【雑感】生産性の低い職場の特徴
＜おじさんDX Vol 571＞
難しいコトは私にはできませんが、生産性の低い職場の特徴は少なからず共通しています。
✅各自のデスクが乱雑になっている
デスク内はもちろん、デスク上に各種書類が山積み…。
こういう職場は、生産性が低いのです。
今やデジタル化されて紙媒体こそ少なくなっていますが、PC内のフォルダーが無尽蔵にあったり、デスクトップ画面にはショートカットやファイルがギッシリ…。
✅個人的に末期を感じます。
特に上司のデスクが乱雑な職場というのは、上司も仕事が出来ません。
こうした職場は、些細なミスから蜂の巣をつついたような状態になり、生産性どころの話ではないのです。
目先の業務に振り回される日々が続いていくのですから、働くヒトにとって残念な状態になるのです。
✅やたらにゴミ箱がある
これは意外と気付かれないコトもあるのですが、各自のデスクにゴミ箱が設置されているような職場は、生産性が低い傾向にあります。
ゴミの発生を削減するという話ではなく、デスクから離れたくない都合上、各自にゴミ箱がある状態で一見効率が良い印象がありますが、そのゴミは誰が回収するのでしょうか？
特定の場所にまとめておいて回収すれば、手間も時間も省けます。
✅定量的に管理されていない
職場には多種多様の備品があります。
これがですね…全く管理されていないと言いますか…システム化されていない職場があるのです。
✅無くなってから発注。
✅無くなっても補充もされない。
「あっ、ない」となって、近隣の店舗に買い出しに行く、Webで注文等が頻繁に発生するのは、業務の妨げになるのです。
備品は必要だから導入しているのであって、欠品すれば業務に支障が出る。
業務フローが出来ていない職場ですと、この発注頻度が場当たり的なのです。
✅一か月にどのくらいの量が使用されているのか
✅在庫管理の方法は、誰でもわかるよう可視化されているか
✅誰が担当しているのか
✅発注日は、決めているのか
✅定置管理が成されているか
ただし管理のための管理なんてなってしまうとそれこそ本末転倒です。シンプルに管理できるように環境を整えないと、それこそ業務フローが見えてきません。
✅各種ツールが乱立
各種デジタルツールが無造作に使用されている職場も生産性が低くなります。かつてのように情報共有や連絡手段としての紙媒体は論外としても、まだまだ電話やFAXに頼っているなんて現実もあるのです。
これを解決しようとデジタルツールを導入するのですが、ツールは便利な反面、それぞれのツールには特徴があったりします。
ここで生産性の低い職場は、そのツールが乱立するのです。
✅メールやチャットの量が多すぎて必要な情報が得られない。
✅休憩時間等も見るコトが多くなって業務のON-OFFがない。
✅同じ情報が、各種ツールに何度も掲載される。
✅ツールが多すぎて集中できない。
使用頻度の低いツールは積極的に見直していかないと、生産性は向上しないばかりか生産性を下げるのです。
✅テンプレが乱立
職場にもよりますが、効率化しようとテンプレがあるのは良いのですが、これが乱立していると、それこそ探すだけでも大変なのです。
共有ファイルが設定されている職場では、そのファイルが整理されておりますでしょうか？
私が見てきた職場では、書式が様々で使用方法も様々😅
特に新入社員は、その使用方法を覚えるのは大変だった様子なのです。
やたらに申請書類が多く、探すだけでも時間がかかるコトもその一因ですが、どうしてその書式が採用されているのかは謎のままなのです。
何事も整理整頓されていないと、生産性は向上しないのです。
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