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コミュニケーションデザイン室の仕事の流れ（他部署からのリクエスト編）

きよし

こんにちは、スタメンのコミュニケーションデザイン室長のきよしです。

現在、スタメンは100人規模の組織で、インハウスデザイナーは4名。うちコーポレートとTUNAG事業のコミュニケーションデザイン分野を担っているのは私含め2名です。

組織規模の割にデザイナーが比較的少ない中、私のチームがどのように仕事をしているか紹介します。

はじめに

プロジェクトの発足やタスクが発生する流れは主に2つ。

①顕在化している他部署からのクリエイティブ制作のリクエストに応える
②デザイナー主導で会社・事業成長に大きいインパクトを与えるプロジェクトを進行する

コミュニケーションデザイン室を立ち上げた当初は、デザイナーの手を入れられていない（営業担当が資料を作る、マーケティング担当がフライヤーを作るなどしていた）箇所が多く、会社からのアウトプットの方向性や品質が揃っておらず、見つけ次第バケツの穴を塞ぐような形でデザイナーの手を入れていきました。

アウトプットの方向性や品質の統一に関して緊急度の高いものが落ち着いてきたタイミングで、元々やりたかった自分たち主導で会社・事業成長に大きいインパクトを与えるプロジェクトを進めようということで、各所へのヒアリングや、これまでの業務の範囲外へ染み出していくことを始めました。

どちらも語ると長くなるので、今回は①ニーズが顕在化している他部署からのクリエイティブ制作のリクエストへの対応方法について紹介します。

リクエスト受付〜対応の手順

1️⃣Slackのフォームからリクエストを送信してもらう

Slackのチャンネルの1つに、 #designer -request があります。
デザイナーへのリクエストや質問を伝え、やりとりする場です。📮

フォームを用意しているので、基本的にはこちらに入力してもらいます。

✅依頼内容
✅希望納期（あると嬉しい）
✅デッド納期（最悪ここまで！）
✅格納先
✅ポエム

を入力しSubmitすると、下記のような投稿ができあがります。この時点でデザイナーに通知が飛びます。💌

2️⃣15分の打ち合わせを入れてもらう

出来上がった投稿にて、「15分の打ち合わせの予定を入れてもらう」よう伝えています。

打ち合わせにて詳細や口頭補足を聞いたり、こちらから質問したりしてリクエスト内容への理解を深めます。デザイナーは2名のうちどちらか1名が出席するようにします。※内容によっては打ち合わせをスキップしたり、デザイナー2人が出席したりします。

3️⃣デザイナーでチケット追加・アサインをする

打ち合わせで内容を理解すると、達成したいことに対して必要なタスクが分解でき、クリエイティブ制作に関してはインプットや手を動かすために必要な工数がざっくり見えてきます。

プロジェクト単位ではなくタスク単位でチケット化。🎟
デザイナーの毎日の朝会でタスクの状況確認やアサインを行います。

デザイナーのタスクデータベース（Notion）。優先度や立て込み具合、近々迫るタスクを把握するのに、チケットを並べて俯瞰できるタイムラインビューはとても役立ちます🦅

その後は、アサインされたメンバーが対応します。

タスクによっては、2名でペアデザインをし、同時に取り組んで完了させるものもあります。🧑‍💻🧑‍💻
また、アルバイトさんや業務委託パートナーさんをアサインするケースもあります。

運用する中で改善したポイント

この形を初めてから今に至るまで何度か改善をしました。
やってよかった改善ポイントを4つご紹介します。

①フォーマットを揃える🍱

以前はフリーフォーマットで依頼を受け付けて都度対応していました。依頼者によって必要以上に丁寧に（話した方が早い）テキストで情報を送ってくれたり、逆に少なすぎて「いつまでですか？」とこちらが質問してラリーが増えたりと、対応がバラバラしてしまいました。

依頼側もフリーフォーマットだと何を書いて何を書かなくてよいかわからないと思うので、Slackのワークフロービルダーでフォームを作成しました。
🔗カスタムフォームの作り方はこちら。

参考画像や素材は、生成された投稿のスレッドに続けて添付してもらう形にしています。

②希望納期🌟とデッド納期😈を入れてもらう

「⚪︎日にはあると嬉しいけど、どうしても難しかったら⚪︎日がギリギリです！」という情報を知れるだけで、デザイナーの方でも対応のスケジュールが立てやすく、お互い無理がなくハッピーな納期が叶えられるように、納期を2つ入力してもらうように変えました。

③打ち合わせを15分設定してもらう🗣️

以前はテキストのみで意図を汲み取ったりしようとしていましたが、やはり口頭で背景を聞いたり質問したり、温度感を確認したりすることは、よいものを作る上でもより正確な工数見積もりをする上でも重要だと感じ、このようなルールにしました。
打ち合わせの中で、「そもそもこれって本当に新しくクリエイティブ制作するべきなんだっけ？」という話になることもまれにあります。依頼者の要望をそのまま鵜呑みにせず、一緒に事業推進するにはどうしようかと議論ができているという面でも、打ち合わせの重要性を感じています。

④ポエムを書いてもらう🍵

リクエスト内容だけだと機械的で寂しいので、なにかひとこと書ける欄を作ってあります。この内容で地味に緊急度など温度感を拾えるので役に立つこともあります。特に書くことがないときは「いつもありがとうございます」と書いてくれる人もいてほっこりします🍵

おわりに

「初めての方でもリクエストの仕方がわかる」など、リクエストの受け付けをSlackチャンネルというオープンな場でやりとりすること自体のメリットも感じています。また、窓口をひとつにすることでチケットの追加漏れを防ぐという点でもよいです。

現在の組織では改善を重ねこの形がしっくりきていますが、今後組織拡大や体制変更があった際にはまた変化をさせていくと思います。その際はまた発信をしていく予定です。

この記事がどなたかの助けになれば幸いです☺️
参考になった、役に立った場合は声をかけてもらえるととても喜びます❣️

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