定期間を過ぎると消えてしまいます。あと、あまりないケースかもしれませんが異動などで途中参加するスタッフは過去の投稿を見られないことも問題です。最後にこれが一番のデメリットですが、プライベートとの線引きが難しいことです。休みでもＬＩＮＥに回覧物などが届き通知が出ます。また、重要書類はセキュリティの面から考えて流せません。全てをＬＩＮＥで伝達することは難しいです。
しかしながら、連絡事項を即伝達できるこのスピード感は格別です。皆さんも早く導入してこの快感を味わってほしいです。ただ一気に推し進める必要はありません。私は「ＬＩＮＥ」での伝達を９か月続けました。その間に掲示板も含め少しずつペーパーレスにできるものを増やしていきました。この次は「チャットワーク」というビジネスチャット導入に入っていくのですが電子でのやり取りを全員がしっかり慣れるまでには時間がかかります。焦らず進めていきましょう。