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ビジネスメールを楽しくしようとしたら、仕事も日常も変わった話

守隨 佑果（しゅずい ゆか）

LINEやメッセンジャーだとそこそこコミュニケーション主体となるのに、メールだと味気なくなるなと思いもしていて。「件名を入れて、書き出しはこうで…」と、手数が多かったり、暗黙の形式が多いとそうなりがちな。

作業に集中したい時に地味にクリエイティブな時間を削がれやすいなとも思う、ビジネス上のメールのやりとり。しかしメールは情報やりとりとしては使えるし、大切なものでもありますよね…悩ましい。

ここをなんとかできないものかと思考した末、そもそもメールやりとり自体をある程度価値あるものにしたら良いのか、と思い至り、やってみている話です。

特にクリエイターさんは、あまりメール対応は好きじゃなさそうなイメージ。こんなやりとりなら、送られた方もほっこりしそうですが^^

①心地よい心の距離をとる

まずは、「やらねば」と思う関わりではないところへ持っていけるといいです。例えメール対応でも自ら相手との関わりの扉を開くイメージ。
以下のようなメール対応の基本を実施して、自分の心地よい心の距離を確保します。

  • メール対応時間を確保し、まとめて実施

  • 切れるものであればメールの着通知を切る

  • メールの中でも優先順位をつけて対応

  • よく出る情報はテンプレート化（基本情報、価格、等）

  • 内容は、情報粒度を整理し記入

相手があるものはどうしても振り回されてしまいがちなので、メールという小さいことでもそもそもマイナス気分で対応しないようにする自分の方の環境作りは地味に大切じゃないかと思ってみたり。

②変換・削除をする場所はないかチェック

次に、まず内容をだーっと書いてみる→全体を見直す、ということをすると思いますが、書いた後にプラスで行うことです。

お互いの期待値がずれていたり、交渉内容だったりすると特に、つい自分の側だけの正義を振りかざしがちです。相手にとってどうか、最後に読み直してことばを変換することでドボンを防ぐことができます。自分の押し付けたい感情じゃなくて、内容や意図が相手にとって無理なく伝わるかどうかもチェックをしていきます。

さらに、自分の主張を書く時には長文になりがちなので、書いてすっきりしたらそこを一気に削るのもいいかも笑（間違って途中で送信しないように、本文はメモ帳などで下書きをしてからコピペをオススメします）

個人的には、気分がどんどん落ち込んでくると、キーボードを荒く打ちがちなわたし^^; そういう時は、おいしいお茶を飲んで一息入れることにします。自分が出してしまうサインを知っておくのも便利です。

③１文だけプラスする

ある程度文章が整ったら、１文、文章を足します。ふっと笑顔になって読み終えてほしいので、たいてい最後に入れることが多いです。
例えばこんな事を…

・相手の素敵なところ

例「●●さんの細やかなご配慮のおかげで、描くことに集中できました」

・相手と自分だけの共通話題を入れる

例「（●●さんと同じ）■■ファンとしては、この日に思い残す事なく楽しみたいので、締め切りを前のココに設定させてください」

・相手に対する、自分が出会った第三者のポジティブな反応をお知らせ

例「知り合いが●●さんご担当の▲▲というサービスを活用したら、すごくスムーズで驚いたと話してくれましたよ」

・季節の話題をいれておく（急いでいる時、思いつかない時にも活用できます）

例「（夏の場合）猛暑が続きます、涼しくされてお過ごしください」
情報のみで何もないより、せめて少しだけほっとしますように。

こんなふうにメールでやりとりしはじめると、日常から相手との関わりの中で「いいな」と思うところを無意識に探すことにつながるので、自分も相手とのやわらかいやりとりの中、日々心地よく過ごせます。これはやってみて、思わぬ収穫でした。

主体的な姿勢を忘れない

どうしても相手があることはコントロールがきかないことも多いものですが、できる範囲で…日々のメール作業でさえ自分でファシリテーションできるといいなと…これは私の願いでもあります笑

フリーランスとして働く中で、よき関わりはゆるい繋がりとなって、そのうちに再び仕事に繋がることもあります。いかに日々の時間を心地よいものにしてご機嫌を継続させるかという努力は、投資効果も高いなと感じます。

フリーランス仲間な関さんもお相手とつながり上手な方だなと。だから仕事が途切れないんだろうなあ。最近、メールについていいなと思う工夫をシェアされていたたので、貼っておきますね。素敵な取り組み。

私もやってみたらいい感じ。最近私とメールやりとりしている人は、実はこんな背景から署名に近況が入っています。人間味、大事。

最後に

短時間とはいえ、もしメールの対応が必要であるのなら。
私たちには24時間しかないうちの貴重な時間でもあります。取り組むのであれば、どんな仕事もやっつけ仕事にならぬような検討や工夫がもっとできるといいなと思いつつ。

わたしも、ただの情報交換のメール作業を、相手の負担にならない程度に少しずつ人と人とのコミュニケーションに変えて、お互い良き時間にできたらと試行錯誤中です。

仕事をご一緒する方、お互いの貴重な人生の少しをご一緒することになるお相手でもあります。これからも何気ない日々も引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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守隨 佑果（しゅずい ゆか）
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