「返事は不要」で、相手の負担を軽くするメールやDMの作法
おはようございます！ビジネス作家の臼井由妃です。
メールのやりとりについてご質問がありましたので、この場を借りてお応えします。それは「メールを終えるタイミングはどうしたらいいのか？」
わかりますｍそれ。Re. Re. Re.……と返信メールが繰り返されるほど、自分から終えるのは勇気がいります。SNSでのDMのやり取りでも言えますね。
友人や同年輩の知人、気楽に話ができる方ならばタイミングを気にしつつも終えることができますが、相手が目上の方やしばらくやり取りをしていなかった方ならば、考えこんでしまうもの。
その思いは、相手も同じです。そこでスムーズに「終了宣言」できるのが、気が利く人というものです。
来週の月曜日、午後三時に渋谷の●●カフェで待ち合わせたい旨のメールを受け取ったとしましょう。
「了解しました、来週の月曜日、午後三時に●●カフェに伺います」
と返信すると
「それでは、来週の月曜日、午後三時に●●カフェでお待ちしております」と確認のメールが届きました。
すると、考えてしまうのです。
「お返事ありがとうございます。当日お会いできるのを楽しみにしております」と返信するべきか。それとも、スケジュールの確認がお互いにできているのだから、これで終了していいのかと。
迷った結果、返信メールを送ると相手からのメールがさらに送られてきて、終了のタイミングがつかめません。
そこで「返信は不要です」「返信のお気遣いは、無用です」の「ひと言」を添えるのです。
これらのひと言があれば、相手は安心してメールを終えることができますし、失礼にあたることもありません。
何よりも「気が利く人だな」と、あなたを見直すでしょう。
お互いに余計な心配をしたり、返信に無駄な労力と時間を費やすこともない「終了宣言」は忘れがちですが、メールやDMでの大切な作法です。
～「終了宣言」はスマートなメールの作法～
最後までお読み頂きありがとうございました。臼井由妃
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