食品スーパー 業務改善への第一歩！
みなさま、本日もお疲れ様です！
今回は「デジタル化で業務改善を図る」ことを目標に、私の現在の考えをここに残していきたいなと思います。2回目に投稿した際に、従業員に聞き込み調査を行って現在の業務課題を探してみました。今回は、さらにデジタルの技術を使ってどこまで可能か計画を立てていきます。
☟2回目に投稿した記事はこちら。是非読んでみてください！
☟また前回の記事はこちら。デジタルを使って休日を満喫できないか計画を立ててみました。こちらの記事も是非読んでみてください！
業務課題の「見える化」を実施
簡単にですが、付箋に書き出してみました。付箋の色分けはこのようになっています。
・緑の付箋→使用するデジタルツール
・ピンクの付箋→業務課題
・黄色の付箋→どのように改善していきたいか
これを使って、どんなことが出来るか、職場の同僚の方々と話し合ってみました。
デジタルツールの紹介
まずは、書き出したデジタルツールについて紹介していきたいと思います。緑の付箋に書かれているものが、現在私が使える業務改善のための武器だと思っています。ツールは全12種類です。私はこれらを実際に使ってみて、「自分で何かを作ることってこんなに楽しいんだ！」と感じることが出来ました！リンクのサイトは、私が使用したものをご紹介しています。
1.LINE Bot：LINE上にて、ユーザーに対して自動的に応答が可能となるプログラムのことです。私の視点ですが、わかりやすく言うと自分で公式アカウントのようなものが作れるということです。LINE Botを作る過程ではMessaging APIという仕組みを使用します。
2.Make：さまざまなデジタルツールをプログラミングしてつなげることを可能とするサービスです。初心者にも扱いやすい、ノーコードで作成することが出来ます。
3.Node-RED：Makeと同様のサービスです。作成する過程が違ってきます。
4.Teachable Machine：画像判定を可能とするAIです。
5.CodePen：ブラウザ上でHTML、CSS、JavaScriptのコードを記述し、リアルタイムで表示を確認しながら開発をすることができるWebサービスです。
6.ChatGPT：少し聞いたことがある人も多いかもしれません。これは、AIが人間と自然に会話することが可能なチャットサービスです。仕事の課題や悩みを相談する「壁打ち」の相手にすること等、使用方法は様々です。
7.AR・VR：ARは拡張現実、VRは仮想現実のことを言います。ARで有名なものは「ポケモンGO」が挙げられます。
8.Power Automate：これを使用することで、パソコンで行う作業が自動化されます。
9.Glide：こちらもノーコードでアプリを使用することが出来るサービスです。私が使用した感想としは、すでに様々なフォーマットがあるので、どのように自分仕様にしていくかを楽しむことが出来ます。
10.Googleスプレッドシート：Googleが提供する表計算ソフトです。 Excelと違う点は、インターネットを介して使用するWebアプリケーションということです。
11.Googleフォーム：Googleが提供するアンケート作成・管理サービスです。
12.Googleカレンダー：Googleが提供する時間管理ウェブアプリです。カレンダーとしてはもちろん、日記等個人によっていろいろな使い方が出来ます。
※7のARとVRに関しては、映像コンテンツということで1つにまとめてあります。
業務課題の紹介
次に、業務課題の紹介をいたします。内容と、「→」はデジタルツールと結び付ける前のアイデアを説明してあります。課題はすべてで全10種類です。
１.タスク：ここでは「やるべき仕事」のことを指します。例として、シフト作成(説明は5を参照)や業務連絡(説明は2を参照)の確認が挙げられます。
→毎回シフトを作成するたびに「〇曜日にはこの仕事があって…、〇日までにはこの仕事をやらなきゃいけなくって…」と思い出す必要があります。TODOリストにしてシフトに落とし込んだらチェックを入れたり、カレンダー式にタスクを表示できるようにしたらわかりやすいでしょう。
2.業務連絡：会社の本部から送られてくるものです。商品がリニューアルすることや価格が変更になる商品のことなど、様々な内容の連絡があります。いつ配信されるかわからないので、1日に最低でも2回見るようにしています。
→自らが担当する業務連絡のみ表示されるようにしたいです。配信された時系列に閲覧することできますが、業務内容を細分化して業務の種類ごとに見れるようにすればさらに見やすくなると思います。
3.商品の陳列指示書：新商品が発売されるごとに少々売り場の変更はありますが、大きく売り場の変更がある場合は本部から売り場の棚が表となって書き出された指示書がきます。
→商品名と数字のみ記載されているため、画像が付けばさらにわかりやすいと思います。
4.業務マニュアル：業務の手順が示されたものです。
→様々な業務があるためマニュアルも膨大な量です。すでに検索する機能が付いていますが、結果で出たファイルからさらに探すという手間があります。検索した内容にマッチするものがすぐ表示されるようにしたいです。
5.シフト作成：年中無休で営業時間も長いので、出勤・退勤時間は従業員で変わってきます。その日に行われるタスク内容で、その日必要な人数も変わってきます。
→従業員ごとの出勤可能時間、希望する休日などの条件を入力して、シフトを作成してくれるものが欲しいです。このシフトを考えることでかなりの時間を費やします。この作業がデジタルでできたら、その分他の業務に時間を使えるようになるでしょう。
6.スケジュール：タスクをタイムスケジュールに落とし込みます。
→曜日や時間で行うタスクがすでに決まっているものもあるので、それを記録して自動的に入力されるようにしたいです。
7.発注システム：商品の発注を行います。
→発注できる期間が限られてしまっているため、明日明後日の発注のみではなく、例えば1週間後に来るように発注できるようにすれば、店舗における在庫の調整が可能となります。
8.メモ：タスクやシフト作成時に必要なものなど、様々です。
→紙に書き出していますが、そのメモをなくしてしまうこともあります。それを防げるようにデジタルでまとめられたら便利だと思います。
9.期限チェック：賞味期限や消費期限のチェックをします。期限が迫っていたら、売り場から撤去する必要があります。
→同じ作業をしていると、数字を見すぎるせいかだんだん見落としがないか不安になる時があります。その不安を取り除くことが出来たら、早く作業を完了できるようになるのではないでしょうか。
10.お客様対応：商品の大量発注や商品の売り場のご案内など、様々です。
→お客様からの注文をまとめるものや、売り場の地図のようなアプリがあると便利だと思います。
これらのデジタルツールと業務課題が、果たしてどのように結びつけることが出来るのか。計画ということで必ず実践できるかはまだわかりませんが、考えてみました。
デジタルツールと業務課題を結び付けてみた
話し合いの結果、たくさんのアイデアを出すことが出来ました。そのうち３つをご紹介していきたいと思います。
1.本部から送られてくる業務連絡をアプリへ自動的に更新、さらに１日の業務のタスクに反映させる
GoogleスプレッドシートとPower Automate、さらにGlideを連携させます。私は日用品売り場担当なので、お魚担当者や野菜担当者に対する業務連絡よりも日用品に関する連絡が重要となります。本部からの業務連絡を受信し、必要な情報を抽出して自動的にGoogleスプレッドシートに反映します。このスプレッドシートをGlideと連携させて、スマホで業務連絡の確認、またはTODOリスト化します。これにより、手作業のデータ入力を削減し、人的ミスを軽減します。
2.陳列指示書や昨年の売り場写真を用いて、実際の売り場で比較
この場合はARを使用します。陳列指示書の写真や昨年の売り場の写真を用いて、実際の売り場で比較します。主な陳列指示書は、商品名等の文字のみが表に組み込まれている状態なので、写真はありません。それのみで売り場と見比べるのではなく、写真を用いることでより比較しやすくなります。昨年の売り場と商品が同じだったら、昨年の写真が有効となってきます。また、Glideに商品名を記録することで、商品の詳細が見れるようになります。これにより、売り場づくりの作業効率化につながっていきます。また、商品の陳列や売り場デザインの最適化を行うことで、商品の配置等をARで評価し、効果的な陳列を実現できます。
3.お客様の信頼を裏切らないために、見落としがないように確認
Teachable Machineを使用して、画像認識技術を活用し、商品の賞味期限や消費期限のチェックを支援します。カメラで商品をスキャンし、システムが期限切れの商品を識別できるようになります。
期限切れの商品が陳列されていると、お客様の信頼性に損害を与え、健康に関する懸念が生じる可能性があります。
いざ実践へ！
計画を立てることが出来たので、ついに実践に移っていこうと思います。果たして上手く作成することはできるのか、まだわからず不安です。しかし、このように従業員同士で業務改善に向けて話し合いの場を設ける機会が出来て、よかったと思います。
職場の方々も楽しみにしてくださっているので、使命感をもって頑張って実践していこうと思います！
今回も、最後まで読んでくださりありがとうございました！