「上手に仕事を振る」ための７つの法則

どうも、ZADAです。アートとビジネスに関する情報をお届けしています。

今日は、「人に仕事をお願いするときのコツ」みたいなテーマです。

僕は、今もサラリーマン（営業）をやってて、先輩も後輩もいて、人に仕事をお願いしたり、お願いされたりするシーンが毎日のようにあります。

そんな毎日の失敗談、成功体験をもとに、
果たして何が、自分にとっても、お願いした相手にとっても最良なんだろう？ってことを考えてみたので、参考になればうれしいです。

あなたの職場やコミュニティに転用できるヒントみたいなものを詰め込めたらいいなぁと思っています。

てことで、はじめていきましょう。

全部で７章ですが、今日は前編ってことで、１〜３章までやります。

⒈めざすは「仕事０」という仕事

そもそも、人に仕事をお願いするシチュエーションってどんな時ですかね？
皆さんは、どんな時に仕事をふりますか？
またどういう基準で、自分でやる作業と、人に任せる作業を分けてますか？

いろいろあると思います。例えば、

A常に仕事をいっぱい抱えてるので、ただ単に分散したい
B難易度が低く重要度も低い仕事は、なるべく人に任せたい
C中期的に自分の仕事をへらしていきたい
  業務の適正を見極め、代わりにできる人を育てて、ゆくゆくは任せたい
D急ぎの案件で、結局自分でやった方が早いから、人には任せない

などなど・・・

あくまで自分の中での基準でいいと思うんですが、極論、自分が何もしなくても業務がまわる状態が理想かなと。その分、新しい挑戦や、システム開発に時間を割けた方が自分にとっても会社にとっても結果良かったりするので。

てことは、Dはなるべく手段として取らない方がいい。
なぜならいつまでたっても同じ仕事をこなすだけになっちゃうから。

なんなら、自分以外の人でもできる、すべての仕事を引き継いでやる！くらい極端な意識で、物事を考えるようになると、仕事の仕方も変わるかと思います。目指すは「仕事０」のために仕事するという意識です。

でも勘違いしないでほしいのは、あくまで意識の問題なので、例えば上司に任された仕事を勝手に他の人にふったりとか、責任のない行動は、逆にまわりからの信用を失ってしまうので、くれぐれも気をつけてください。

責任ある選択基準を、自分のものさしとして持っていることが前提です。

その上で、仕事を積極的にまわりに任せていく。
そのためには、自分はいつ、誰に仕事をお願いすることが適切か？

このマインドセットがまずベースになってくるかと思います。

さて、ここからは、より実践的なアクションを順番に話していけたらと思います。

⒉「相手の時間を奪う」という自覚

仕事をお願いするというのは、相手の時間を奪うってことですよね。
毎日一緒に働くメンバーは、気心が知れていたりすると、つい仕事をポーンとお願いしてしまいがちですが、、、

相手が先輩だろうが後輩だろうが、仲よかろうが悪かろうが、時間を奪うっていう自覚を持っているか否かで、相手に対しての配慮がちょっと変わってきます。

ていうか、もうかなり変わってきます。

正直、そこが鈍感な人って、一緒に仕事してくれる人が徐々に減ってくんですよね。たとえその人が良かれと思って、相手に責任のある大きな仕事を任せようとしていたとしても、関係ないです。

相手にお願いする姿勢と、相手に聞いてもらう姿勢を作らないと、どんな良い話でも関係ないんですよね。

だって自分のことばっかりで、相手のこと何も考えてくれてない人と一緒に仕事したいって思えないので。。
何より、受け手が一番敏感にそれを察知してるので、気をつけないとです。

相手がちゃんと話せる状態か、緊急なのかそうでないのか、どのくらいの尺の話なのか、、事前に確認して伝えるように心がけると、相手も気持ちよく話を聞く姿勢をつくってくれるので、これは絶対やった方がいいです。

⒊仕事をお願いしたい理由を伝える

ここからは相手をAさん（会社の後輩）とします。

Aさんが話を聞いてくれる姿勢になったことを確認できたら、はじめてお願いしたい仕事内容の話をするわけですが、

ここでのポイントは、「なぜ今あなたに、この仕事を任せたいか」を伝えることです。
なぜなら、Aさんの心理としては、自分の業務の優先順位を下げて、また自分の時間を割いてまで、ホントに自分がやらないといけない仕事なのか？、、それを見極めたいからです。

伝え方の事例を書きますが、ポイントは２つ

・Aさんを認めているっていう姿勢
・ちゃんと日頃の自分を見てくれてるなって、Aさんに思ってもらうこと

です。では「来客対応を任せたい」っていう設定で、話し方は以下の通りです。

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「今日夕方４時に、株式会社○○の○○さんという方がご来社されます。ちょうどその時間に別のアポイントがあって、私は外出しなければならない。先方にリスケの相談をしてみたけど変更ができないんだそうです。

そこで相談なんですが、僕はAさんに来客対応をお願いしたいと思ってます。なんでかって言うと、先方さんはとても気さくでお話し好きな方です。

相手の話の腰を折らずに、人の話を聞くことができて、なおかつ自分の意見もちゃんと述べることができる人が適任だと思っています。

Aさんは日頃から見てても、すごく聞き上手なイメージを僕は持ってます。相手の立場にたって話をすることができて、自分の気持ちもちゃんと言語化できる。僕はあなたなら安心して任せられるって思いました。

時間をもらって申し訳ないけど、受けてもらえますか？」

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と、こんな感じで、だいぶ丁寧な言い方で書いちゃいました。
僕自身、日頃もっとくだけて話してるので違和感はありますがw

実際相手との間柄や距離感によって、もっと語尾を柔らかくしたり、ユーモアを交えてカジュアルに話すこともできるので、あくまでベースだと思って解釈してもらえたらうれしいです。

また、最後のところですが、相手の時間を奪って申し訳ない！っていう気持ちを、相手に伝えることも２章で触れたポイントですね。是非試してみてください。

以上１〜３章でした。

また明日４〜７章まとめてみたいと思います。

ではまた！