いらない会議と大切にしたい雑談
はじめに
３回目のCOMEMOとなりました。習慣化してきた感覚があります笑
さて、今回のテーマは「その会議必要ですか」とのこと。
本記事では、COMEMOの問いに対して私の回答を書いていきたいと思います。今回の問いは以下です。
・会議をなくしたり減らしたり効率化することは必要だと思いますか。また、それはなぜですか
・本当に必要な会議と、無駄な会議の線引きはどこあると思いますか
・無駄な会議はどうしたらなくしたり減らしたり効率化することができるとおもいますか
・会議とはいったい何でしょうか
会議とはいったい何でしょうか？
私自身の定義の前に「辞書ではどのような定義をしているのか？」が気になったので調べてみました。
広辞苑では、「会合して評議すること。何かを決めるため集まって話し合うこと。」とありました。
何かを決めるためという目的が書いてありますね。
デジタル大辞泉も広辞苑と近い印象を受けました。
また、ブリタニカ国際大百科事典 小項目事典の「会議」の解説は私が伝えたいことを代弁するような説明でした笑
合議体の構成員が一堂に会し，一定の事項 (議題) について，互いに意見と情報を交換し合って審議を行い，最良の施策を見出そうとする会合またはそのための組織をいう。集団成員に単に意見を開陳する機会をつくるためや，上司が命令やその他の情報を伝達するためだけに部下を招集したような会合は，本来の意味の会議ではない。
辞書シリーズのラストは、精選版 日本国語大辞典。
個人的に興味深かったのは、約140年前から人間は同じ課題意識を持っていたのだということです。
逆に言えば、時代は変われど、会議は変わっていないということですね笑
明治一二年（一八七九）六月四日の「読売新聞」には「近ごろは頻りに会議流行(はやり)で何でも会議会議と」と書かれるような状況であった。
私自身は会議は以下のような目的で実施されるものだと理解しています。
共有
相談
意思決定
まず、「共有」。
「共有」はテキストコミュニケーションのみではハイコンテキストで伝わらない場合等に実施します。
次に「相談」。
「相談」は自分一人では解決出来ない課題を解決するためや自分では分からないことを専門家に聞くために実施するイメージです。ブレストも「相談」に含めています。
最後に「意思決定」。
「意思決定」は組織で働く上で、合意形成度合いや腹落ちが大切だと私は考えますので、意思決定する内容に合わせて必要なメンバーを集めて会議をします。
本当に必要な会議と、無駄な会議の線引きはどこあると思いますか？
この問いに答える前に会議へのコスト意識を考えてみましょう。
皆さん、会議にどのくらいのコストがかかっているかを意識したことはありますか？
以下は信頼しているチームメンバーからオススメしてもらったので、読んだ書籍から一部抜粋しました。
10名の2時間の会議は1回で約8万円のコスト。
本会議が週次MTGの場合、年間約400万円のコストが発生。
本試算は公務員クラスの給与水準で計算されているようですが、仮に経営TOPクラスが本MTGに入っていたら飛躍的にコストは上がりそうですね。。。
また、本書によれば「無価値な会議」を以下のように表現しています。
・結論が出ない
・惰性でやっているだけで、何も生み出していない
・誰も何も発言しない
・必要性を感じられない
それでは、なぜこのような「無価値な会議」、そして「無駄な会議」を生み出してしまうのでしょうか？
本書では、会議の価値自体を問うことを忘れてしまっているからだと言います。
私自身も同じように感じます。「この会議はどのくらいの価値を生み出しているのか？」と問うこと自体が大切です。
この問いに対して、価値を伝えられない場合は、「無駄な会議」とラベルを貼るべきでしょう。
無駄な会議はどうしたらなくしたり減らしたり効率化することができるとおもいますか？
結論は「それっと今話す必要ある？」という問いに対して、本当に「必要ある」と答えられない会議はやめましょうという提案になります。
また、会議のゴールや目的の設定は必ずすべきです。ゴールや目的は「達成したか or 達成していないか」が明瞭に判断できるように表現しましょう。
＜良い例＞
・〜について合意する
・〜の懸念事項を洗い出す
＜悪い例＞
・〜について検討する
・懸念事項について
良い例では、「Yes / No」で答えられる問いが設定されています。一方で悪い例では、会議の結果、「どういう状態になりたいか？」が示されていないので、会議のゴールや目的を達成したかどうかを判断しようがないです。検討するのは手段であり、何かを決めるのが目的のはずです。会議という手段が目的化しないようにしたいですね。
合わせて、私自身は会議は準備が全てと思っているので、「アジェンダの事前共有」と「会議自体を見直す"振り返りMTG"の設定」はオススメです。
「アジェンダの事前共有」は、例えば以下のような形でMTG前に今回は何について会議をしたいのかを伝えます。
目的は、会議開催者と会議参加者の双方が効率的に会議を実施することです。
会議主催者視点で「この会議でどのような価値を生み出したいか？」と自分に問いながら準備をするキッカケになりますし、会議参加者に事前共有することで、参加者視点でも「この会議はどのような価値を生み出すことを目指しているのか？」ということを認識してもらえます。
副題にひと笑い要素を入れる等、非常に細かいtipsもありますが、これは今回の記事では割愛します笑
次に「会議自体を見直す"振り返りMTG"の設定」についてです。
具体的な事例があった方が読者の皆様にイメージがつきやすいかな？と思うので、私が統括しているチームで実施した"振り返りMTG"について共有します。
まず、本MTGの目的ですが、「チームで最高のパフォーマンスを出すためにどうすると良さそうか？」という観点で、会議形式含めて無駄なことがないか？より良く出来ることはないか？とチームで対話したり、やることを意思決定（＝やめることの意思決定も含む）したりする場です。
さぁ、その目的を実現していくためのアジェンダです。
副題はコムドットを意識していますが、どれくらい伝わっているかは？？です笑
実は定性的な振り返りをすることが、会議主催者である私の狙いですが、本音の意見を引き出しやすくするためにも、Wevoxという職場状態把握ツールの結果を皆で確認し合う時間を取ります。
ちなみにこのようなデータを見ながらの振り返りを実施の際のちょっとしたコツとしては、以下のようなグランドルールを作っておくことはオススメです。
皆さんが在籍されている組織ならではのグランドルールで大丈夫です。
組織の話をする際、人に矛先がいってしまうことを抑止したり、ファクトで話したり等、その会議における心理的安全性を育むために重要なtipsかなと思います。
さぁ、本題の振り返りの時間です。
以下のような形で最低限のルールやフォーマット準備して取り組みました。
上記は私の振り返りですが、KPTのP/Tで会議自体の見直しを起案しています。（実際に「無駄な会議」を一つ減らしました）
会議をなくしたり減らしたり効率化することは必要だと思いますか。また、それはなぜですか
我々に平等に与えられている資源の時間は「皆、24時間」です。
皆の貴重な資源である時間をより有意義に利用することが考えるならば、会議をなくしたり減らしたり効率化することは絶対必要だと私は考えています。
一方で、無駄な会議が減らせたら、1週間に15分で良いのでチームの雑談タイムをとりませんか？
これは、無駄な会議を減らせと強くする私の主張からすると、違和感を持つ読者の方もいらっしゃるかもしれません。
ただ、私が長年関わってきている「職場のエンゲージメントを高める」という観点から「雑談」はとても大事な行動の一つです。
なぜなら、エンゲージメントの取り組み自体が「適応課題」のためです。
適応課題だからこそ、我々は職場メンバー一人ひとりの価値観/仕事観を相互理解する努力をし、対話しないとなりません。
でも、皆さんが忙しすぎるんですよね。。。
だからこそ、「無駄な会議をやめて、少しの雑談に時間を割いてみませんか？」というのが私の提案です。
#日経COMEMO #その会議必要ですか #雑談は必要です
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