【雑感】会議
＜おじさんDX Vol 508＞
会議は好きですか？
私はどちらでもないです。
一体会議とは、なんだろうと考えるにあたって、Gさんの会社での会議実施方法の改善について記事にしてみました。
✅無駄と思われる会議＝成果物がない
今やオンラインでも出来る内容なのに、わざわざ特定の場所に時間をかけて集まって会議をする意義は何でしょうか？
顔合わせ？
コミュニケーションの一環？
私には理解出来ません。
意見を聞く、合議を図るならほかの手段でも代替え出来ます。中には、すでに方向性が決まっており、確認だけというケースもあります。
この成果物というのは、会議で意思決定が成されることなのです。
✅先送り禁止令
Gさんの会社でも会議について思うところがあり、会議を実施するあたり先送り禁止としたのです。
どうも会議で決定事項を決めるとなると「完璧」な成果物を生み出そうとするのですが、そう容易ではありません。
次回までの課題とするのは良しとしても、その後に何等かの行動が出にくい上に期間があいてしまうので「タイムリー」でなくなるのです。
ですから、限られた時間で完成度が低くても一定の成果物を出す方向にしたそうです。
これは現場の意見もあって、決定事項を実際に運用すると現場で課題が出てくるのです。その課題に対し今までは会議で運用変更の検討（決定）をするといった、現場との乖離が見られたそうです。
✅一回当たりの会議時間を削減
✅決済が下りるまで時間がかかる。
✅会議の時間が長時間。
✅会議の開催時期が、現場とずれている。
本社で行われる会議にしても同様に、もっとタイムリーに出来ないものか..。
定例の会議ではなく、現場や世間の早い流れに即した会議。
Gさんの会社は、あのトヨタ方式に変更したのです。
実施当初は戸惑ったそうですが、あのトヨタが現実にやっていることですので、規模が小さい会社なら出来ないはずはないという事でした。
真似から始まったこの短時間の会議も、今ではすっかり定着しています。
✅「時間は有限でその時の時間は二度とない」
✅「良いと思う事が、会議で決定されるまで実施できないのは現場にとってストレス」
✅会議の頻度が短時間で多くなることで、軌道修正が細かくできる。
「あの大企業で出来て実績を残しているのだから、真似しない手はないでしょ」
と、Gさんは笑いながら語っていました。
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